Ένας επίσημος προϋπολογισμός μπορεί να μοιάζει με ένα λογικό, αντικειμενικό έγγραφο, αλλά είναι συχνά κάτι άλλο. Ο προϋπολογισμός αποτελεί βασικό μέρος της διοικητικής λογιστικής, η οποία επικεντρώνεται στη χρήση οικονομικών πληροφοριών για τον προγραμματισμό και τη λήψη αποφάσεων. Σε αντίθεση με την οικονομική λογιστική, οι διαχειριστές πρέπει να σκεφτούν την ανθρώπινη φύση, όχι μόνο τους αριθμούς, όταν βάζουν μαζί έναν προϋπολογισμό. Για παράδειγμα, οι διαχειριστές που καταρτίζουν έναν προϋπολογισμό μπορεί να έχουν προσωπικές προτεραιότητες που παραγκωνίζουν τους αριθμούς. Οι εργαζόμενοι που ζουν με τον προϋπολογισμό ενδέχεται να μην ανταποκρίνονται στα όρια που θέτουν σε αυτούς.
Αγοράζοντας εισόδημα
Ο πιο απλός και ταχύτερος τρόπος για τη διοίκηση να καταρτίσει έναν προϋπολογισμό είναι να το κάνει από την κορυφή προς τα κάτω, χωρίς να συμβουλευτεί τις χαμηλότερες τάξεις. Αυτή είναι μια δημοφιλής προσέγγιση στις επιχειρήσεις με κεντρική λήψη αποφάσεων, αλλά μπορεί να προκαλέσει προβλήματα. Οι εργαζόμενοι και οι κατώτεροι υπάλληλοι μπορούν να σκεφτούν ότι ο προϋπολογισμός θέτει ένα μη ρεαλιστικό πρότυπο και εκφράζει την αγανάκτησή του να ζήσει από αυτό. Όταν η διοίκηση ζητά την ανάδραση και την εισροή των εργαζομένων, απαιτείται περισσότερος χρόνος. Ωστόσο, οι εργαζόμενοι που πιστεύουν ότι βοήθησαν να ορίσουν τον προϋπολογισμό είναι πιο πιθανό να λειτουργήσουν.
Αυτοαπασχολούμενοι διευθυντές
Οι προϋπολογισμοί δεν είναι πάντα αντικειμενικοί, διότι η διαχείριση δεν είναι αντικειμενική. Όποιος συμμετέχει στην κατάρτιση του προϋπολογισμού μπορεί να έχει κεκτημένα συμφέροντα. Για παράδειγμα, ένας επικεφαλής τμήματος έχει συμφέρον να τονίσει την ανάγκη του τμήματος για πρόσθετους πόρους και μεγαλύτερο μερίδιο των χρημάτων. Αυτό μπορεί να τον οδηγήσει σε πληθωρισμό εκτιμήσεων για τα χρήματα που χρειάζεται η υπηρεσία ή πόσο συμβάλλει στην επιχείρηση. Μια αποτελεσματική διαδικασία λήψης προϋπολογισμού πρέπει να περιλαμβάνει αρκετή αντικειμενική ανάλυση ώστε να μπορεί να ξεπεράσει τον ανθρώπινο παράγοντα.
Περιορισμοί και εχθρότητα
Μερικοί υπάλληλοι θεωρούν ότι ένας προϋπολογισμός είναι μια μορφή τιμωρίας. Οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν τους προϋπολογισμούς για να αρνηθούν ακόμη και εύλογες αιτήσεις ή να τιμωρήσουν τους υπαλλήλους για υπερβολική δαπάνη. Οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται ότι δεν μπορούν να κάνουν τη δουλειά τους σωστά λόγω περιορισμών. Οι εργαζόμενοι μπορούν να γίνουν ακόμα πιο εχθρικοί αν η κάλυψη του προϋπολογισμού αποτελεί βασικό πρότυπο για την αξιολόγηση της απόδοσης. Ένα άρθρο στο περιοδικό "Λογιστικά ιστορικά περιοδικά" λέει ότι οι εργαζόμενοι που συσπειρώθηκαν σε έναν κακό προϋπολογισμό είναι πιθανό να εκτιμήσουν τις προσθήκες και τα αριθμητικά στοιχεία για να τα καταλάβουν.
Κάνοντας το έργο
Η λήψη στοιχείων από τους εργαζόμενους κατά την κατάρτιση του προϋπολογισμού μπορεί να τους βοηθήσει να δεσμευτούν για τη λειτουργία τους. Βοηθά επίσης, αν οι διευθυντές παρουσιάζουν τους προϋπολογισμούς ως κάτι που θα αντιμετωπίσουν μαζί με το προσωπικό τους ως ομάδα, συνεργαζόμενοι. Ωστόσο, οι προσπάθειες συμμετοχής των εργαζομένων πρέπει να είναι ειλικρινείς. Μια ψεύτικη εκδήλωση ενδιαφέροντος για την άποψη των εργαζομένων ή μια επίδειξη των ανησυχιών τους δεν θα το κόψει.Οι εργαζόμενοι βλέπουν μέσα από αυτά τα κόλπα και αυτό τους καθιστά ακόμα πιο κυνικούς όσον αφορά τους στόχους και τις αποφάσεις διαχείρισης.
