Ένα σημείωμα - σύντομο για μνημόνιο - είναι μια γραπτή ανακοίνωση που καταγράφει πληροφορίες που πρέπει να μοιραστούν με μια ομάδα ανθρώπων σε επαγγελματικό περιβάλλον. Αν και τα σημειώματα μπορούν να μορφοποιηθούν σε μια ποικιλία προτύπων, είναι σημαντικό να συμπεριληφθούν τα σημαντικά μέρη ενός σημειώματος ώστε το σημείωμα σας να χρησιμεύσει ως αποτελεσματικό εργαλείο επικοινωνίας.
Επικεφαλίδα
Ένα σημείωμα πρέπει να έχει μια επικεφαλίδα που καθορίζει τον αποστολέα, τον παραλήπτη, την ημερομηνία και το θέμα. Όταν συμπεριλάβετε το όνομα ενός ατόμου στο σημείωμα, γράψτε τον τίτλο εργασίας του μετά από αυτό. Συμπεριλάβετε τον δικό σας τίτλο εργασίας μετά το όνομά σας στο πεδίο "Από". Η επικεφαλίδα πηγαίνει στην κορυφή του σημειώματος, που προηγείται του κειμένου. Αν το σημείωμα είναι επείγον, μπορεί να είναι συνήθης πρακτική στο γραφείο σας να γράψετε τη λέξη "Επείγον" στην κορυφή της επικεφαλίδας.
Η επισκόπηση, η οποία έρχεται μετά την επικεφαλίδα, εξηγεί εν συντομία το περιεχόμενο του σημειώματος. Στην επισκόπηση, εισαγάγετε το σκοπό του σημειώματος, όπως να παρουσιάσετε μια ιδέα ή να απαντήσετε σε μια εργασία που σας δόθηκε. Η επισκόπηση δίνει στον αναγνώστη μια βασική ιδέα για το τι είναι το σημείωμα, ώστε να μπορεί να αποφασίσει αν θα διαβάσει το σημείωμα αμέσως ή αργότερα.
Συμφραζόμενα
Η ενότητα πλαισίου ενός υπομνήματος δίνει υπόβαθρο στις πληροφορίες που παρουσιάζονται. Αυτό βοηθά τον αναγνώστη να κατανοήσει τη σύνδεση του σημειώματος με τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "Λόγω των πρωτόκολλων προηγμένης τεχνολογίας …" Αυτή η φράση, και άλλοι σαν αυτό, βοηθούν τον αναγνώστη να βάλει το σημείωμα σε συνάρτηση με το τι συμβαίνει στην επιχείρηση.
Εργασίες και Ψηφίσματα
Εάν ο σκοπός του σημειώματος σας είναι να εξηγήσετε τα καθήκοντα που θα εκτελέσετε ως απάντηση στο πλαίσιο, μπορείτε να το πείτε στο επόμενο μέρος του σημειώματος. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε: "Θα εξετάσω την έρευνα αγοράς για την τεχνολογία …" Αυτό δίνει στον αναγνώστη μια ιδέα για τα επόμενα βήματα που παίρνετε. Εάν το υπόμνημά σας πρόκειται να παρουσιάσετε ένα ψήφισμα, μπορείτε να γράψετε: "Τα ευρήματά μου καταλήγουν στο συμπέρασμα ότι η νέα τεχνολογία δεν θα ωφελήσει την εταιρεία μας επειδή …"
Λεπτομέριες
Ορισμένα σημειώματα απαιτούν τη συμπερίληψη λεπτομερειών. Εάν πρέπει να συμπεριλάβετε στατιστικές, στοιχεία ή πληροφορίες έρευνας αγοράς, δώστε αυτές τις λεπτομέρειες σε μια νέα παράγραφο. Αυτές οι ιδέες υποστήριξης είναι γνωστές ως το τμήμα συζήτησης του σημειώματος.
συμπέρασμα
Συμπληρώστε το σημείωμά σας με ένα σύντομο συμπέρασμα που λέει στον αναγνώστη τι ελπίζετε ότι κέρδισε από την ανάγνωση του. Το τμήμα κλεισίματος πρέπει επίσης να αφήσει τον αναγνώστη να γνωρίζει ότι καλωσορίζετε ερωτήσεις ή σχόλια για συζήτηση.
Συνημμένα
Αν ανατρέχετε σε γραφήματα, διαγράμματα, πολιτικές, αναφορές, λεπτά ή άλλα επιχειρηματικά έγγραφα στη μνήμη σας, επισυνάψτε τα στο πίσω μέρος της σημείωσης. Συμπεριλάβετε στη σελίδα υπομνήματος μια σημείωση στο κάτω μέρος, όπου επισυνάπτεται ένα ή περισσότερα έγγραφα.
