Μια αναφορά κλήσης είναι μια σημαντική πτυχή της λειτουργίας επιτυχημένων επιχειρήσεων. Οι πωλητές και άλλοι επαγγελματίες χρησιμοποιούν αναφορές κλήσεων για να καταγράψουν τις λεπτομέρειες όλων των τηλεφωνικών κλήσεων που πραγματοποιούν, καθώς και επισκέψεις σε πιθανούς και υπάρχοντες πελάτες. Οι αναφορές κλήσεων περιλαμβάνουν συνήθως αυτό που συζητήθηκε, το αποτέλεσμα της συνομιλίας και οποιεσδήποτε άλλες σχετικές πληροφορίες. Αυτές οι αναφορές υποβάλλονται στη συνέχεια σε επόπτες και χρησιμοποιούνται για την τήρηση αρχείου επαφών με τους πελάτες. Μπορούν επίσης να δώσουν στους επόπτες μια πολύτιμη ανατροφοδότηση σχετικά με την απόδοση εργασίας ενός υπαλλήλου.
Αρχίστε με την τεκμηρίωση με ποιον μιλάτε. Περιλάβετε λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με αυτό το άτομο. Μπορεί να είναι πελάτης, δυνητικός πελάτης ή πελάτης που επιστρέφει. Η αναφορά κλήσεων θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του ατόμου, τον τίτλο εργασίας, την εταιρεία, τα στοιχεία επικοινωνίας και άλλα καθοριστικά χαρακτηριστικά. Ένα παράδειγμα χαρακτηριστικό μπορεί να είναι ότι αυτό το πρόσωπο είναι επάνω για μια προώθηση που θα του δώσει περισσότερη δύναμη στην εταιρεία.
Συμπεριλάβετε στην αναφορά εάν μιλήσατε με οποιονδήποτε άλλο κατά τη διάρκεια της κλήσης ή της επίσκεψης. Μπορεί να έχετε μιλήσει με έναν ρεσεψιονίστ ή έναν βοηθό, ή κάποιος άλλος από την εταιρεία ίσως να είχε καθίσει στην κλήση πωλήσεων. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει σχετικές πληροφορίες σχετικά με το τρίτο μέρος, όπως εάν έχει τη δυνατότητα να αποφασίσει εάν η εταιρεία αγοράζει από εσάς.
Καταγράψτε τον σκοπό της κλήσης και εάν ήταν αυτοπροσώπως ή τηλεφωνικά. Ίσως προσπαθούσατε να πραγματοποιήσετε μια πώληση, να λάβετε πληροφορίες ή απλά να προλάβετε έναν υπάρχοντα πελάτη. Η λεπτομερής περιγραφή του σκοπού της κλήσης είναι σημαντική επειδή εσείς και ο επιβλέπων σας θα πρέπει να αναλύσετε εάν η κλήση ήταν επιτυχής ή όχι.
Προσθέστε τη γνώμη σας σχετικά με την επιτυχία της κλήσης στην αναφορά κλήσης. Η επιτυχία καθορίζεται συνήθως από το αποτέλεσμα. Για παράδειγμα, εάν το τελικό αποτέλεσμα ήταν πώληση, η κλήση ήταν πιθανότατα επιτυχής. Ωστόσο, η επιτυχία δεν είναι πάντα μαύρη ή άσπρη. Ίσως προσπαθείτε να κάνετε μια επαφή με έναν πιθανό νέο πελάτη. Επομένως, αν μπόρεσε να μιλήσει με αυτό το άτομο, η κλήση ήταν επιτυχής ανεξάρτητα από το αν μια πώληση έκλεισε ή όχι.
Συμπεριλάβετε οποιαδήποτε άλλη πληροφορία πιστεύετε ότι ήταν σχετική με την αναφορά κλήσης. Η εμφάνιση και η αίσθηση του γραφείου ή η διάθεση του ατόμου με τον οποίο μιλούσατε θα μπορούσαν όλοι να σχετίζονται με το τελικό αποτέλεσμα της κλήσης ή της επίσκεψης. Επίσης, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να υπαγορεύσουν τον τρόπο με τον οποίο πλησιάζετε να επικοινωνείτε με αυτό το άτομο στο μέλλον. Για παράδειγμα, εάν ένας δυνητικός πελάτης φαινόταν ενοχλημένος από την προσέγγιση των πωλήσεών σας, ο προϊστάμενος μπορεί να προτείνει ότι κάποιος άλλος πωλητής στο γραφείο σας με μια διαφορετική προσέγγιση πωλήσεων προσπαθεί να επικοινωνήσει με το συγκεκριμένο άτομο στο μέλλον.
Συμβουλές
-
Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε σωστή ορθογραφία και γραμματική στις αναφορές κλήσεων. Δεν θέλετε να ενοχλήσετε τον επιβλέποντα σας με απλά λάθη. Μετά από όλα, μπορεί να χρησιμοποιεί τις αναφορές κλήσης σας για να αξιολογήσει την απόδοση της εργασίας σας και την αξία της στην εταιρεία.
