Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης μετά από μια επίσκεψη πώλησης είναι ένας εύκολος αλλά αποτελεσματικός τρόπος να φέρετε τον πελάτη ένα βήμα πιο κοντά στο κλείσιμο μιας συμφωνίας. Ένα καλά γραπτό, φιλικό αλλά σοβαρό μήνυμα παρακολούθησης πωλήσεων σας κρατά στο μυαλό του πελάτη και σας κρατά εσείς επικεντρωμένο στον πελάτη. Επομένως, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης πωλήσεων.
Αρχίστε πρώτα. Πριν αρχίσετε να γράφετε την επιστολή, αξίζει τον κόπο σας να καθίσετε και να σημειώσετε τα σημαντικά σημεία, λεπτομέρειες και επιχειρηματικούς στόχους της συνάντησης. Διαχωρίστε αυτά που θυμάστε ή τα γεγονότα από τις σημειώσεις σας σε αυτές τις κατηγορίες, ώστε να μπορείτε να έχετε τα πάντα σωστά όταν γράφετε το email σας.
Πάρτε τον τόνο της συνάντησης. Ο τόνος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να προσδιορίζεται από τον τόνο που χρησιμοποιείτε εσείς και ο πελάτης κατά τη σύσκεψη. Σε όλες τις περιπτώσεις, όμως, να θυμάστε ότι γράφετε μια επίσημη επιχειρηματική επιστολή που μπορεί να διαβαστεί από άλλους ανθρώπους από τον αποδέκτη που απευθύνεται. Έτσι, εάν η συνάντηση ήταν φιλική, γράψτε με φιλικό αλλά επιχειρηματικό τρόπο. Εάν η συνάντηση ήταν πιο τεχνική, υιοθετήστε αυτόν τον τόνο για να γράψετε το email παρακολούθησης πωλήσεων.
Ευχαριστήστε τον πελάτη και αναφέρετε τα στοιχεία της συνάντησης. Ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να κάνετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι να ευχαριστήσετε τον πελάτη για το χρόνο του και να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή ευχαριστιών για να αναφέρετε την ημερομηνία, την ώρα και το θέμα της συνάντησης. Η ευχαρίστηση του πελάτη δίνει θετικό φως στο υπόλοιπο email και παραθέτοντας λεπτομέρειες βοηθάει να υπενθυμίσει στον πελάτη τις ιδιαιτερότητες και το πλαίσιο της συνάντησης.
Στόχος για μια ενέργεια. Ο σκοπός του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης είναι να εξασφαλίσετε κάτι απτό, όπως μια δεύτερη συνάντηση, μια σύμβαση ή μια αναφορά σε μια υψηλότερη στην εταιρεία του πελάτη. Μετά την σύντομη εισαγωγή σας "ευχαριστώ", το υπόλοιπο γράμμα θα πρέπει να οδηγήσει στην επίτευξη του τι θέλετε. Εάν υπήρχαν πληροφορίες που ο πελάτης ζήτησε, προσθέστε το στο μεσαίο τμήμα ή επισυνάψτε το και σημειώστε ότι είναι συνδεδεμένο.
Κρατήστε το email σύντομο. Μόλις έχετε γράψει όλες τις σημαντικές ενότητες, κλείστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λέγοντας στον πελάτη σας τι θα κάνετε με τον τρόπο επίτευξης του επόμενου στόχου και στη συνέχεια χρησιμοποιώντας μια επίσημη φράση κλεισίματος όπως "Ειλικρινά". Επίσης, προσφέρετε τα στοιχεία επικοινωνίας και τη διαθεσιμότητά σας σε περίπτωση που ο πελάτης έχει ερωτήσεις ή ζητήματα.
