Ενώ εταιρείες σχεδόν οποιουδήποτε μεγέθους μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα επιχειρηματικό σύστημα, στις περισσότερες περιπτώσεις μια επιχείρηση αναφέρεται σε μια οργάνωση 500 ή περισσότερων υπολογιστών συνδεδεμένων στο ίδιο δίκτυο. Ανεξάρτητα από το μέγεθος της εταιρείας, τα συστήματα των επιχειρήσεων των επιχειρήσεων έχουν ένα κοινό πράγμα: μειώνουν την προσπάθεια που χρειάζονται οι διαχειριστές και οι εργαζόμενοι για τη διαχείριση των πληροφοριών. Τα συστήματα επιχειρήσεων ενσωματώνουν τις πληροφορίες και τις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται σε έναν οργανισμό και, ιδανικά, τις καθιστούν προσβάσιμες από ένα μέρος.
Τρεις διαφορετικοί τύποι επιχειρηματικών συστημάτων είναι διαθέσιμοι σήμερα:
- ERP: Σχεδιασμός Επιχειρησιακών Πόρων
- CRM: Διαχείριση σχέσεων με πελάτες
- SCM: Διαχείριση αλυσίδας εφοδιασμού
Κατανόηση μιας πλατφόρμας λογισμικού για επιχειρήσεις
Οποιοσδήποτε έχει υπολογιστή ή κινητό τηλέφωνο είναι ήδη εξοικειωμένος με δύο τύπους λογισμικού: λειτουργικά συστήματα και εφαρμογές. Τα λειτουργικά συστήματα, όπως τα Microsoft Windows, Linux, Android και Apple iOS, έχουν πρόσβαση στο υλικό και παρέχουν μια πλατφόρμα στην οποία μπορούν να εκτελούνται οι εφαρμογές. Οι εφαρμογές ή οι εφαρμογές είναι το λογισμικό που χρησιμοποιείτε για να παίξετε παιχνίδια και να κάνετε την εργασία σας.
Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, οι υπολογιστές συνδέονται συνήθως σε ένα δίκτυο μέσω ενός ή περισσότερων ισχυρών υπολογιστών που ονομάζονται διακομιστές. Ο διακομιστής μπορεί να βρίσκεται στο γραφείο σας ή μπορεί να είναι κάπου αλλού, τον οποίο έχετε πρόσβαση μέσω του Διαδικτύου. Οι εφαρμογές που βρίσκονται στο διακομιστή, τις οποίες μπορούν να χρησιμοποιήσουν όλοι οι χρήστες την ίδια στιγμή, ονομάζονται επιχειρησιακό λογισμικό. Μια εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει επιχειρησιακό λογισμικό για να κάνει πράγματα όπως απογραφή κομματιών, διαχείριση πωλήσεων και πληρωμών και αποθήκευση πληροφοριών πελατών και αρχείων υπαλλήλων.
Συμβουλές
-
Όταν οι άνθρωποι μιλούν για το σύννεφο, αναφέρονται σε ένα διακομιστή ή μια ομάδα διακομιστών που έχουν πρόσβαση μέσω του Διαδικτύου.
ERP: Συστήματα προγραμματισμού πόρων επιχειρήσεων
Όταν έχετε πολλές επιχειρηματικές λειτουργίες που θέλετε να είναι προσβάσιμες σε ένα επιχειρησιακό σύστημα, ένα πακέτο λογισμικού ERP κάνει συχνά την πιο νόημα.Ακριβώς όπως η Microsoft συνδέει τις εφαρμογές γραφείου της όπως το Word, το Excel και το Powerpoint σε ένα ενιαίο πακέτο, το οποίο μπορεί να λειτουργήσει από κοινού, το λογισμικό ERP συνδέει τις επιχειρησιακές εφαρμογές σε ένα πακέτο που μπορεί επίσης να συνεργαστεί. Αυτές οι εφαρμογές, συνήθως αποκαλούμενες λειτουργικές μονάδες, μπορούν να αγοραστούν σε δέσμες και στη συνέχεια, καθώς χρειάζεστε περισσότερη λειτουργικότητα, μπορούν να προστεθούν επιπλέον μονάδες.
Τα συστήματα ERP μπορούν συνήθως να ενσωματώσουν συστήματα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων και αλυσίδας εφοδιασμού στις ενότητες τους.
CRM: Συστήματα διαχείρισης σχέσεων πελατών
Το λογισμικό CRM είναι παρόμοιο με το ERP, αλλά, όπως υποδηλώνει το όνομά του, εστιάζεται στα δεδομένα πελατών. Χρησιμοποιείται συχνότερα για πωλήσεις, εξυπηρέτηση πελατών και μάρκετινγκ. Οποιεσδήποτε λεπτομέρειες σχετικά με τους πελάτες σας μπορούν να εισαχθούν στο σύστημα CRM, το οποίο είναι διαθέσιμο σε οποιονδήποτε άλλον στην επιχείρησή σας. Τα προσωπικά στοιχεία επικοινωνίας για διαφορετικούς ανθρώπους στην οργάνωση του πελάτη μπορούν να αποθηκευτούν, καθώς και να αγοράσουν ιστορικό, καταγγελίες και επιστροφές. Μόλις εισαχθούν αυτά τα δεδομένα, το σύστημα CRM μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να προβλέψει τις πωλήσεις και να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τις ευκαιρίες μάρκετινγκ.
CSM: Συστήματα διαχείρισης αλυσίδας εφοδιασμού
Το λογισμικό CSM περιστρέφεται γύρω από τους πόρους και την υλικοτεχνική υποστήριξη που απαιτούνται για την εξαγωγή προϊόντων στους πελάτες σας. Μια κοινή αλυσίδα εφοδιασμού θα περιλαμβάνει την προμήθεια πρώτων υλών από τους προμηθευτές, την παραγγελία τους και την παρακολούθηση των αποστολών, την παρακολούθηση των παραγόμενων προϊόντων μέσω της διαδικασίας κατασκευής, την αποθήκευση τους σε αποθήκη και στη συνέχεια την αποστολή τους στους πελάτες. Ορθώς βελτιστοποιημένο, ένα σύστημα CSM θα μπορούσε να πραγματοποιεί αυτόματα παραγγελίες με προμηθευτές πριν να χρειαστούν πρώτες ύλες, καθώς και να παρακολουθεί την απόδοση κάθε τμήματος κατά την κατασκευή του.
Εξερεύνηση διαφόρων τύπων μονάδων ERP
Οι διάφορες ενότητες μπορούν στη συνέχεια να έχουν πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα και να τα παρουσιάσουν στους υπαλλήλους ανάλογα με τις ανάγκες. Χωρίς ένα τέτοιο σύστημα, ένα λογιστικό τμήμα μπορεί να χρησιμοποιεί ένα σύστημα, το τμήμα πωλήσεων ένα άλλο σύστημα, ενώ η αποθήκη χρησιμοποιεί ένα τρίτο σύστημα. Οι πληροφορίες κάθε τμήματος θα παραμείνουν στο δικό του σιλό, απρόσιτες για τα υπόλοιπα τμήματα.
Ας υποθέσουμε, για παράδειγμα, ότι ανήκετε σε μια εταιρεία που έκανε μπότες βροχής. Χωρίς ένα επιχειρηματικό σύστημα, κάθε τμήμα θα λειτουργούσε ανεξάρτητα το ένα από το άλλο. Αν το τμήμα πωλήσεων προσγειώθηκε σε νέο πελάτη, θα έπρεπε να επικοινωνήσει με τη λογιστική για να δημιουργήσει τον πελάτη και να εγκριθεί για πίστωση. Αφού εγκριθεί, η λογιστική υπηρεσία θα πρέπει στη συνέχεια να ενημερώσει το τμήμα πωλήσεων ότι η πρώτη παραγγελία μπορεί να υποβληθεί σε επεξεργασία. Τότε κάποιος θα πρέπει να συντονιστεί με την αποθήκη και το τμήμα παραγωγής, ενώ το τμήμα αγοράς και τα τμήματα ανθρωπίνων πόρων θα πρέπει να έρθουν για να εξασφαλίσουν ότι υπάρχουν αρκετοί προμηθευτές και εργαζόμενοι για να επεξεργαστούν την παραγγελία. Κάθε ένα από αυτά τα βήματα θα περιελάμβανε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεφωνήματα σε όλη την εταιρεία, καθώς και στον πελάτη μέχρι την αποστολή της παραγγελίας.
Χρησιμοποιώντας ένα επιχειρησιακό σύστημα, μέσω διαφόρων ενοτήτων, όλα αυτά θα μπορούσαν να γίνουν αυτόματα και πολλά από αυτά χωρίς καμία ανθρώπινη αλληλεπίδραση, η οποία επιταχύνει τη διαδικασία και μειώνει το ανθρώπινο λάθος.
Ενότητα πωλήσεων: Ο αντιπρόσωπος πωλήσεων σας προσγειώνει έναν νέο πελάτη, μια αλυσίδα ειδών ένδυσης λιανικής που βρίσκεται στον Καναδά, θέλοντας να αγοράσει 1.000 μπότες του ίδιου σχεδιασμού και ποικίλα μεγέθη. Εισάγει τις πληροφορίες του πελάτη στη μονάδα πωλήσεων.
Λογιστική ενότητα: Το λογιστικό τμήμα λαμβάνει ειδοποίηση ότι έχει προστεθεί ένας νέος πελάτης. Ελέγχουν τις πληροφορίες του πελάτη και πραγματοποιούν έλεγχο πιστώσεων. Μόλις εγκριθεί η παραγγελία του πελάτη, ο υπεύθυνος πωλήσεων λαμβάνει επιβεβαίωση, συμπεριλαμβανομένης της τιμής πώλησης και της έκπτωσης πελατών.
Μονάδα απογραφής: Καθώς ο αντιπρόσωπος πωλήσεων επιβεβαιώνει την παραγγελία, το σύστημα λέει ότι υπάρχουν 200 από αυτές τις μπότες στο απόθεμα, οι οποίες μπορούν να αποσταλούν αμέσως. Οι υπόλοιπες μπότες πρέπει να κατασκευαστούν και μπορούν να αποσταλούν σε δύο εβδομάδες.
Μονάδα Παραγωγής: Μόλις επιβεβαιωθεί η παραγγελία, ο υπεύθυνος παραγωγής ειδοποιείται ότι πρέπει να έχει 800 μπότες των απαιτούμενων μεγεθών.
Μονάδα ανθρώπινου δυναμικού: Με την τελευταία εντολή, οι υπάλληλοι ενημερώνονται ότι έχουν πληγεί από ένα νέο όριο και, βάσει των επικαιροποιημένων προβλέψεων πωλήσεων για το τρίμηνο, πρέπει να προσληφθούν δύο ακόμη υπάλληλοι.
Ενότητα αγορών: Οι νέες παραγγελίες για μπότες προκαλούν αυτόματα εντολή στον κατασκευαστή καουτσούκ της εταιρείας να διατηρεί το απόθεμα στο κατώτατο όριό του.
Μονάδα παρακολούθησης παραγγελιών: Ο νέος καναδός πελάτης μπορεί να συνδεθεί στην ιστοσελίδα της εταιρείας σας για να δει πότε θα παραδοθεί η παραγγελία. Το σύστημα εμφανίζει επίσης άλλα προϊόντα που έχουν παραγγείλει παρόμοιοι λιανοπωλητές τον περασμένο μήνα.
Μονάδα Υποστήριξης Αποφάσεων: Βλέπετε ότι οι παραγγελίες στον Καναδά έχουν ανοδική πορεία, δίνοντάς σας τα στοιχεία που χρειάζεστε για να αποφασίσετε αν θα προσλάβετε ή όχι έναν αντιπρόσωπο πωλήσεων για τη συγκεκριμένη χώρα. Κοιτάζοντας τα συγκεκριμένα στυλ που πωλούν εκεί, συνειδητοποιείτε ότι μπορεί να υπάρχουν αγορές για παρόμοιες μπότες στυλ για αυτή τη νέα αγορά.
Οφέλη και αποτυχίες των Επιχειρησιακών Συστημάτων
Η επιλογή του σωστού επιχειρησιακού λογισμικού μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα, να μειώσει το κόστος, να αυξήσει τις πωλήσεις και να κάνει τις αποφάσεις διαχείρισης πολύ πιο αποτελεσματικές. Σε μια εποχή παγκόσμιου εμπορίου, αν οι ανταγωνιστές σας χρησιμοποιούν ήδη επιχειρηματικές λύσεις για τον εξορθολογισμό της ροής των πληροφοριών τους, η μη ύπαρξη πλατφόρμας επιχείρησης μπορεί να σας κάνει λιγότερο ανταγωνιστικούς και να θέσει σε κίνδυνο την επιχείρησή σας.
Από την άλλη πλευρά, η υιοθέτηση μιας επιχειρησιακής λύσης είναι σαν να βάζετε όλα τα αυγά σας σε ένα καλάθι. Ένα πρόβλημα με την εγκατάσταση θα μπορούσε να παραλύσει κάθε τμήμα. Σε μια έρευνα του 2015, 21% των ερωτηθέντων περιέγραψαν την αποτυχία της ανάπτυξης της λύσης ERP. Τα προβλήματα μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Ακατάλληλα εκπαιδευμένο προσωπικό για τη λειτουργία του νέου συστήματος.
- Αδυναμία κατανόησης των απαιτήσεων του προσωπικού.
- Μη σωστή ρύθμιση των απαιτούμενων δεδομένων για πρόσβαση στο σύστημα.
- Η μη προστασία των ευαίσθητων δεδομένων από την πρόσβαση από τους χάκερ.
Ενώ μερικά προβλήματα μπορεί να προκαλέσουν πονοκεφάλους για λίγες μόνο εβδομάδες, άλλα μπορεί να διαρκέσουν αρκετά χρόνια. Ιστορικά, οι κακές υλοποιήσεις των επιχειρήσεων είναι γνωστό ότι μειώνουν τις εταιρείες των δισεκατομμυρίων δολαρίων. Μια κλασική μελέτη περίπτωσης σε μια κακή εφαρμογή ERP κάποτε προκάλεσε την αποτυχία της Hershey να φέρει σοκολάτα στην αγορά λιανικής πώλησης εγκαίρως για το Halloween, προκαλώντας δραματική πτώση των τιμών των μετοχών της. Τα τελευταία χρόνια, η εμπλοκή του Target στον Καναδά ήταν επίσης υπεύθυνη για μια κακώς οργανωμένη εφαρμογή ERP.
