Η παραγωγή και η αποστολή τιμολογίων μπορεί να είναι χρονοβόρα διαδικασία. Ακόμα, δεν είναι μια διαδικασία που πρέπει να παραλειφθεί ή να αγνοηθεί. Ένα σωστά σχεδιασμένο τιμολόγιο βοηθά μια επιχείρηση να πληρώνεται και παρέχει νομική προστασία και για τα δύο μέρη. Αν έχετε ποτέ υποβληθεί σε έλεγχο από την υπηρεσία εσωτερικού εισοδήματος, το σύστημα τιμολόγησης μπορεί να τεκμηριώσει το εισόδημά σας.
Βασικά στοιχεία τιμολογίου
Όταν ένας πωλητής θέλει να πληρώσει για αγαθά ή υπηρεσίες, στέλνει ένα τιμολόγιο. Ένα τιμολόγιο είναι ένα έγγραφο που διευκρινίζει τα οικονομικά στοιχεία μιας επιχειρηματικής συναλλαγής. Το τιμολόγιο περιλαμβάνει τα ονόματα και τα στοιχεία επικοινωνίας του αγοραστή και του πωλητή, περιγραφή των υπηρεσιών ή των παραχωρηθέντων αγαθών, το κόστος ανά στοιχείο και το συνολικό οφειλόμενο ποσό. Τα τιμολόγια συνήθως περιλαμβάνουν επίσης ημερομηνία λήξης πληρωμής, αριθμό τιμολογίου και προτιμώμενο τρόπο πληρωμής.
Πληρώνομαι
Τα τιμολόγια βοηθούν μια εταιρεία να πληρώνει πλήρως και να πληρώνεται έγκαιρα. Μπορεί να είναι δύσκολο να πληρώσετε χωρίς το σωστό τιμολόγιο. Οι εταιρείες συνήθως ζητούν τη λήψη λεπτομερούς τιμολογίου πριν από την πληρωμή των πληρωμών. Οι όροι πληρωμής μπορούν να βοηθήσουν μια εταιρεία να εισπράξει τις απαιτήσεις γρήγορα. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να πει ότι η πληρωμή οφείλεται κατά την παραλαβή, εντός 30 ημερών από την παραλαβή ή 60 ημερών από την παραλαβή. Η συμπερίληψη μιας πολιτικής καθυστερημένης αμοιβής σε ένα τιμολόγιο - για παράδειγμα, ότι οι καθυστερημένες πληρωμές υπόκεινται σε χρέωση 20 $ - μπορεί επίσης να βοηθήσει στην εξασφάλιση της άμεσης πληρωμής.
Καθιέρωση νομικών δικαιωμάτων
Τα τιμολόγια παρέχουν στοιχεία ότι παραδίδονται τα προϊόντα και οι υπηρεσίες και καθιερώνουν το δικαίωμα της εταιρείας στην πληρωμή. Σε περίπτωση που ο πελάτης δεν πληρώσει, μια εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει συμβάσεις και τιμολόγια για να αποδείξει νόμιμα σε δικαστήριο ότι οφείλει πληρωμή. Ομοίως, η εταιρεία μπορεί να διατηρεί αντίγραφα τιμολογίων και ποσών που καταβάλλονται σε εργολάβους και πωλητές για να αποδείξει ότι έχει εκπληρώσει τη συμβατική υποχρέωση πληρωμής.
Στοιχεία ελέγχου
Ακόμα κι αν κάνετε τα πάντα σωστά, υπάρχει πάντα η δυνατότητα να ελέγχεται η επιχείρησή σας από το IRS. Κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου, το IRS θέλει να διασφαλίσει ότι έχετε αναφέρει σωστά όλα τα έσοδα που λάβατε κατά τη διάρκεια του έτους. Εάν έχετε οργανωμένο σύστημα τιμολογίων που έχουν αριθμηθεί διαδοχικά, το IRS έχει περισσότερη εμπιστοσύνη ότι έχετε δηλώσει το εισόδημά σας πλήρως και σωστά. Αν τα τιμολόγια είναι ακανόνιστα ή ανύπαρκτα, το βάρος της απόδειξης είναι σε εσάς να δείξετε ότι δεν κρύβετε κανένα εισόδημα.
