Ας υποθέσουμε ότι είστε διευθυντής σε μια εταιρεία και εποπτεύετε αρκετούς υπαλλήλους. Θέλετε οι εργαζόμενοι να κατανοούν τα καθήκοντά τους, διότι πρέπει να αξιολογείτε την απόδοση της εργασίας τους ετησίως. Αποφασίζετε ότι θα τους βοηθούσε αν μπορούσαν να δουν τις ευθύνες εργασίας σε ένα διάγραμμα ροής. Συχνά είναι ευκολότερο να κατανοήσετε μια διαδικασία εάν μπορεί να δει σε μια εικόνα ή ένα διάγραμμα, καθώς και μια αφήγηση.
Αποκτήστε το λογισμικό ροής ή εάν προτιμάτε να το κάνετε με το χέρι, αποκτήστε ένα πρότυπο διάγραμμα ροής με όλα τα σύμβολα του πίνακα ροής. Μελετήστε τα σύμβολα για να καταλάβετε τι ακριβώς αντιπροσωπεύουν, ώστε να τα χρησιμοποιήσετε σωστά κατά τη δημιουργία του ροχάρου. Αφού κατανοήσετε τα σύμβολα του πίνακα ροής, δημιουργώντας διαγράμματα ροής θα είναι εύκολο.
Γράψτε κατά χρονολογική σειρά τα βήματα κάθε εργασίας για κάθε άτομο που εποπτεύετε σε ξεχωριστά φύλλα χαρτιού. Έχετε σε κάθε υπάλληλο να εξετάσει τα βήματα που έχετε ορίσει και να σας ενημερώσει για τυχόν βήματα που ενδεχομένως έχετε χάσει, ώστε να μπορείτε να τα προσθέσετε στη λίστα και να τα συμπεριλάβετε στο διάγραμμα ροής.
Χρησιμοποιώντας το λογισμικό διάγραμμα ροής ή το πρότυπο δημιουργήστε ένα διάγραμμα ροής για κάθε εργασία που εποπτεύετε. Ενσωματώστε κάθε βήμα στο διάγραμμα ροής για κάθε εργασία που περιγράψατε στο δεύτερο βήμα. Απλώς σύρετε το αντίστοιχο σύμβολο για κάθε βήμα της εργασίας με τη σωστή σειρά και στη σωστή περιοχή όπου εκτελείται το βήμα.
Δώστε το πρώτο σχέδιο του πίνακα ροής στον υπάλληλο που εκπληρώνει τα καθήκοντα αυτά και ζητήστε τα σχόλια του σχετικά με το διάγραμμα ροής. Καθορίστε τα τυχόν βήματα που ενδεχομένως έχετε χάσει ή τα οποία μπορεί να έχετε σε λάθος ακολουθία.
Επαναλάβετε τα διαγράμματα ροής δεδομένων λαμβάνοντας υπόψη τις παρατηρήσεις, εφαρμόζοντας οποιεσδήποτε αλλαγές στο διάγραμμα ροής που κρίνονται απαραίτητες. Εάν δεν συμφωνείτε με τον υπάλληλο σε οποιαδήποτε σχόλια ή αλλαγές στο διάγραμμα ροής, συζητήστε το με τον υπάλληλο και εξηγήστε γιατί δεν συμφωνείτε και του δώστε την ευκαιρία να απαντήσετε. Μπορεί να ξέρουν κάτι που δεν έχετε ή έχετε μια διορατικότητα ή μια προοπτική για την εργασία που δεν έχετε και μόλις καταλάβετε την άποψή του / της μπορείτε να συμφωνήσετε με την αλλαγή τους.
Δώστε στους εργαζομένους αντίγραφο του ολοκληρωμένου διαγράμματος ροής για τη δουλειά τους. Επίσης, για εκείνες τις εργασίες που αποτελούν μέρος μιας διαδικασίας, ίσως θέλετε να μοιραστείτε τα υπόλοιπα διαγράμματα ροής με όλους τους εργαζόμενους που συμμετέχουν σε αυτή τη διαδικασία, ώστε να καταλάβουν ολόκληρη τη διαδικασία. Αυτό θα διευκολύνει τη σταδιακή κατάρτιση και θα επιτρέψει στους εργαζόμενους να γνωρίζουν ότι αποτελούν μέρος μιας ευρύτερης διαδικασίας κρίσιμης για την επιχείρηση.
Τοποθετήστε ένα αντίγραφο των διαγραμμάτων ροής σε ένα βιβλιαράκι για μελλοντικούς λόγους αναφοράς και κατάρτισης.
