Μια συνοπτική παρουσίαση μπορεί να συνοδεύει κάθε τύπο έκθεσης - είναι απλώς μια ενοποίηση των σημαντικών στοιχείων αν το κοινό σας δεν θέλει να διαβάσει ολόκληρη την ίδια την έκθεση. Οι διαφορές είναι στις λεπτότερες λεπτομέρειες. Πρέπει να ρυθμίσετε την τυπική μορφή για να προσαρμόσετε το θέμα και το κοινό σας. Εάν το ακροατήριό σας είναι στρατιωτικό, η στρατηγική ομάδα μάρκετινγκ προειδοποιεί ότι μόνο το Ναυτικό παράγει περισσότερα από 500 εκατομμύρια σελίδες τεκμηρίωσης ετησίως. Λαμβάνοντας αυτό υπόψη θα πρέπει να ανησυχείτε πρωτίστως γιατί το προσωπικό μπορεί να μην έχει πολύ χρόνο να δαπανήσει στις σελίδες σας.
Οργανώστε τις πληροφορίες σας
Η πρώτη πρόκλησή σας είναι να οργανώσετε τις πληροφορίες στην αναφορά σας, ώστε να μπορείτε να ενσωματώσετε τα πιο σημαντικά μέρη σε ένα πολύ μικρότερο έγγραφο - την περίληψή σας. Μεταβείτε στην πλήρη αναφορά και αφαιρέστε τις πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε στην περίληψή σας. Η σειρά παρουσίασης πρέπει να είναι παρόμοια με τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζονται οι πληροφορίες στην ίδια την έκθεση. Συμπεριλάβετε επικεφαλίδες στην περίληψή σας που ταιριάζουν ή μπορούν εύκολα να συνδεθούν με τις ενότητες στην αναφορά σας. Αν η αναφορά σας δεν προσφέρεται σε επικεφαλίδες, μπορείτε να κάνετε σημειώσεις στην περίληψή σας όταν την γράφετε, καθοδηγώντας τον αναγνώστη σας σε εκεί όπου στη μεγαλύτερη αναφορά μπορεί να βρει πιο εμπεριστατωμένες πληροφορίες. Δεν θέλετε να συμπεριλάβετε συγκεκριμένα δεδομένα στην περίληψη σας, αλλά ο αναγνώστης σας θα πρέπει να μπορεί να το βρει αν θέλει να μάθει περισσότερα.
Γράφοντας τη σύνοψη
Σκοπός της περίληψης είναι να εξηγήσετε όσο το δυνατόν πιο γρήγορα όλες τις θεμελιώδεις πληροφορίες που χρειάζεται ο αναγνώστης σας για να λάβει μια απόφαση σχετικά με το θέμα στο οποίο απευθύνεστε. Δομήστε τη σύνοψη, ώστε οι πιο σημαντικές πληροφορίες να εμφανίζονται στην αρχή. Αυτό πρέπει να περιλαμβάνει την αναφορά του σκοπού και του πεδίου εφαρμογής της έκθεσής σας και ενδεχομένως και του συμπεράσματός σας. Ίσως να μην θέλετε να αφήσετε το στρατιωτικό σας κοινό να μαντέψει μέχρι την τελευταία παράγραφο της περίληψής σας. Ανάλογα με το περιεχόμενο της έκθεσης, μπορείτε στη συνέχεια να ακολουθήσετε τις διαδικασίες που πρέπει να εφαρμοστούν, την έρευνα που έχετε κάνει, την ανάλυση, τις επιλογές και την τελική σας απόφαση. Διατηρήστε τις παραγράφους σας σύντομες, όχι περισσότερες από επτά ή οκτώ προτάσεις και αφιερώστε το καθένα σε μια ενότητα της αναφοράς σας. Μείνετε σε τρεις σελίδες εκτός αν συνοψίζετε μια τεχνική αναφορά. Σε αυτήν την περίπτωση, η περίληψή σας μπορεί να είναι έως και 10 τοις εκατό των σελίδων της αναφοράς σας, αλλά εάν είναι τόσο μακρά, είναι αποδεκτό να συντάξετε δύο ξεχωριστές περιλήψεις. Όσο περισσότερο μπορείτε να αντιμετωπίσετε τα τεχνικά ζητήματα και μια συνοπτική 3-σελίδα σύνοψη μπορεί να σας δώσει μια γενική εικόνα της έκθεσης. Μην μετακινείτε εμπρός και πίσω μεταξύ του παρελθόντος, του παρόντος και του μελλοντικού τεταμένου - αυτό επιβραδύνει την αναγνωσιμότητα.
Αντιμετώπιση στρατιωτικού κοινού
Η Ομάδα Στρατηγικού Μάρκετινγκ συμβουλεύει ότι το πρότυπο στυλ γραφής του Στρατού απαιτεί ένα σαφές μήνυμα που προωθεί την ταχεία ανάγνωση. Εάν η έκθεσή σας περιλαμβάνει την πραγματοποίηση ενός βήματος σε οποιονδήποτε σε οποιοδήποτε κλάδο των ενόπλων δυνάμεων, κρατήστε τις προτάσεις της περίληψης σας περιληπτικές και μέχρι στιγμής. Αποφύγετε να δηλώσετε τις απόψεις σας όπως "νομίζω ότι αυτό θα λειτουργήσει επειδή το Χ ισούται με το Ζ". Μπορείτε να αφήσετε έξι λέξεις απλά δηλώνοντας, "Χ ισοδυναμεί με Ζ", να διατυπώσετε τα πιο σημαντικά γεγονότα και να τα συσχετίσετε με τα αναμενόμενα αποτελέσματα.
Λήψη Προφυλάξεων
Εξετάστε το αναγνωστικό κοινό σας αν συζητάτε για στρατιωτικά θέματα. Εάν είστε μέλος των ενόπλων δυνάμεων και γράφετε σε μια μη στρατιωτική οντότητα, βεβαιωθείτε ότι δεν συμπεριλαμβάνετε πληροφορίες εμπιστευτικές ή που παραβιάζουν την ασφάλεια. Εάν γράφετε την αναφορά και την περίληψή σας στον ανώτερο υπάλληλό σας, και οι δύο μπορεί να περάσουν από άλλα χέρια πριν φτάσουν στο γραφείο του, οπότε βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι είναι διατεθειμένοι να διαβάσουν αυτό που γράψατε.
