Τα τέσσερα στοιχεία επικοινωνίας είναι κωδικοποίηση, αποκωδικοποίηση, μέσο μετάδοσης και ανατροφοδότηση. Ο αποστολέας ενός μηνύματος προσωπικής ή επιχειρησιακής επικοινωνίας κωδικοποιεί και μεταδίδει μέσω ενός ή περισσοτέρων μέσων στον δέκτη, ο οποίος τον αποκωδικοποιεί και απαντά παρέχοντας ανατροφοδότηση. Στην επιχείρηση, οι αποτελεσματικές επικοινωνίες επιτυγχάνουν τις διαπραγματεύσεις, επιτρέπουν στα στελέχη να παρακινήσουν τους υπαλλήλους τους και βοηθούν τις εταιρείες να αλληλεπιδρούν με τους ενδιαφερόμενους. Η κακή επικοινωνία μπορεί να οδηγήσει σε χαμηλό ηθικό, χαμένη παραγωγικότητα και έλλειψη εμπιστοσύνης.
Κωδικοποίηση
Το πρώτο στοιχείο επικοινωνίας είναι η κωδικοποίηση, η οποία είναι η μετάφραση ιδεών και εννοιών σε σύμβολα και χειρονομίες. Ο αποστολέας ξεκινά αποφασίζοντας το προς μετάδοση μήνυμα. Οι καλές ιδέες συχνά χάνονται, αν η διαδικασία κωδικοποίησης είναι ακατάλληλη. Για παράδειγμα, οι συνομιλίες που αμαυρώθηκαν με άσχετα γεγονότα και περίπλοκη λογική θα μπορούσαν να καταστήσουν αδύνατο έναν σαφή και παραγωγικό διάλογο σχετικά με τα γεγονότα, σύμφωνα με τον καθηγητή Harvard Business School John P. Kotter και τον καθηγητή Lorne A. Whitehead του Πανεπιστημίου της Βρετανικής Κολομβίας. Οι παραπλανητικές επικοινωνιακές στρατηγικές, όπως ο φόβος που προκαλείται από το φόβο, μπορεί να προκαλέσουν ανησυχία για τους φανταστικούς κινδύνους που μπορεί επίσης να στρέψουν τους ανθρώπους ενάντια σε μια καλή ιδέα. Ο επιχειρηματίας Theodore Kinni έγραψε στην Εργασιακή Γνώση του Harvard Business School ότι η δύναμη της επικοινωνίας μπορεί να μεγιστοποιηθεί με την ερμηνεία των πραγματικών περιστατικών και όχι απλώς με την απαγγελία τους και με τη χρήση συναισθημάτων και συμβόλων για την ενίσχυση των μηνυμάτων και την άμεση σύνδεση με τους υπαλλήλους.
Μεσαίο
Το κωδικοποιημένο μήνυμα μεταδίδεται μέσω μέσου ή καναλιού. Οι δύο βασικές κατηγορίες επιχειρηματικών καναλιών είναι προφορικές και γραπτές. Οι προφορικές επικοινωνίες μπορούν να πραγματοποιηθούν μέσω τηλεφώνου ή μέσω τεχνολογιών που βασίζονται στο Internet, όπως εικονική τηλεδιάσκεψη και webcasts. Η γραπτή επικοινωνία περιλαμβάνει εκθέσεις και σημειώματα σχετικά με τα παραδοσιακά μέσα χαρτιού ή τα ηλεκτρονικά μέσα. Τα προφορικά κανάλια είναι ταχύτερα επειδή ο αποστολέας και ο δέκτης μπορούν να χρησιμοποιήσουν λεκτικά και μη λεκτικά στίγματα για να μεταδώσουν μηνύματα και να δώσουν απαντήσεις σχεδόν στιγμιαία. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τα στελέχη ταξιδεύουν σε όλο τον κόσμο για να συνάψουν επιχειρηματικές συμφωνίες επειδή η καθιέρωση προσωπικής επαφής και εμπιστοσύνης μπορεί να είναι δύσκολη χρησιμοποιώντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εικονικές συναντήσεις.
Αποκρυπτογράφηση
Η αποκωδικοποίηση είναι η εργασία του παραλήπτη του μηνύματος. Περιλαμβάνει την ερμηνεία των λεκτικών και μη λεκτικών μηνυμάτων που μεταδίδει ο αποστολέας. Για επιτυχημένη επιχειρηματική επικοινωνία, οι διαδικασίες κωδικοποίησης και αποκωδικοποίησης πρέπει να είναι συγχρονισμένες. Αυτό απαιτεί εμπιστοσύνη μεταξύ του δέκτη και του αποστολέα. Οι πολιτισμικές διαφορές παίζουν συχνά ρόλο στην οικοδόμηση αυτής της εμπιστοσύνης, ιδιαίτερα στην ερμηνεία των μη λεκτικών επικοινωνιών. Για παράδειγμα, η ένδειξη με το δάχτυλο είναι αποδεκτή στη Βόρεια Αμερική αλλά θεωρείται αγενής σε πολλά μέρη της Ασίας.
Ανατροφοδότηση
Η ανατροφοδότηση είναι το τελευταίο βήμα της διαδικασίας επικοινωνίας στο οποίο ο δέκτης ανταποκρίνεται στο μήνυμα του αποστολέα. Αυτό το σήμα μπορεί να είναι λεκτικό - για παράδειγμα, "Ναι, νομίζω ότι είναι μια εξαιρετική ιδέα" - ή μη λεκτική, όπως ένα στεναγμό ή μια μακρά παύση για να δείξει τη διαφωνία. Η ανατροφοδότηση επιτρέπει στον αποστολέα να αναλάβει διορθωτική ενέργεια αναμεταδίδοντας ή αναδιαμορφώνοντας ένα μήνυμα που έχει παρανοηθεί. Ωστόσο, η ανατροφοδότηση πρέπει να παρέχεται γρήγορα, επειδή οι καθυστερήσεις μπορούν να εξοντώσουν επιχειρηματικές ιδέες και να οδηγήσουν σε χαμένες επιχειρηματικές ευκαιρίες.
