Μια Αίτηση για Πρόταση (RFP) είναι ένα έγγραφο στο οποίο ζητάτε από τους εργολάβους να υποβάλλουν προσφορές για την εργασία που θέλετε να εκτελέσετε. Περιγράφει τις λεπτομέρειες των καθηκόντων, των απαιτούμενων προσόντων, των όρων της σύμβασης, της προθεσμίας υποβολής και των οδηγιών για την απάντηση. Συνήθως στέλνετε μια επιστολή προθέσεων λίγες εβδομάδες πριν από την πρόταση πραγματικής απάντησης στην RFP. Αυτό δίνει στον εκδότη RFP μια ιδέα για το πόσες απαντήσεις αναμένεται. Παρόλο που μπορείτε να βρείτε ποιοτικά πρότυπα RFP και επιστολόχαρτου προθέσεων, είναι καλό να διερευνήσετε πρώτα παραδείγματα σχετικά με το πώς θα πρέπει να απαντήσετε και τι να συμπεριλάβετε ή να αφήσετε έξω.
Προσδιορίστε τις λεπτομέρειες
Πριν απαντήσετε σε ένα RFP, διαβάστε προσεκτικά. Τελικά, η πρόταση απάντησής σας πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα παράγετε αποτελέσματα που πληρούν τις απαιτήσεις. Να είστε προσεκτικοί εάν οι απαιτήσεις RFP δεν δηλώνουν σαφώς τις επιθυμητές λειτουργίες ή είναι διφορούμενες με οποιονδήποτε τρόπο. Δεν θέλετε να βρείτε τον εαυτό σας ελλιπής στην εκπλήρωση των απαιτήσεων στο τέλος του έργου. Αναζητήστε μετρήσεις που καθορίζουν τον τρόπο μέτρησης της συμμόρφωσής σας. Αξιολογήστε τις κυρώσεις για μη συμμόρφωση και σταθμίστε τον κίνδυνο. Κατανόηση του τρόπου τεκμηρίωσης, παρακολούθησης και διαχείρισης των συμβάσεων που προκύπτουν από την εφαρμογή της συμφωνίας. Αν ο εκδότης είναι ανοικτός σε ερωτήσεις, επικοινωνήστε μαζί του για να λύσετε οτιδήποτε είναι ασαφές. Στη συνέχεια, μπορείτε να στείλετε την επιστολή σας πρόθεσης με σιγουριά.
Βασικό παράδειγμα και περίγραμμα μιας επιστολής προθέσεως RFP
Μόλις αποφασίσετε να απαντήσετε, στείλτε αμέσως μια επιστολή προθέσεων RFP στην εταιρεία που εκδίδει την RFP δηλώνοντας ότι σχεδιάζετε να υποβάλετε μια πρόταση. Αυτό εξασφαλίζει ότι θα λάβετε ενημερώσεις ή αλλαγές στο αρχικό RFP. Μην απαντάτε με χειρόγραφη επιστολή ή μην χρησιμοποιείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτός εάν σας το ζητήσετε ρητά. Ξεκινήστε την επιστολή σας αναφέροντας γιατί σας ενδιαφέρει. Αναγνωρίστε την προθεσμία. Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Ως παράδειγμα του σώματος της επιστολής σας, μπορεί να είναι τόσο απλό όσο:
"Θα θέλαμε να υποδείξουμε το ενδιαφέρον μας για την Αναφερόμενη Αίτηση Υποβολής Προτάσεων (RFP) και να ενημερωθούμε για τυχόν ενημερώσεις προτού υποβάλουμε την απαιτούμενη ημερομηνία."
Μπορείτε, φυσικά, να συμπεριλάβετε περισσότερες λεπτομέρειες. Αποφύγετε να ζητήσετε διευκρινιστικές ερωτήσεις, οι οποίες μπορεί να προκαλέσουν διφορούμενη πρόθεση.
Τι ώρα για να διαπραγματευτείς;
Οι διαπραγματεύσεις τιμών αρχίζουν συνήθως αργότερα, όπως στο αρχικό στάδιο της προσφοράς, αν κάνετε τον κατάλογο επιλογών. Εντούτοις, μπορείτε να επιλέξετε να συμπεριλάβετε μια ή δύο παραγράφους στην επιστολή προθέσεως, αναφέροντας τις ανάγκες χρηματοδότησης του έργου. Αλλά έχετε υπόψη ότι η αναβάθμιση των οικονομικών θεμάτων πολύ νωρίς στη διαδικασία μπορεί να επηρεάσει την πιθανότητα να σημειώσετε μια σύμβαση.
Στείλτε το με ασφάλεια
Θέλετε να διασφαλίσετε ότι η επιστολή σας φτάνει. στείλτε το μέσω πιστοποιημένης αλληλογραφίας για να λάβετε μια απόδειξη παραλαβής. (Αυτή η ταχυδρομική υπηρεσία των Ηνωμένων Πολιτειών προσφέρει αυτή την υπηρεσία με χαμηλή χρέωση · ανατρέξτε στον ιστότοπό της για την τρέχουσα τιμολόγηση.) Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τις πληροφορίες παράδοσης σε απευθείας σύνδεση. Στη συνέχεια, θα πρέπει να είστε έτοιμοι να γράψετε την πρότασή σας για τον καθορισμό των συμβατικών δικαιωμάτων και υποχρεώσεων.
