Μια τεχνική πρόταση είναι ένα από τα πιο σημαντικά καθήκοντα στην επιχειρησιακή ή τεχνική γραφή. Μια καλά γραπτή πρόταση μπορεί να εξασφαλίσει στον οργανισμό σας έναν νέο πελάτη πωλήσεων, ένα σημαντικό έργο ή επιχορήγηση για έρευνα ή άλλες δραστηριότητες. Για πολλές οργανώσεις, ουσιαστικές τεχνικές προτάσεις είναι απαραίτητες για τη συνέχιση της επιτυχίας τους.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP)
-
Λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
Μελετήστε προσεκτικά την αίτηση υποβολής προτάσεων ή την ΕΑΠ. Πολλοί οργανισμοί στέλνουν RFP όταν θέλουν προτάσεις για ένα προϊόν ή μια υπηρεσία. Οι ΠΠΠ περιέχουν κατευθυντήριες γραμμές για το τι πρέπει να καλύπτουν οι προτάσεις, καθώς και πότε και σε ποιον πρέπει να υποβληθούν. Μια καλή πρόταση δεν θα πρέπει να αποκλίνει από τις κατευθυντήριες γραμμές του RFP. Δυστυχώς, ορισμένα RFPs μπορεί να είναι ασαφή, προσφέροντας λίγη καθοδήγηση. Αυτό είναι ιδιαίτερα προβληματικό όταν προσπαθείτε να αναπτύξετε εκτιμήσεις κόστους στην πρότασή σας. Το βήμα 4 θα προσφέρει προτάσεις για την αντιμετώπιση ασαφούς ή ασαφούς RFPs.
Σχεδιάστε την πρότασή σας προτού το γράψετε. Συχνά ίσως δεν γνωρίζετε πια τον πελάτη ή την πηγή χρηματοδότησης από ό, τι είναι στο RFP. Κάνετε την εργασία σας και μάθετε τι μπορείτε για την οργάνωση και τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων. Στη συνέχεια, ξοδέψτε λίγο χρόνο με τις ιδέες του οργανισμού. Προτάσεις που εμφανίζουν ελάχιστη ή καθόλου κατανόηση των αναγκών ενός πελάτη συχνά προκύπτουν από τη σύνταξη πολύ σύντομα χωρίς να χρειάζεται χρόνος να σκεφτούμε τον πελάτη.
Σχεδιάστε την πρότασή σας. Μεταβλητές όπως το μέγεθος και το εύρος του έργου, καθώς και ο δυνητικός πελάτης που θα λάβει την πρότασή σας, θα καθορίσει το μήκος και τη μορφή. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια σύντομη πρόταση που μοιάζει με υπομνήματα είναι κατάλληλη. Άλλες καταστάσεις, όπως μεγάλα έργα ή προτάσεις επιχορηγήσεων που αποστέλλονται σε μεγάλους οργανισμούς, θα απαιτήσουν περισσότερες προτάσεις, όπως γραπτή τεχνική έκθεση.
Συμπεριλάβετε στο σώμα της πρότασής σας ένα χρονοδιάγραμμα παραδόσιμων αγαθών ή εργασιών και μια εκτίμηση του κόστους. Ακολουθήστε τις προδιαγραφές στο RFP. Αν το RFP είναι ασαφές, υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να το αντιμετωπίσετε. Μια πρόταση είναι να προσφέρετε στον δυνητικό πελάτη σας ένα σύνολο επιλογών από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε. Μια εναλλακτική λύση είναι να κάνετε τις δικές σας υποθέσεις και να τις προσδιορίσετε στην πρόταση. Τρίτον, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον πιθανό πελάτη και να θέσετε πολλές ερωτήσεις. Πολλοί πελάτες θα το εκτιμήσουν, καθώς δείχνει ότι ενδιαφέρεστε για το έργο.
Οργανώστε την πρόταση με τέτοιο τρόπο ώστε να προσελκύσετε την προσοχή των αναγνωστών και να τους εστιάσετε στα βασικά σημεία. Ξεκινήστε με μια περίληψη που συνοψίζει την πρότασή σας. Αναπτύξτε τις λεπτομέρειες, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών, στο κύριο σώμα της πρότασης. Τελειώστε με ένα συμπέρασμα που υπογραμμίζει τα οφέλη της επιλογής της εταιρείας σας. Διατηρήστε περιλήψεις, περιλήψεις και συμπεράσματα συνοπτικά και χωρίς τεχνική φρασεολογία, ώστε να είναι προσβάσιμα σε όλους τους αναγνώστες, ανεξάρτητα από τις τεχνικές γνώσεις. Αναπτύξτε τεχνικές λεπτομέρειες στο κείμενο της πρότασης.
Επεξεργαστείτε και διαμορφώστε την πρότασή σας, βεβαιώνοντας ότι δεν υπάρχουν σφάλματα και ότι το έγγραφο είναι εύκολο να το διαβάσετε. Τονίστε πώς το σχέδιό σας θα εξυπηρετήσει τις ανάγκες του πελάτη. Εξετάστε το ενδεχόμενο να εξηγήσετε τα προσόντα του βασικού προσωπικού για το έργο που προτείνετε. Χρησιμοποιήστε λίστες (είτε με κουκκίδες ή αριθμούς) για να επισημάνετε τα βασικά σημεία. Χρησιμοποιήστε επικεφαλίδες και υποτομείς για να διαχωρίσετε μεγάλα τμήματα κειμένου.
Συμβουλές
-
Διαμορφώστε την πρότασή σας με μια προσέγγιση "περίληψη, σώμα, συμπέρασμα" ή ABC.
Καθορίστε την ανάγκη για αυτό που προτείνεται.
Να είστε ρεαλιστές στις εκτιμήσεις κόστους και στο χρονοδιάγραμμά σας.
Εστιάστε την προσοχή στο συμπέρασμα - αυτή είναι η ευκαιρία σας να κάνετε μια μόνιμη εντύπωση.
Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες κόστους είναι εύκολο να βρεθούν, καθώς οι αναγνώστες θα το ψάξουν.
