Εάν προτείνετε λύση σε ένα μακροχρόνιο πρόβλημα, οι διευθυντές σας θα σας ζητήσουν να υποβάλετε επίσημη πρόταση. Αν και το μήκος ποικίλλει ανάλογα με τις πληροφορίες που πρέπει να καλύψετε, οι περισσότερες επίσημες προτάσεις συνίστανται σε ορισμένα βασικά στοιχεία παρόμοια με εκείνα των επίσημων εκθέσεων. Αυτά περιλαμβάνουν γενικά το prefatory, το σώμα και τα συμπληρωματικά μέρη. Όπως δείχνει το όνομα, το προκαταρκτικό μέρος της πρότασης εισάγει τον αναγνώστη στην έννοια.
Λεπτομέρειες τίτλου
Η μύγα τίτλου είναι η πρώτη σελίδα της πρότασης που τοποθετείται αμέσως μετά το εξώφυλλο που δεν φέρει τίποτα άλλο από τον τίτλο. Ακολουθεί η σελίδα τίτλου, η οποία εκτός από τον τίτλο φέρει τα ονόματα του συγγραφέα και του ατόμου που εξουσιοδότησε τον συγγραφέα να υποβάλει την πρόταση μαζί με τον ορισμό, την επίσημη διεύθυνσή του και τα στοιχεία επικοινωνίας. Αυτή η σελίδα πρέπει επίσης να φέρει την ημερομηνία υποβολής της πρότασης.
Επιστολές
Οι γραπτώς εξουσιοδοτημένες προτάσεις θα πρέπει να περιέχουν το γράμμα εξουσιοδότησης αμέσως μετά τη σελίδα τίτλου. Ακολούθησε η επιστολή διαβίβασης ή συνοδευτικής επιστολής που συντάχθηκε από το πρόσωπο που συνέταξε την πρόταση. Το συνοδευτικό έγγραφο πρέπει να απευθύνεται στον αποδέκτη και να προσδιορίζει την πρόταση με τον τίτλο του. Αυτή η επίσημη επιστολή παρέχει γενικά πληροφορίες σχετικά με το σκοπό του εγγράφου, χωρίς να βρεθούν λεπτομέρειες για το τι καλύπτει ή για τα συμπεράσματα στα οποία έφτασε ο συγγραφέας. Ο συγγραφέας μπορεί να χρησιμοποιήσει την συνοδευτική επιστολή για να αναγνωρίσει τη βοήθεια που έλαβε κατά την προετοιμασία της πρότασης.
Πίνακας περιεχομένων
Ο πίνακας περιεχομένων παρέχει μια περίληψη της δομής της πρότασης. Περιέχει μια πλήρη λίστα των επικεφαλίδων μέσα στο έγγραφο, μαζί με τον αντίστοιχο αριθμό σελίδας δίπλα σε κάθε ένα. Είναι ζωτικής σημασίας να ευθυγραμμιστούν αυτές οι επικεφαλίδες με επαρκή κενά και ηγέτες για να δώσουν μια σαφή απεικόνιση των πληροφοριών. Εάν η πρόταση περιέχει σημαντικό αριθμό αριθμών, πινάκων, γραφημάτων ή άλλων οπτικών βοηθημάτων, θα πρέπει να αναγράφονται σε ξεχωριστή σελίδα ως "Λίστα εικονογραφήσεων" αμέσως μετά τον πίνακα περιεχομένων.
Περίληψη των κυριότερων σημείων
Αυτό το τμήμα περιέχει συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τα περιεχόμενα που περιλαμβάνονται στην πρόταση. Σύμφωνα με το περίγραμμα που περιέχεται στον πίνακα περιεχομένων, η συνοπτική παρουσίαση εισάγει το θέμα, δίνει τα σχετικά στοιχεία και συνοψίζει τα συμπεράσματα και τις συστάσεις του προσώπου που υποβάλλει την πρόταση. Σκοπός αυτής της περίληψης είναι να παράσχει μια άποψη του πουλιού στο θέμα για γρήγορη εξέταση από πολυάσχολα στελέχη. Παρόλο που αυτό εμφανίζεται πριν από το κύριο μέρος της πρότασης, είναι ευκολότερο να συντάξουμε το τελευταίο αυτό τμήμα, αφού συγκεντρώσουμε ολόκληρο το έγγραφο.
