Είτε είστε κύριος μιας ιδιοκτησίας ενοικίασης είτε περισσότεροι, είναι σημαντικό να διατηρήσετε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τις ιδιότητες που οργανώνονται. Χρειάζεται εύκολη πρόσβαση σε μισθώσεις και τυχόν πρόσθετα σε αυτά, εάν προκύψουν ερωτήματα ενοικιαστή και θα πρέπει να φυλάσσετε όλες τις αιτήσεις ενοικίασης σε περίπτωση που ένας αρνητέος αιτών κάνει μελλοντική αξίωση εναντίον σας. Επιπλέον, και ίσως το πιο σημαντικό, μπορείτε να αφαιρέσετε τα έξοδα για τον φόρο εισοδήματος σας μόνο όταν μπορείτε να τα αποδείξετε μέσω των αρχείων σας. Απαιτούμενα έγγραφα για τους φόρους είναι τα πιο δύσκολα να κρατηθούν οργανωμένα επειδή υπάρχουν τόσα πολλά από αυτά.
Τι πρέπει να διατηρήσετε
Διατηρείτε πάντα ένα αντίγραφο της μίσθωσης, τυχόν προσθήκες στη μίσθωση και όλες τις αιτήσεις μίσθωσης από μελλοντικούς ενοικιαστές σε ασφαλές μέρος. Μια καλή ιδέα είναι να δημιουργήσετε ένα αρχείο για κάθε ιδιότητα ενοικίασης. Φυλάξτε τα αρχεία σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης. Χρειάζεστε επίσης την απόδειξη σχετικά με το εάν πραγματοποιήσατε ή χάσατε χρήματα για την ενοικίαση ακινήτου κάθε χρόνο και πόσο. Αυτό το κάνετε καταγράφοντας τα έσοδά σας από ενοικιάσεις και αφαιρώντας τα έξοδα. Οι ακυρωμένες επιταγές, οι τραπεζικές δηλώσεις που δείχνουν την άμεση κατάθεση ή τις αποδείξεις που γράφετε αν δέχεστε μετρητά, αποδεικνύουν ότι το εισόδημα από ενοίκια. Οι αποδείξεις σας από οτιδήποτε ξοδεύετε στο σπίτι για επισκευές, ασφάλειες, φόρους και οτιδήποτε άλλο, όπως οι υπηρεσίες τερμιτών και σκουπιδιών, αποτελούν απόδειξη των εξόδων σας. Πρέπει να τηρείτε χωριστά αρχεία εσόδων και εξόδων για κάθε ενοικιαζόμενο ακίνητο που έχετε στην κατοχή σας.
Γραπτά ίχνη
Δεν υπάρχει τίποτα λάθος να τηρείτε τα αρχεία με τον παρωχημένο τρόπο καταγράφοντας τα έσοδά σας και τα έξοδα σε ένα σημειωματάριο ή σε ένα βιβλίο και διατηρώντας τα χαρτονομίσματα εισοδήματος και τις αποδείξεις εξόδων σε ένα κουτί αποθήκευσης ή σε ένα διαμέρισμα στο σημειωματάριό σας. Αυτή η μέθοδος είναι αποδεκτή από την υπηρεσία εσωτερικών εσόδων, σύμφωνα με το δικτυακό τόπο νομικών συμβουλών Nolo. Είναι καλή ιδέα να σημειώσετε στην απόδειξη τι ήταν για εάν αυτές οι πληροφορίες δεν είναι ήδη στην απόδειξη. Η μέθοδος χαρτιού μπορεί να είναι ο απλούστερος τρόπος τήρησης αρχείων, ειδικά αν αυτό συμβαίνει πάντα. Απλά καταγράψτε μια στήλη εισοδήματος και μια στήλη εξόδων για κάθε μήνα για να δείτε πώς μπορείτε να φτάσετε στο τέλος του έτους. Χωρίστε τα έξοδα που μπορεί να πληρώσετε μία φορά το χρόνο, όπως ο φόρος ακίνητης περιουσίας, κατά 12 για να λάβετε έναν πραγματικό μηνιαίο λογαριασμό.
Ηλεκτρονικές μέθοδοι
Πολλά προγράμματα λογισμικού υπολογιστών είναι διαθέσιμα για να βοηθήσουν στην τήρηση αρχείων. Το λογισμικό υπολογιστικών φύλλων, όπως το Microsoft Excel, το Lotus 1-2-3 και το Office Ability, μπορούν να παρακολουθούν τα έσοδα και τα έξοδά σας. Θα δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό υπολογιστικό φύλλο για κάθε ιδιότητα ενοικίασης.Αλλά θα πρέπει ακόμα να φυλάσσετε αντίγραφα χαρτιού των εισπράξεων εσόδων και εξόδων σας σε περίπτωση που το IRS σας ελέγξει. Οι υπόλοιπες επιλογές για τη διατήρηση των αποδείξεων είναι η χρήση υπηρεσίας αποθήκευσης στο Internet που μπορείτε να ανεβάσετε τις αποδείξεις σας, όπως το Shoeboxed, ή να χρησιμοποιήσετε μια έκδοση στο σπίτι, όπως το NeatReceipts, για να διατηρείτε τις ψηφιακές αποδείξεις στο σπίτι σας. Μία φορά το μήνα, εξετάστε τα έσοδα και τα έσοδά σας και εισάγετε τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο.
Λογισμικό διαχείρισης ακινήτων
Οι ιδιοκτήτες μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν το λογισμικό διαχείρισης ακινήτων για να διατηρήσουν τη γραφική εργασία ενοικίασης ιδιοκτησίας οργανωμένη. Το Quicken, για παράδειγμα, διαθέτει λογισμικό που οργανώνει όλα τα χαρτιά για εσάς. Βοηθά επίσης να βρείτε όλες τις φορολογικές εκπτώσεις σας, σας δίνει ένα μέρος για να καταγράψετε τις καθυστερημένες αμοιβές ή μερικές πληρωμές και σας επιτρέπει να συγκρίνετε τις καταστάσεις των ενοικιαζόμενων ακινήτων σας. Το λογισμικό διαχείρισης ακινήτων έχει συνήθως πολλές προηγμένες λειτουργίες που μπορεί να μην χρειάζονται οι ιδιοκτήτες με μία ή δύο ιδιότητες. Οι ιδιοκτήτες με περισσότερες από 10 ιδιότητες συχνά θεωρούν χρήσιμες, σύμφωνα με τον Nolo.
