Η τεκμηρίωση των υπαλλήλων είναι σημαντική για διάφορους λόγους. Η τεκμηρίωση δικαιολογεί ενέργειες απασχόλησης, από την πρόσληψη και την επιλογή έως την παραίτηση, τη συνταξιοδότηση ή τον τερματισμό. Η κατάρτιση και η ανάπτυξη και η αποζημίωση και τα οφέλη αποτελούν μέρη της τεκμηρίωσης των εργαζομένων επίσης. Η διατήρηση ακριβούς και πλήρους τεκμηρίωσης υποστηρίζει τους στόχους των ανθρώπινων πόρων, όπως ο σχεδιασμός διαδοχής και η προώθηση από μέσα. Η τεκμηρίωση των εργαζομένων, όταν προετοιμάζεται προσεκτικά, εμπιστευτικά και σύμφωνα με τις πολιτικές της εταιρείας, είναι η ραχοκοκαλιά ενός τμήματος ανθρωπίνων πόρων.
Πρόσληψη και επιλογή
Ακόμη και αν η διαδικασία πρόσληψης και επιλογής σας ξεκινά με την ηλεκτρονική υποβολή αίτησης μέσω ενός αιτούντος συστήματος παρακολούθησης, η τεκμηρίωση εξακολουθεί να αποτελεί σημαντικό στοιχείο της διαδικασίας πρόσληψης. Στο ελάχιστο, η διαδικασία πρόσληψης περιλαμβάνει προκαταρκτικές προβολές τηλεφώνου, προσωπικές συνεντεύξεις και αξιολογήσεις από τους συνεντευξιαζόμενους. Η τεκμηρίωση είναι απαραίτητη για τη διαδικασία αυτή - η λήψη σημειώσεων κατά τη διάρκεια προσωπικών συνεντεύξεων είναι πρακτικά μια απαίτηση για να βοηθήσετε να κάνετε μια σωστή απόφαση πρόσληψης. Επιπλέον, αν θέλετε να μεταβείτε κατά τη διάρκεια των προσόντων ενός υποψηφίου σε άλλο διαχειριστή μίσθωσης, σας βοηθά να μοιραστείτε τις σημειώσεις συνέντευξης σας. Τα σημειώματα της συνέντευξης περιέχουν τις προσωπικές σας εκτιμήσεις και απόψεις. Ως εκ τούτου, εκτός εάν σημειώσεις από τη διαδικασία πρόσληψης και συνέντευξης περιέχουν βαθμολογίες δοκιμών ή επαναδιατυπώσουν ορισμένα στοιχεία σχετικά με το σετ δεξιοτήτων του υποψηφίου, αυτός ο τύπος τεκμηρίωσης δεν γίνεται συνήθως μέρος του αρχείου προσωπικού. Είναι σημαντικό ότι η τεκμηρίωση των εργαζομένων τεκμηριώνει επίσης την επιλεξιμότητα στην απασχόληση.
Εκπαίδευση και ανάπτυξη εργαζομένων
Η τεκμηρίωση της απόδοσης των εργαζομένων είναι σημαντική για τη διατήρηση της ικανοποίησης από την εργασία, της παραγωγικότητας και της δέσμευσης. Το σύστημα διαχείρισης απόδοσης περιλαμβάνει μια σειρά στοιχείων, όπως περιγραφές θέσεων εργασίας, ανεπίσημη ανατροφοδότηση, εκπαίδευση, πειθαρχική δράση και ετήσιες αξιολογήσεις απόδοσης. Όλα αυτά τα στοιχεία απαιτούν τεκμηρίωση για να διατηρηθεί το σύστημα διαχείρισης απόδοσης. Η έλλειψη τεκμηρίωσης είναι κοντά στην έλλειψη επικοινωνίας στον τομέα αυτό. Οι εργαζόμενοι εξαρτώνται από την ανατροφοδότηση για να εμπνεύσουν τα κίνητρα και να αυξήσουν το ηθικό των εργαζομένων. Χωρίς τεκμηρίωση, οι εργαζόμενοι δεν διαθέτουν τα απαραίτητα εργαλεία για να ανταποκριθούν στις προσδοκίες του εργοδότη
Αποζημίωση και προνόμια
Η τεκμηρίωση των εργαζομένων αποτελεί ουσιαστικό στοιχείο της δομής σας για αποζημιώσεις και παροχές. Χωρίς αυτό το είδος τεκμηρίωσης, είναι αδύνατο να εντοπιστούν οι μισθοί των εργαζομένων, οι αυξήσεις αξίας, οι πριμοδοτήσεις στο τέλος του έτους και οι υποχρεωτικές και εθελοντικές μειώσεις. Η τεκμηρίωση διατηρεί επίσης το καθεστώς των παροχών των εργαζομένων, όπως επιλογές περίθαλψης, εξαρτημένη φροντίδα και ευέλικτοι λογαριασμοί δαπανών. Το τμήμα μισθοδοσίας καταγράφει μεγάλο μέρος της τεκμηρίωσης των εργαζομένων σε αυτόν τον τομέα. Ωστόσο, ο υπεύθυνος προστασίας απορρήτου έχει αποκλειστική πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με την ιατρική, προκειμένου να διατηρηθεί ο εμπιστευτικός χαρακτήρας των πληροφοριών των εργαζομένων.
Η απασχόληση τελειώνει
Όταν τερματίζεται η θητεία ενός υπαλλήλου στην εταιρεία, η τεκμηρίωση είναι εξαιρετικά σημαντική. Ανεξάρτητα από τον λόγο, πρέπει να προετοιμάσετε και να καταθέσετε έγγραφα που τεκμηριώνουν αυτήν την ενέργεια απασχόλησης. Εάν τερματίσετε έναν υπάλληλο, η τεκμηρίωση θα δικαιολογήσει την απόφασή σας. Η απαλλαγή των υπαλλήλων από την κακή απόδοση, τις παραβιάσεις των πολιτικών ή την ακατάλληλη συμπεριφορά απαιτεί τεκμηρίωση για την υποστήριξη του ακούσιου τερματισμού. Σε περίπτωση που ο υπάλληλος αποφασίσει να υποβάλει καταγγελία για παράνομη απαλλαγή, η τεκμηρίωση μπορεί να προστατεύσει τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας σας εάν η καταγγελία κλιμακωθεί σε διαφορές. Εάν ένας εργαζόμενος συνταξιοδοτηθεί ή παραιτηθεί, η τεκμηρίωση είναι απαραίτητη για τη συνέχιση των παροχών υγείας και εισοδήματος.
