Η αναφορά σε μια επιχορήγηση που έλαβε ο οργανισμός σας είναι μια σημαντική πτυχή της σχέσης μεταξύ του ιδρύματος επιχορήγησης και του δικαιούχου της επιχορήγησης. Οι εκθέσεις επιχορήγησης παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες που πραγματοποιήθηκαν στην αρχική πρόταση επιχορήγησης, τα νέα ευρήματα, τις παγίδες, τις επιτυχίες και τα οικονομικά. Η ειλικρίνεια, η σαφήνεια και η επικαιρότητα σε μια έκθεση επιχορήγησης βοηθά το ίδρυμα επιχορήγησης να μετρήσει τον αντίκτυπό του και να μάθει από την εμπειρία του οργανισμού σας. Είναι σημαντικό να αναφέρετε τα συγκεκριμένα παραδοτέα και τις δραστηριότητες που προτείνονται στην αρχική πρόταση επιχορήγησης. Οι εκθέσεις επιχορηγήσεων περιλαμβάνουν συνήθως μια συνοδευτική επιστολή, ένα φύλλο εξωφύλλου, ένα τμήμα αφηγημάτων και οικονομικών στοιχείων.
Συγκεντρώστε πληροφορίες και αναθέστε καθήκοντα
Όταν αρχίζετε να γράφετε μια αναφορά επιχορήγησης, θέλετε να είστε ξεκάθαροι σχετικά με τις ιδιαιτερότητες που προτείνετε στην πρόταση επιχορήγησης και να είστε πολύ εξοικειωμένοι με το έργο που χρηματοδοτείται από την εν λόγω επιχορήγηση. Ανατρέξτε στην πρόταση επιχορήγησης και στην επιστολή χορήγησης επιχορήγησης.
Πριν από την προθεσμία της έκθεσης, καταθέστε βοήθεια από τους επικεφαλής των κατάλληλων τμημάτων που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε τη χορήγηση. Για παράδειγμα, συμβουλευτείτε τη χρηματοδότηση και τη λογιστική για τις οικονομικές καταστάσεις, το προσωπικό του προγράμματος για εκθέσεις πεδίου, εκτελεστικό διευθυντή για υπογραφή και επικοινωνίες για φωτογραφίες.
Συλλέξτε τα διάφορα υλικά και τα κρατήστε στο άκρη των δακτύλων σας καθώς τα βάζετε όλα μαζί στην αναφορά.
Γράψτε το φύλλο εξωφύλλου και το αφηγηματικό τμήμα
Η πρώτη ενότητα είναι το εξώφυλλο και ζητά βασικές πληροφορίες και στοιχεία επικοινωνίας που θα συνδέσουν την αναφορά επιχορήγησης με την αρχική σας πρόταση επιχορήγησης. Αυτή η ενότητα περιλαμβάνει το νομικό όνομα του οργανισμού σας, το εύρος ημερομηνιών του έργου που περιγράφεται στην επιχορήγηση, το όνομα του εκτελεστικού διευθυντή ή του προέδρου του οργανισμού σας, το όνομα του προσώπου επαφής που είναι εξοικειωμένο με το χρηματοδοτούμενο έργο και την έκθεση επιχορήγησης. Επίσης, συμπεριλάβετε την πλήρη διεύθυνση αλληλογραφίας, τους αριθμούς τηλεφώνου και φαξ, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το όνομα του έργου, το ποσό της επιχορήγησης, τον αναγνωριστικό αριθμό υποτροφίας και τον σκοπό της επιχορήγησης. Βεβαιωθείτε ότι όλες αυτές οι πληροφορίες αντιστοιχούν σε αυτό που υπάρχει στην αρχική αίτηση επιχορήγησης και στην επιστολή ανάθεσης. Στο υποσέλιδο της αναφοράς σας, καταχωρίστε τον αριθμό αναγνωριστικού επιδότησης και τον αριθμό σελίδας της αναφοράς.
Στο αφηγηματικό τμήμα, εξηγήστε πώς η χρηματοδότηση του έργου έκανε τη διαφορά στην κοινότητά σας ή στη ζωή των ανθρώπων που βοηθήσατε. Μπορείτε να δώσετε ποσοτικά στοιχεία και στατιστικά στοιχεία, όπως ποσοστά βαθμολόγησης, επίπεδα εισοδήματος ή βαθμούς. Μπορείτε επίσης να παρέχετε ποιοτικά στοιχεία όπως έρευνες, συνεντεύξεις ή ιστορίες ατόμων ή οικογενειών που επωφελήθηκαν από τις υπηρεσίες σας.
Ενημερώστε τον υποψήφιο εάν έχετε ανακαλύψει κάτι νέο ως αποτέλεσμα της επιχορήγησης. Εξηγήστε λεπτομερώς αν συνέβη κάτι απρόσμενο, καλό ή κακό.
Ενημερώστε τον υποψήφιο εάν εργάσατε σε συνεργασίες με άλλους οργανισμούς και πώς επηρέασε το έργο. Αυτό είναι σημαντικό επειδή οι υποψήφιοι εκτιμούν τη συνεργασία μεταξύ των οργανισμών.
Μοιραστείτε τα διδάγματα που αντλήσατε από το έργο. Περιγράψτε λεπτομερώς τις προκλήσεις που προέκυψαν κατά τη διάρκεια του έργου σας και πώς τους ξεπεράσατε. Εάν το κάνετε αυτό καλά, θα κερδίσετε πολύ μεγάλο σεβασμό από τον υποψήφιο. Εκτιμούν, όταν οι μη κερδοσκοπικές οργανώσεις το λένε όπως είναι σε αντίθεση με την επικάλυψη της ζάχαρης.
Αφήστε τον υποψήφιο να γνωρίζει ποια είναι τα μελλοντικά σχέδια για το έργο. Συμπεριλάβετε τις πηγές χρηματοδότησης εάν το έργο θα συνεχιστεί. Εξηγήστε πώς μπορείτε να αλλάξετε το έργο λαμβάνοντας υπόψη τα νέα διδάγματα.
Ευχαριστώ τον υποψήφιο για τη γενναιοδωρία του στην επένδυση στο έργο σας. Εκφράστε την ευγνωμοσύνη σας. Προσθέστε τυχόν πρόσθετα σχόλια.
Συμπεριλάβετε τα οικονομικά
Ο υποψήφιος μπορεί να ζητήσει συγκεκριμένες οικονομικές καταστάσεις, όπως εισόδημα, ταμειακές ροές και ισολογισμό. Υποβάλετε τις απαιτούμενες δηλώσεις για το έτος του έργου. Εξηγήστε τυχόν ακραίες αλλαγές στην οικονομική σας υγεία από τη στιγμή που λάβατε το βραβείο επιχορήγησης μέχρι τη στιγμή που αναφέρετε. Είναι καλύτερο να το επισημάνωτε και να έχετε μια καλή εξήγηση από το να ανακαλύψετε ο δημιουργός από μόνος του. Να είστε μπροστά.
Παρέχετε λεπτομερή αναφορά σχετικά με τα κονδύλια της επιχορήγησης που δαπανήθηκε για τα συγκεκριμένα έργα. Οι λεπτομέρειες που παρέχετε σε αυτήν την ενότητα θα πρέπει να αντιστοιχούν άμεσα στον προϋπολογισμό σας στην πρόταση επιχορήγησης.
Αν είχατε απρόσμενες δαπάνες, συμπεριλάβετε τους στην αναφορά και προσδιορίστε τα ως τέτοια. Επίσης, εξηγήστε αυτά τα κόστη στο αφηγηματικό τμήμα της έκθεσης επιχορήγησης.
Συσκευασία της αναφοράς
Συμπεριλάβετε μια σύντομη συνοδευτική επιστολή με λεπτομερή περιγραφή του περιεχομένου της έκθεσης που θα πρέπει να περιλαμβάνει τον αναγνωριστικό σας αριθμό. Η επιστολή πρέπει να προέρχεται από τον εκτελεστικό διευθυντή ή τον πρόεδρο του οργανισμού σας στο αντίστοιχο ίδρυμά του στο ίδρυμα επιχορήγησης. Η επιστολή πρέπει να ευχαριστήσει ξανά τον δωρητή για τη χορήγηση. Ποτέ δεν μπορείς να ευχαριστήσεις αρκετά.
Επεξεργαστείτε τη αφήγηση με τη βοήθεια ενός άλλου συνάδελφου. Πάρτε ένα τελικό απόσπασμα από τη χρηματοδότηση για τα οικονομικά. Βεβαιωθείτε ότι η γραμματοσειρά και ο τόνος της αναφοράς είναι σταθερά κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας.
Επισυνάψτε έρευνες, γραφήματα, χάρτες, στατιστικά στοιχεία ή πληροφορίες που συγκεντρώθηκαν για να μετρήσετε το έργο σας. Συγκεντρώσατε τις πιο σημαντικές πτυχές στο αφηγηματικό τμήμα, αλλά αυτές πρέπει να είναι διαθέσιμες για αναφορά. Παρουσιάστε όλα τα δεδομένα όσο πιο σύντομα γίνεται.
Χρησιμοποιήστε τα διαφημιστικά συνημμένα με φειδώ. Οι παραγωγοί επιχορηγήσεων είναι πολύ απασχολημένοι και απλά δεν έχουν χρόνο να περάσουν από κάθε εκδήλωση, φωτογραφίες και δελτία τύπου. Επιλέξτε τις δύο ή τρεις καλύτερες φωτογραφίες, ένα δημοσιευμένο ή αεριωθούμενο κομμάτι των μέσων ενημέρωσης και ίσως ένα ενημερωτικό δελτίο από τον οργανισμό σας. Εάν επιλέξετε να επισυνάψετε πρόσθετο υλικό, βεβαιωθείτε ότι βοηθάει την περίπτωσή σας και σχετίζεται άμεσα με το έργο.
Αποκτήστε υπογραφή από εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο του οργανισμού σας - πιθανώς το ίδιο άτομο που υπέγραψε την αίτηση επιχορήγησης.
Υποβολή στο χρόνο
Στείλτε την αναφορά επιχορήγησης στο μέσο και τον τρόπο που υπαγορεύεται στην επιστολή ανάθεσης. Το ίδρυμα επιχορήγησης μπορεί να ζητήσει ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, να έχει ηλεκτρονική πύλη ή να προτιμήσει τρία αντίγραφα που αποστέλλονται μέσω ταχυδρομείου της USPS. Είναι πάντα ασφαλέστερο να κάνετε διπλό έλεγχο.
Επιβεβαίωση απόδειξης. Εάν δεν λάβετε αυτόματη επιβεβαίωση, μπορείτε να επικοινωνήσετε με το αρμόδιο προσωπικό στο ίδρυμα επιχορήγησης για να επιβεβαιώσετε τη λήψη της έκθεσης επιχορήγησης.
Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο για τα αρχεία σας. Ακριβώς σε περίπτωση που συμβεί κάτι με την παράδοση της έκθεσης επιχορήγησης, θα πρέπει να είστε έτοιμοι να παράσχετε ένα άλλο αντίγραφο στον υποψήφιο.
