Οι εργοδότες και οι εργαζόμενοι συνάπτουν σύμβαση κάθε φορά που κάποιος είναι μισθωμένος. Ο εργαζόμενος συμφωνεί να εκτελεί μια υπηρεσία όπως αναφέρεται στην περιγραφή θέσεων εργασίας και ο εργοδότης συμφωνεί να παράσχει αποζημίωση με τη μορφή πληρωμής. Πολλοί εργαζόμενοι πληρώνονται από την ώρα, πράγμα που σημαίνει ότι οι εργοδότες πρέπει να παρέχουν κάποια μέσα για την καταγραφή της συμμετοχής. Τα χρονικά ρολόγια περιλαμβάνουν συστήματα υπολογιστών με πληκτρολόγια, συσκευές ταλάντωσης καρτών και παλιομοδίτικες μηχανές σφράγισης, αλλά όλες εξυπηρετούν τον ίδιο γενικό σκοπό.
Υποχρεωτική χρήση
Ένα χρονικό ρολόι εξυπηρετεί μόνο το σκοπό του, όταν κάθε εργαζόμενος που κερδίζει ωρομίσθιο το χρησιμοποιεί για κάθε βάρδια. Οι ασυνέπειες στη χρήση έχουν ως αποτέλεσμα ένα πολύπλοκο σύστημα καρτών χρόνου ή εκτυπώσεων ωρολογίου, φύλλα χρόνου που συμπληρώνονται χειροκίνητα και άλλες άτυπες εγγραφές που υποδεικνύουν ποιος εργάστηκε και για πόσο καιρό. Οι εργοδότες θα πρέπει να αλλάζουν μόνο τις πληροφορίες του ωρολογίου μόνο σε περιορισμένες περιπτώσεις. όταν ο εργαζόμενος είναι εγκατεστημένος στην επιχείρηση, μπορεί να θεωρηθεί υπεύθυνος για καιρό ότι δεν έχει τεκμηριώσει και δεν μπορεί να λάβει πλήρη αμοιβή για εκείνη την ώρα.
Στρογγύλεμα
Τα κρατικά τμήματα εργασίας περιγράφουν τους κανόνες για τους εργοδότες που στρογγυλεύουν τον χρόνο που καταγράφουν οι εργαζόμενοι για να υπολογίσουν την πληρωμή. Για παράδειγμα, στους φόρους, ένας νόμος γνωστός ως ο κανόνας de minimis επιτρέπει στους εργοδότες να αγνοούν «ασήμαντες ή ασήμαντες χρονικές περιόδους πέραν των προγραμματισμένων ωρών εργασίας». Ο ίδιος νόμος, ωστόσο, αναφέρει ότι ο χρόνος που αγνοήθηκε δεν μπορεί να ανέρχεται σε περισσότερα από μερικά δευτερόλεπτα ή λεπτά. Εκτός από αυτές τις διατάξεις, οι εργοδότες υποχρεούνται από το νόμο να πληρώνουν τους υπαλλήλους σύμφωνα με τις ώρες που καταγράφονται σε ωρολογιακή ώρα.
Επιχειρηματικές πολιτικές
Κάθε επιχείρηση είναι υπεύθυνη για την ενημέρωση των υπαλλήλων της σχετικά με την ορθή χρήση του ρολογιού και τις πολιτικές. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι δεν επιτρέπετε στους εργαζόμενους να χτυπήσουν περισσότερο από πέντε λεπτά πριν από μια προγραμματισμένη αλλαγή. Οποιαδήποτε μορφή παραβίασης του ωρολογίου ή σφυρηλάτηση πλαστών καρτών χρόνου χαρακτηρίζεται ως κλοπή και μπορεί να οδηγήσει σε ποινική δίωξη. Οι εργαζόμενοι που χτυπούν την κάρτα κάποιου άλλου ή εισάγουν κώδικα χρόνου ενός συναδέλφου υπόκεινται σε απόλυση ή άλλη πειθαρχική ενέργεια.
Αντιμετώπιση προβλημάτων
Ακόμη και το πιο αξιόπιστο χρονικό ρολόι μπορεί να καταρρεύσει ή να μην καταφέρει να καταγράψει κατάλληλα τις ώρες λόγω μιας αλλαγής χρόνου, διακοπής ρεύματος ή μηχανικής βλάβης. Για την αντιμετώπιση των προβλημάτων χρονικού ρολογιού, οι εργοδότες πρέπει να έχουν στη διάθεσή τους ένα εφεδρικό σύστημα. Κάθε υπάλληλος θα πρέπει να γνωρίζει τι πρέπει να κάνει αν υπάρχει χρονική αποτυχία, εάν συμπληρώνει χειροκίνητα ένα φύλλο χρόνου ή μιλάει σε έναν επόπτη στην αρχή και στο τέλος κάθε βάρδιας για να καταγράψει τη συμμετοχή.
