Μια τυποποιημένη διαδικασία λειτουργίας είναι ένα γραπτό έγγραφο που περιγράφει συγκεκριμένες ενέργειες που πρέπει να γίνουν για να ολοκληρωθεί μια επαναλαμβανόμενη εργασία ή διαδικασία. Τα SOPs δεν ακολουθούν καθόλου περίγραμμα ή πρότυπο, καθώς διαφέρουν ανάλογα με την οργάνωση και τη χρήση. Για παράδειγμα, μια SOP για τις παραγωγικές δραστηριότητες σε μια μονάδα παραγωγής θα διαφέρει σημαντικά από εκείνη που έχει καθοριστεί για την κατάρτιση του προσωπικού πωλήσεων σε ένα λιανικό περιβάλλον.
Στόχοι
Οι επιχειρήσεις μπορούν να εκτελούν SOP για να μειώσουν τα απόβλητα και να αυξήσουν τα κέρδη. Μια μη κερδοσκοπική εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα SOP για καλύτερη εξυπηρέτηση της κοινότητας. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν SOP για να διασφαλίσουν την τήρηση κυβερνητικών κανονισμών ή για να βελτιώσουν την ασφάλεια στο χώρο εργασίας. Αν και οι λόγοι για την επίτευξη βελτίωσης μπορεί να διαφέρουν κάπως, ανεξάρτητα από το περιβάλλον στο οποίο χρησιμοποιείται μια SOP, ο κύριος σκοπός είναι να βελτιωθεί η απόδοση με κάποια ικανότητα.
Ο David Grusenmeyer, ανώτερος συνεργάτης επέκτασης στο Πανεπιστήμιο Cornell, καλεί τις παραλλαγές σε ένα λειτουργικό σύστημα τον "εχθρό" της ποιότητας και της αποτελεσματικότητας. Έτσι, μπορεί να χρησιμοποιηθεί μια τυποποιημένη διαδικασία λειτουργίας για την εξορθολογισμό των λειτουργιών, δημιουργώντας ένα αμετάβλητο σύνολο βημάτων για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε SOPs;
Οργανισμοί από το στρατό των Η.Π.Α. σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς σε μεγάλες εταιρείες χρησιμοποιούν SOP για:
- Βελτιώστε την αποτελεσματικότητα.
- Αυξήστε την ποιότητα.
- Εξασφαλίστε ασφάλεια.
Ειδικά SOP μπορούν να συνταχθούν για γραμμές παραγωγής, εκκαθάριση χώρου εργασίας, κατάρτιση εργαζομένων, διαδικασία μισθοδοσίας και αξιολογήσεις επιδόσεων των εργαζομένων, μεταξύ άλλων καθηκόντων.
Προπαρασκευαστικές εργασίες για τη δημιουργία SOPs
Για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη SOP, ο Grusenmeyer προτείνει μερικά βήματα:
- Αναζητήστε περιοχές στην επιχείρησή σας όπου θα ήταν επωφελείς οι τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας.
- Από τα ευρήματά σας, επισημάνετε μία ή δύο περιοχές όπου η επιτυχία είναι πιο πιθανή και τα κέρδη θα επηρεαστούν περισσότερο.
- Για τους τομείς εστίασής σας, προχωρήστε στα βήματα που απαιτούνται για την ολοκλήρωση κάθε λειτουργίας και κατατάξτε τα ανάλογα με τη σημασία.
- Τέλος, συγκεντρώστε μια ομάδα διαχειριστών και υπαλλήλων με τις περισσότερες γνώσεις σχετικά με τη διαδικασία και συντονίστε με την ομάδα να δημιουργήσετε τις SOP.
Γράφοντας το SOP
Ονομάστε το SOP και περιγράψτε ποιες εργασίες περιλαμβάνονται. Στην περιγραφή, δώστε λεπτομέρειες σχετικά με:
- Ποιος θα κάνει την εργασία.
- Ποια υλικά και εξοπλισμός χρειάζονται.
- Ποιο θα είναι το τελικό αποτέλεσμα.
Δώστε συγκεκριμένες λεπτομέρειες βήμα προς βήμα για το πώς να ολοκληρώσετε την εργασία, μέχρι το σημείο όπου ένας υπάλληλος χωρίς επίβλεψη θα μπορούσε να εκτελέσει σωστά την εργασία ακολουθώντας τον οδηγό. Εκπαιδεύστε όλους τους υπαλλήλους που θα εργάζονται με κάποια ιδιότητα στο έργο για τις λεπτομέρειες της SOP και θα παρακολουθούν και θα αξιολογούν με συνέπεια τη SOP.
Συμβουλές
-
Εάν η οργάνωση ή η επιχείρησή σας πρόκειται να διεξαγάγουν μια επιχείρηση ή μια διαδικασία μία φορά, όπως για ένα ειδικό σχέδιο, μια SOP θα ήταν άσχετη. Ωστόσο, όταν οι επαναλαμβανόμενες διαδικασίες αποτελούν μέρος της επιχειρηματικής δραστηριότητας, η δημιουργία μιας SOP είναι μια καλή διαχείριση των επιχειρήσεων.
