Υπάρχουν πολλοί τύποι γραπτών επικοινωνιών που χρησιμοποιούνται στην επιχείρηση. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν γραπτή επικοινωνία για να καθοδηγούν τους υπαλλήλους στην πολιτική της εταιρείας, να ενημερώνουν τους πελάτες για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες και να ενημερώνουν τους επενδυτές για τις εταιρικές στρατηγικές. Το κλειδί για τη συγγραφή αποτελεσματικών επιχειρηματικών επικοινωνιών είναι η προσαρμογή του μηνύματος στο κοινό-στόχο σας. Γράψτε με σαφή, απλό και συνοπτικό τρόπο, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν εύκολα να καταλάβουν το μήνυμά σας.
Ηλεκτρονικά μηνύματα
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η πιο συνηθισμένη μορφή γραπτών επικοινωνιών, σύμφωνα με την Startupbizhub, μια ηλεκτρονική τοποθεσία αναφοράς. Οι επαγγελματίες των επιχειρήσεων χρησιμοποιούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να στείλουν έγγραφα, Παρά το σχετικό τους περιστατικό, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να αντιμετωπίζονται ως επαγγελματίες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε απευθύνει τα μηνύματά σας σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Αφήνοντας μόνο ένα άτομο έξω μπορεί να εμποδίσει την αποτελεσματικότητα του email σας. Επίσης, καταγράψτε το συγκεκριμένο θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στην περιοχή "Θέμα". Αποφύγετε να γράφετε μακρές παραγράφους στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αντ 'αυτού, σπάστε το κείμενό σας με πιο σύντομες παραγράφους και σημεία σφαιρών, σύμφωνα με το ηλεκτρονικό περιοδικό Forbes.
Προτάσεις
Οι προτάσεις είναι έγγραφα που περιγράφουν τα επερχόμενα έργα. Για παράδειγμα, οι σύμβουλοι επιχειρήσεων και οι διαφημιστικοί οργανισμοί υποβάλλουν προτάσεις σε εταιρείες για έργα ή ειδικές εργασίες. Ένας διαχειριστής μάρκετινγκ μπορεί να υποβάλει πρόταση στο τμήμα έρευνας και ανάπτυξης για να διεξάγει έρευνα προϊόντων. Οι προτάσεις συχνά έχουν μόνο μία ή δύο σελίδες. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν συγκεκριμένες μορφές για τις προτάσεις τους. Βεβαιωθείτε ότι έχετε προσδιορίσει με σαφήνεια όλα τα βήματα και τα καθήκοντα του έργου στην πρότασή σας. Συμπεριλάβετε το αντίστοιχο κόστος κάθε συγκεκριμένης εργασίας. Για παράδειγμα, καταγράψτε τα έξοδα εκτύπωσης, ταχυδρομείου και ταχυδρομικών αποστολών, εάν γράφετε μια πρόταση για ένα έργο άμεσης αλληλογραφίας.
Αναφορές
Οι αναφορές είναι ένας άλλος τύπος γραπτών επιχειρηματικών επικοινωνιών. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν εκθέσεις για την ενημέρωση των εργαζομένων σχετικά με διάφορες πτυχές της επιχείρησης. Για παράδειγμα, το τμήμα οικονομικών θα γράψει οικονομικές εκθέσεις για να συνοψίσει τα κέρδη και τις πωλήσεις μιας εταιρείας. Ομοίως, ένας διευθυντής έρευνας μάρκετινγκ μπορεί να συντάξει μια αναφορά η οποία συνοψίζει τα αποτελέσματα μιας τηλεφωνικής έρευνας πελατών. Γράψτε τις αναφορές σας σε δομημένη μορφή. Δώστε μια σύντομη εισαγωγή στην αναφορά σας. Για παράδειγμα, ενημερώστε τους διαχειριστές των τμημάτων σχετικά με το πώς και πότε πραγματοποιήσατε τηλεφωνική έρευνα πελατών. Συμπεριλάβετε τους βασικούς στόχους που επιδιώξατε για το έργο. Συγκεντρώστε τα ευρήματά σας στο σώμα της αναφοράς σας. Προσθέστε γραφήματα και γραφήματα για να διευκρινίσετε πιο περίπλοκες έννοιες. Συμπεριλάβετε ένα τμήμα περίληψης στην έκθεσή σας, το οποίο αναδεικνύει βασικά ευρήματα ή αποτελέσματα. Επιπλέον, πάντα περιλαμβάνουν μια συνοδευτική επιστολή με την αναφορά σας για να την εισαγάγετε σε διευθυντικά στελέχη ή στελέχη.
Φυλλάδια
Τα φυλλάδια είναι λογοτεχνία που χαρακτηρίζει τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν φυλλάδια για να πουλήσουν προϊόντα ή να βοηθήσουν τους αντιπροσώπους πωλήσεων με κλήσεις πωλήσεων. Οι εταιρείες παράγουν φυλλάδια σε πολλά σχήματα και μεγέθη. Ορισμένα φυλλάδια είναι μέγεθος επιστολής, ενώ άλλα διπλώνονται στα μισά ή τρίτα. Χρησιμοποιήστε χρώμα και εικόνες στα φυλλάδια που περιέχουν τα κύρια προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας. Διαχωρίστε κάθε σελίδα του φυλλαδίου σας με άφθονο κενό χώρο, γεγονός που καθιστά το φυλλάδιο πιο ευανάγνωστο.
