Οι επιχειρήσεις συνάπτουν σύμβαση με εξωτερικές εταιρείες για την παροχή ποικίλων καθηκόντων συντήρησης σε τακτική βάση. Αυτές οι εξωτερικές εταιρείες περιλαμβάνουν υπηρεσίες καθαρισμού, φροντίδα των φυτών και διάθεση απορριμμάτων. Οι δραστηριότητες αυτές δεν εμπίπτουν στην πρωταρχική λειτουργία της επιχείρησης. Η ανάθεση αυτών των ευθυνών επιτρέπει στην εταιρεία να εστιάσει στην επιχειρηματική της λειτουργία.
Αρχική αγορά
Οι εταιρείες συνάπτουν συμβάσεις προπληρωμένης συντήρησης για αρκετούς μήνες κάθε φορά. Η εταιρεία καταβάλλει το πλήρες ποσό της σύμβασης μπροστά και η εταιρεία συντήρησης υπόσχεται να παρέχει την υπηρεσία για όλη τη διάρκεια της σύμβασης. Όταν η εταιρεία εισάγει τη σύμβαση, η εταιρεία καταγράφει τη σύμβαση ως προπληρωμένο περιουσιακό στοιχείο στα λογιστικά βιβλία. Ο λογιστής καταγράφει αυτό χρεώνοντας την "Προπληρωμένη Συνθήκη Συντήρησης" και πιστώνοντας "Μετρητά" για το ποσό που καταβλήθηκε για τη σύμβαση.
Περιοδική ρύθμιση
Στο τέλος κάθε περιόδου, ένα μέρος της σύμβασης λήγει. Κατά τη διάρκεια της περιόδου, ο ανάδοχος παρέχει υπηρεσίες συντήρησης στην επιχείρηση. Δεδομένου ότι η πλήρης πληρωμή είχε ήδη πραγματοποιηθεί, δεν απαιτούνται περαιτέρω πληρωμές. Ωστόσο, πρέπει να καταγράφεται η λήξη του τμήματος της σύμβασης. Ο λογιστής καθορίζει το ποσό της σύμβασης που έληξε λαμβάνοντας την πλήρη πληρωμή της σύμβασης και διαιρώντας την με τις περιόδους αριθμού που καλύπτει η σύμβαση. Ο λογιστής χρεώνει "Έξοδα συντήρησης" και πιστώσεις "Σύμβαση προπληρωμένης συντήρησης" για το ποσό σε δολάρια του τμήματος της σύμβασης που έχει λήξει.
Αναφορά ισολογισμού
Οι προπληρωμένες συμβάσεις συντήρησης είναι τρέχοντες λογαριασμοί ενεργητικού. Ένα κυκλοφορούν ενεργητικό θα χρησιμοποιηθεί εντός ενός έτους. Μια προπληρωμένη σύμβαση συντήρησης σπάνια εκτείνεται πέραν του ενός έτους και χαρακτηρίζεται ως τρέχον περιουσιακό στοιχείο. Ο ισολογισμός διαιρεί τα περιουσιακά στοιχεία σε κυκλοφορούν περιουσιακά στοιχεία και μη κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία Ο ισολογισμός εμφανίζει πρώτα τα στοιχεία ενεργητικού.
Αναφορά αποτελεσμάτων χρήσης
Η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων γνωστοποιεί την κερδοφορία της εταιρείας με την αφαίρεση των εξόδων από τα έσοδα για τον προσδιορισμό του καθαρού εισοδήματος. Ο λογιστής περιλαμβάνει όλα τα λειτουργικά έξοδα. Το τμήμα της σύμβασης συντήρησης που έχει λήξει, ή το "Έξοδα συντήρησης", εμφανίζεται στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων για να καταλήξει στο καθαρό εισόδημα της εταιρείας.
