Τα μικρά χρηματικά ποσά χρησιμοποιούνται σε οργανισμούς για την κάλυψη μικρών εξόδων, όπως μικρές ποσότητες προμηθειών γραφείου, ταχυδρομικά τέλη, έξοδα στάθμευσης των επισκεπτών ή ναύλοι ταξί. Τα μικρά χρηματικά ποσά συχνά κρατούνται ως μετρητά στο χώρο εργασίας. Λόγω της υγράς φύσης ενός μικρού λογαριασμού μετρητών, υπάρχει διαφορετικό σύνολο κινδύνων για τα μικρά ταμειακά διαθέσιμα έναντι άλλων κεφαλαίων μέσα σε έναν οργανισμό.
Προσωπικά δάνεια
Ένας εργαζόμενος που έχει πρόσβαση στο μικροσκοπικό ταμείο μπορεί να πιστεύει ότι είναι αποδεκτό να χρησιμοποιήσει το ταμείο ως βραχυπρόθεσμο προσωπικό δάνειο, παίρνοντας χρήματα από το ταμείο για να πληρώσει τους λογαριασμούς ή να καλύψει άλλα προσωπικά έξοδα μέχρι να πληρώσει. Τέτοιες συναλλαγές δεν καταγράφονται και θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε οριστική κλοπή των μικρών ταμειακών αμοιβαίων κεφαλαίων. Τουλάχιστον, τα κεφάλαια δεν είναι διαθέσιμα για νόμιμες χρήσεις κατά τη διάρκεια της περιόδου "δάνειο" του εργαζομένου.
Ελέγξτε την Κατάθεση
Όταν ένα μικρομελές ταμείο στεγάζεται σε τραπεζικό λογαριασμό, ένας εργαζόμενος με πρόσβαση στο λογαριασμό μπορεί να προσπαθήσει να εξαργυρώσει προσωπικές επιταγές έναντι του λογαριασμού. Οι τράπεζες ενδέχεται να έχουν πολιτικές που εμποδίζουν την εξαργύρωση των προσωπικών επιταγών, αλλά ο κίνδυνος ότι ένας υπάλληλος θα εξαργυρώσει μια επιταγή που έχει ανεπαρκή κεφάλαια. Όταν ο κακός έλεγχος επανέλθει, τα κεφάλαια αποσύρονται από το ταμείο μετρητών, προκαλώντας επιπλοκές μέχρι να διορθωθεί η κατάσταση.
Καταγραφή δαπανών
Επειδή ένα μικρομετρικό ταμείο παρακάμπτει τις συνήθεις διαδικασίες υποβολής δαπανών εντός ενός οργανισμού, αυξάνεται ο κίνδυνος υπεξαίρεσης των μικρομεσαίων ταμειακών πόρων. Η τήρηση του ημερολογίου ή η καταγραφή των μικρών χρηματικών πληρωμών με το ταμείο αυξάνει περαιτέρω τον κίνδυνο υπεξαίρεσης. Το αρχείο των μικρών μετρητών εκταμιεύσεων δεν θα πρέπει να φυλάσσεται με τα μικρά μετρητά, και δεν θα πρέπει να συντηρείται από οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο μικροσκοπικό ταμείο. Έχοντας μια άλλη καταγραφή δαπανών συμβαλλόμενων μερών βοηθά στην πρόληψη της κατάχρησης του ταμείου.
Μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση
Τα μικρά ταμειακά διαθέσιμα είναι ρευστά περιουσιακά στοιχεία, οπότε η πρόσβαση σε αυτά τα χρήματα πρέπει να περιορίζεται σε ένα άτομο για να αποφεύγονται πολλοί θεματοφύλακες οι οποίοι μπορούν να κατηγορούν ο ένας τον άλλον για ελλείποντα κεφάλαια. Ο μοναδικός κάτοχος των μικρών ταμειακών κεφαλαίων πρέπει να θεωρηθεί υπεύθυνος για τη διατήρηση των χρημάτων σε ασφαλές μέρος. Το κουτί στο οποίο βρίσκονται τα χρήματα πρέπει να έχει κλειδαριά - το συρτάρι του ταμείου είναι μια λογική επιλογή - για να αποτρέψει την ανεπίτρεπτη πρόσβαση. Προκειμένου να εξασφαλιστεί περαιτέρω το μικροεπιχειρηματικό ταμείο, το κουτί θα πρέπει να διατηρείται σε ασφαλή τοποθεσία, όπως κλειδωμένο ντουλάπι, συρτάρι γραφείου ή χρηματοκιβώτιο, στο οποίο έχει πρόσβαση μόνο ο θεματοφύλακας των ταμειακών ταμείων.
