Ορισμένες βιομηχανίες χρεώνουν την ώρα. Ο συνηθέστερος είναι ο νομικός κλάδος που είναι διάσημος για την υπερβολική χρήση της χρεωστικής ώρας. Ωστόσο, οι χρεωστικές ώρες χρησιμοποιούνται επίσης ευρέως σε όλο τον τομέα των υπηρεσιών για να χρεώσουν τους πελάτες για τις παρεχόμενες υπηρεσίες. Ο χρεωστικός χρόνος πρέπει να έχει δαπανηθεί για ένα συγκεκριμένο ζήτημα πελάτη. Ο χρόνος που δαπανάται για γενικά διοικητικά καθήκοντα, όπως η μισθοδοσία ή το μάρκετινγκ επιχειρήσεων, δεν θεωρείται χρεωστικός χρόνος.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Μέσο χρονομέτρησης
-
Καταγραφή εγγραφών χρόνου
Δημιουργήστε ένα κενό ημερολόγιο χρόνου για να καταχωρίσετε καταχωρήσεις και περιγραφές χρόνου για το χρόνο που δαπανάται σε συγκεκριμένα ζητήματα πελατών. Το αρχείο καταγραφής χρόνου σας θα μπορούσε να είναι τόσο απλό όσο ένα φύλλο χαρτιού με κατηγορίες για όνομα πελάτη, θέμα πελάτη, ημερομηνία και χρόνο που δαπανάται. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να έχετε είτε χαρτί είτε ηλεκτρονικά αρχεία (ή και τα δύο) για κάθε πελάτη που διατηρεί τις υπηρεσίες σας. Διατηρήστε ένα αντίγραφο του αρχείου καταγραφής χρόνου στο φυσικό ή ηλεκτρονικό αρχείο του πελάτη.
Πριν ξεκινήσετε να εργάζεστε σε ένα ζήτημα πελάτη, λάβετε υπόψη την ακριβή ώρα που ξεκινήσατε και γράψτε την στο ημερολόγιό σας. Οποιοσδήποτε τύπος ρολογιού, ρολογιού ή συσκευής χρονομέτρησης θα λειτουργεί, αρκεί να είναι ακριβής και σε καλή λειτουργική κατάσταση. Ομοίως, όταν σταματάτε να εργάζεστε σε ένα ζήτημα πελάτη, σημειώστε την ώρα που σταματήσατε να εργάζεστε στο αρχείο καταγραφής του πελάτη σας.
Καθορίστε πόσο συχνά θα πραγματοποιείτε λογιστική των χρεωστικών ωρών. Ορισμένες επιχειρήσεις εκτελούν εβδομαδιαία λογιστική, ενώ άλλες εκτελούν μηνιαία βάση. Η λογιστική περίοδος συνήθως αντιστοιχεί στη συχνότητα με την οποία αποστέλλονται τα τιμολόγια στους πελάτες.
Όταν έχει έρθει η ώρα να υπολογίσετε τη χρεωστική σας έξοδο χρόνου για μια συνηθισμένη λογιστική, ανατρέξτε στο αρχείο καταγραφής κάθε πελάτη. Ο χρεωστικός χρόνος συνήθως στρογγυλοποιείται στο πλησιέστερο 1/10 μιας ώρας ή έξι λεπτών. Γύρω από κάθε είσοδο ανάλογα. Για παράδειγμα, εάν περάσατε τέσσερα λεπτά σε μια τηλεφωνική κλήση με το Client X, θα χρεώσατε πραγματικά έξι λεπτά.
Συνοψίστε τις στρογγυλοποιημένες εκτιμήσεις σας για κάθε πελάτη. Διατηρήστε ξεχωριστή εγγραφή όλων των αθροισμάτων είτε σε αρχείο χρέωσης χαρτιού είτε σε πρόγραμμα λογισμικού λογιστικής. Αυτό θα απλοποιήσει τη διαδικασία χρέωσης όταν έρχεται χρόνος για την αποστολή τιμολογίων πελατών.
Πολλαπλασιάστε τον συνολικό αριθμό χρεωστικών ωρών για κάθε πελάτη με το χρεώσιμο επιτόκιο. Για παράδειγμα, εάν το χρεωστικό σας επιτόκιο είναι 100 $ ανά ώρα και έχετε συσσωρεύσει 10 χρεωστικές ώρες για τον Πελάτη X αυτήν την εβδομάδα, θα στείλετε ένα τιμολόγιο στο Client X για $ 1.000.
