Το έντυπο W-2 αποτελεί βασικό φορολογικό έγγραφο για τους υπαλλήλους. Τα W-2 καταγράφουν τους μισθούς και άλλες αποζημιώσεις των εργαζομένων, τις κρατήσεις φόρου μισθωτών υπηρεσιών και άλλες πληροφορίες παρακράτησης που πρέπει να αναφέρονται στις φορολογικές δηλώσεις. Η Υπηρεσία Εσωτερικών Φόρων λέει ότι οι εργαζόμενοι πρέπει να λάβουν τα έντυπα W-2 το αργότερο στις 31 Ιανουαρίου, ώστε να έχουν αρκετό χρόνο για να ετοιμάσουν τις φορολογικές δηλώσεις τους.
W-2 Προθεσμία Διανομής
Η προθεσμία για τους εργοδότες να διανέμουν τα έντυπα W-2 είναι η 31η Ιανουαρίου - αν και η IRS λέει ότι οι εργαζόμενοι θα πρέπει να τους παραλάβουν μέχρι εκείνη την ημερομηνία. Το IRS μπορεί να επιβάλει στους εργοδότες πρόστιμο για κάθε καθυστερημένο W-2, με το ποσό να εξαρτάται από το πόσο αργά διανέμονται τα W-2, το μέγεθος της επιχείρησης και αν η παραβίαση είναι σκόπιμη ή ακούσια. Ένας εργοδότης μπορεί να ζητήσει επέκταση γράφοντας μια επιστολή στο IRS, εξηγώντας γιατί δεν μπορεί να διανείμει τα W-2s εντός της προθεσμίας. Οι αιτήσεις επέκτασης πρέπει να αποστέλλονται ταχυδρομικώς στο κατάστημα IRS Information Returns στο Kearneysville, WV. Σημειώστε την επιστολή στην προσοχή του συντονιστή της επέκτασης του χρόνου. Η αίτηση παράτασης πρέπει να αποσταλεί έως τις 31 Ιανουαρίου.
Ηλεκτρονική διανομή W-2
Παραδοσιακά, τα έντυπα W-2 αποστέλλονται μέσω ταχυδρομείου. Οι εργοδότες μπορούν επίσης να τις στείλουν ηλεκτρονικά, με την προϋπόθεση ότι ο εργαζόμενος θα συναινεί και θα πάρει το W-2 μέχρι το τέλος Ιανουαρίου. Οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται ηλεκτρονικά για τις απαιτήσεις υλικού και λογισμικού για τη λήψη εντύπων W-2. Επιπλέον, οι εργοδότες πρέπει να ενημερώνουν τους υπαλλήλους για το πώς να ανακαλέσουν τη συγκατάθεσή τους, εάν το επιθυμούν. Οι εργαζόμενοι που δεν επιλέγουν να λαμβάνουν ηλεκτρονικά W-2 συνεχίζουν να λαμβάνουν έντυπα.
