Η τεχνολογία των υπολογιστών μας οδηγεί σε μια εποχή ηλεκτρονικής αποθήκευσης. Οι επιχειρήσεις κάθε είδους τείνουν προς την κατεύθυνση του γραφείου χωρίς χαρτιά, σε μια προσπάθεια να μειώσουν το κόστος και να αυξήσουν την αποδοτικότητα. Παρά την αυξανόμενη έμφαση που δίδεται στα μηχανογραφημένα δεδομένα, μεγάλο μέρος των δραστηριοτήτων που διεξάγονται εξακολουθεί να βασίζεται στην αποθήκευση εγγράφων σε έντυπη μορφή. Η απόφαση χρήσης πλευρικών ή κάθετων αρχείων σε περιβάλλον γραφείου εξαρτάται από διάφορους παράγοντες.
Ιστορικό αρχείο
Με την πάροδο των ετών, η ανάγκη για τήρηση αρχείων έχει αυξηθεί με την αύξηση του πληθυσμού και τη γέννηση νέων επιχειρήσεων. Επαγγέλματα όπως ο νόμος και η ιατρική απαιτούν πλήρη και ακριβή γραπτά αρχεία των συναλλαγών πελατών. Οι κατασκευαστές και οι έμποροι λιανικής πώλησης βασίζονται σε αρχεία πελατών για απευθείας πωλήσεις και αγορές ρεκόρ. Στο παρελθόν, η ανάγκη αποθήκευσης εγγράφων έχει δημιουργήσει εξειδικευμένες υποδομές για επιχειρήσεις που προσπαθούν να καλύψουν διάφορες ανάγκες αρχειοθέτησης. Η αποθήκευση εγγράφων στο χώρο εργασίας εξελίχθηκε από στοιβαγμένα χαρτιά σε ράφια και σε τσιμεντένιες τρύπες σε καλά σχεδιασμένα συστήματα αρχειοθέτησης που διατίθενται από πολλούς κατασκευαστές.
Συστήματα κατακόρυφης αρχειοθέτησης
Τα κατακόρυφα ερμάρια είναι τα παλαιότερα από τα κύρια ντουλάπια αρχείων σε δημοφιλή χρήση. Μπορούν να κατασκευαστούν από ξύλο ή μέταλλο και διατίθενται με δύο, τέσσερα ή πέντε συρτάρια. Τα αρχεία δύο συρταριών δημιουργούνται για να ταιριάζουν με τα τυπικά ύψη γραφείων ως θέμα συμβατότητας εργασίας. Τα κατακόρυφα αρχεία πέντε συρταριών είναι συνήθως 60 ίντσες υψηλά και δεν χρησιμοποιούνται συνήθως στα γραφεία εργασίας επειδή τα επάνω συρτάρια είναι πολύ ψηλά για εύκολη πρόσβαση. Χρησιμοποιούνται σε χώρους μαζικής αποθήκευσης όπου ο χώρος είναι ασφαλής. Τα κατακόρυφα αρχεία παρέχονται σε δύο βασικά μεγέθη συρταριών για να φιλοξενήσουν τα τυπικά έγγραφα μεγέθους γραμματοσειράς και νομικού μεγέθους.
Συστήματα πλευρικής αρχειοθέτησης
Τα πλευρικά αρχεία προσφέρουν κάποια ξεχωριστά πλεονεκτήματα έναντι των κατακόρυφων αρχείων. Μπορούν να φιλοξενήσουν έγγραφα εγγράφων και νομικών. Οι πλευρικοί φάκελοι παρέχουν συνήθως το ένα τρίτο περισσότερο χώρο αρχειοθέτησης από ό, τι τα κάθετα συρτάρια αρχείων. Επειδή είναι διαθέσιμα σε ύψη γραφείων, εξυπηρετούν το διπλό σκοπό του αρχείου και του credenza. Και τα δύο συρτάρια είναι εύκολα προσβάσιμα καθισμένα. Όπου ο σταθμός εργασίας απαιτεί έτοιμη και επαναλαμβανόμενη διαθεσιμότητα ορισμένων αρχείων, το πλευρικό αρχείο είναι μια ιδανική λύση αρχειοθέτησης. Λόγω αυτής της λειτουργίας από μόνα τους είναι το προτιμώμενο σύστημα αρχειοθέτησης για στελέχη και επαγγελματίες.
Συμβουλές κατάθεσης
Επιλέγοντας αρχειοθήκες για την επιχείρησή σας, εξετάστε προσεκτικά τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν τα αρχεία και το προσωπικό. Εσωτερικοί αντιπρόσωποι πωλήσεων ή άτομα τεχνικής υποστήριξης που χρειάζονται γρήγορη πρόσβαση σε έγγραφα θα εξυπηρετηθούν καλύτερα με πλευρικά συστήματα αρχειοθέτησης. Είναι καλύτερο να συμβουλευτείτε τους επαγγελματίες αρχειοθέτησης προτού γίνει δέσμευση είτε για πλευρική είτε για κατακόρυφη κατάθεση. Οι μεγάλοι προμηθευτές εξοπλισμού γραφείου διαθέτουν εκπαιδευμένο προσωπικό για να προτείνουν τον πιο αποδοτικό τύπο αρχειοθέτησης για μια συγκεκριμένη επιχείρηση. Θα προσφέρουν σχέδια σχεδιασμού και διαρρύθμισης ως μέρος της διαδικασίας πώλησης.
Επιλογές προς εξέταση
Συμβουλευτείτε με πολλές εταιρείες παροχής υπηρεσιών γραφείου όταν εξετάζετε συστήματα αρχείων για να βεβαιωθείτε ότι έχετε τα περισσότερα χρήματα. Εξετάστε πιθανές εξοικονομήσεις αγοράζοντας χρησιμοποιημένα αντικείμενα από αντιπροσώπους ή σε πλειστηριασμούς. Εάν τα οικονομικά είναι σφιχτά, εξετάστε τη δυνατότητα μίσθωσης του απαιτούμενου εξοπλισμού αρχειοθέτησης.
