Για να δημιουργήσετε μια καλή εντύπωση όταν γράφετε στον διευθυντή μιας επιχείρησης, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σαφές, συνοπτικό, επαγγελματικό και ηχητικό έγγραφο. Οι επιχειρησιακές επιστολές είναι πιο επίσημες από ό, τι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τείνουν να είναι, και συνήθως ακολουθούν συγκεκριμένα πρωτόκολλα. Ο τρόπος με τον οποίο μορφοποιείτε, διευθύνετε και ανοίγετε την επιστολή σας καθοδηγεί την εντύπωση που έχει ο παραλήπτης για εσάς. επομένως, να διασφαλίσετε ότι διατηρείτε επαγγελματικά πρότυπα, ώστε το περιεχόμενο της επιστολής να λαμβάνεται σοβαρά υπόψη.
Καταχωρίστε την πλήρη ταχυδρομική σας διεύθυνση στο επάνω μέρος της σελίδας. Διαμορφώστε τη διεύθυνση σας όπως θα κάνατε σε ένα φάκελο αλληλογραφίας με την πόλη, τον κρατικό και τον ταχυδρομικό κώδικα στη δεύτερη γραμμή ακολουθώντας τον αριθμό και το όνομα του δρόμου. Μπορείτε επίσης να καταχωρήσετε τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως μετά τη διεύθυνσή σας.
Γράψτε την ημερομηνία στη γραμμή αμέσως μετά τη διεύθυνσή σας. Γράψτε την ημερομηνία γεμάτη, για παράδειγμα, στις 14 Μαρτίου 2011 και όχι στις 3/14/11. Η ημερομηνία, μαζί με το υπόλοιπο της επιστολής, θα πρέπει να είναι αριστερά αιτιολογημένη.
Περάστε τέσσερις γραμμές μετά την ημερομηνία και γράψτε τη διεύθυνση του διαχειριστή που θα λάβει την επιστολή σας. Αυτό είναι κάπως διαφορετικό από το πώς αναφέρατε τη δική σας διεύθυνση. Η πρώτη γραμμή αυτής της ενότητας πρέπει να είναι το όνομα του διευθυντή στο οποίο απευθύνεται η επιστολή σας. Η επόμενη γραμμή θα είναι η ακριβής θέση του διευθυντή στην εταιρεία, ακολουθούμενη από το όνομα της εταιρείας του στην τρίτη γραμμή. Ακολουθεί η διεύθυνση αλληλογραφίας του διευθυντή, συμπεριλαμβανομένης της πόλης, του κράτους και του ταχυδρομικού κώδικα. Μην αναφέρετε τον αριθμό τηλεφώνου ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του.
Περάστε μια γραμμή και στη συνέχεια γράψτε το χαιρετισμό σας, όπως "Αγαπητέ κα Stevens" ή "Αγαπητέ κ. Jones". Ο χαιρετισμός θα πρέπει να ακολουθείται από ένα παχύ έντερο.
Γράψτε το υπόλοιπο της επιστολής σας.
