Ένας προϋπολογισμός επιτρέπει σε ένα άτομο ή έναν οργανισμό να παρακολουθεί τις δαπάνες και να ταιριάζει με τα διαθέσιμα χρήματα. Οι προϋπολογισμοί είναι απαραίτητα εργαλεία για να είναι οικονομικά υπεύθυνα, αλλά μπορούν να είναι πολύπλοκα για να αναλύσουν και να αναπτυχθούν. Πολλοί οργανισμοί, συμπεριλαμβανομένων κυβερνητικών υπηρεσιών, σχολικών περιοχών και μη κερδοσκοπικών οργανισμών, χρησιμοποιούν επιτροπές προϋπολογισμού για την εκτέλεση του έργου της υποβολής προτάσεων ή της εκτέλεσης ενός προϋπολογισμού.
Δημοκρατικός Σχεδιασμός
Μια επιτροπή προϋπολογισμού επιτρέπει σε έναν οργανισμό να εφαρμόζει μια δημοκρατική διαδικασία για τον προσδιορισμό της κατανομής των δαπανών και της δημοσιονομικής πολιτικής. Κάθε μέλος της επιτροπής λαμβάνει μια ενιαία ψήφο και οι κανόνες πλειοψηφίας. Αυτό εμποδίζει οποιοδήποτε μέλος του οργανισμού να εκδώσει μια άδικη ή ανεύθυνη απόφαση του προϋπολογισμού χωρίς την υποστήριξη άλλων μελών.Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μια μεγαλύτερη αίσθηση της δικαιοσύνης και να αποτρέψει τη δυσαρέσκεια μεταξύ των τμημάτων που έχουν αντικρουόμενες δημοσιονομικές ανάγκες. Επίσης, ενισχύει την κοινή λογοδοσία, διότι ολόκληρη η επιτροπή και ο οργανισμός που εκπροσωπεί, είναι υπεύθυνος για τις αποφάσεις για τις δαπάνες.
Διάφορες απόψεις
Μια επιτροπή προϋπολογισμού συγκεντρώνει πολλές φωνές σχετικά με σημαντικά θέματα δαπανών. Αυτό αντιπροσωπεύει σημαντικό πλεονέκτημα έναντι ενός μόνο ατόμου που λαμβάνει αποφάσεις για τον προϋπολογισμό. Κάθε μέλος της επιτροπής αποτελεί πιθανή πηγή νέων ιδεών για περικοπές του προϋπολογισμού, αυξήσεις δαπανών και μέτρα εξοικονόμησης κόστους. Στην περίπτωση επιτροπών κρατικού προϋπολογισμού, μια μεγαλύτερη ομάδα ανθρώπων είναι πιο πιθανό να προτείνει έναν προϋπολογισμό που θα εγκρίνουν και θα βρουν οι ψηφοφόροι για να καλύψουν τις διαφορετικές ανάγκες τους στην κοινότητα.
Κατανομή των πόρων
Αντί να αναγκάσει ένα ή δύο άτομα να ξοδέψουν πολύ χρόνο για την κατάρτιση μιας πρότασης προϋπολογισμού, το σύστημα της επιτροπής προϋπολογισμού απλώνει την προσπάθεια σε πολλά μέλη. Ο γραμματέας της επιτροπής ασχολείται με τα διοικητικά καθήκοντα και τα μέλη της επιτροπής προσθέτουν κάθε ένα από τα καθήκοντα που σχετίζονται με τον προϋπολογισμό στα χρονοδιαγράμματα εργασίας τους, κατά τρόπο ώστε κανένα μέλος να μην επιβαρύνεται άδικα. Αυτό επιτρέπει σε έναν οργανισμό να αποφύγει την πρόσληψη εξειδικευμένου προσωπικού του προϋπολογισμού διαχειρίζοντας τους ανθρώπινους πόρους με αποτελεσματικό τρόπο.
Ευκαμψία
Με την πάροδο του χρόνου, τα μέλη μιας επιτροπής προϋπολογισμού αλλάζουν καθώς ο οργανισμός αναπτύσσεται και εξελίσσεται. Για παράδειγμα, ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός που προσθέτει νέα τμήματα μπορεί να προσθέσει νέα μέλη στην επιτροπή προϋπολογισμού για να εκπροσωπεί τα συμφέροντα αυτών των υπηρεσιών και να έχει λόγο στη διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού. Καθώς τα τμήματα συγχωνεύονται ή κλείνουν, η επιτροπή θα χάσει μέλη. Τα ανώτερα στελέχη εγκαταλείπουν την επιτροπή και αντικαθίστανται από νέα μέλη που φέρνουν αναδυόμενες απόψεις και ιδέες στην ομάδα. Τα όρια μπορούν επίσης να κρατήσουν μια επιτροπή προϋπολογισμού από τη στασιμότητα με τα μέλη που αρνούνται να κάνουν τις απαραίτητες αλλαγές για το μέλλον.
