Μια υπερπληρωμή σε έναν υπάλληλο είναι γενικά αποτέλεσμα ενός σφάλματος υπολογισμού μισθοδοσίας. Ως εργοδότης μπορεί να υπάρξει υπερπληρωμή αν πληρώσετε τον εργαζόμενο περισσότερες ώρες ή μισθό από ό, τι δικαιούται ή αν δεν κάνετε μια υποχρεωτική ή εθελοντική έκπτωση. Και στις δύο περιπτώσεις, μπορείτε να διορθώσετε την κατάσταση.
Συμβουλευτείτε τον κρατικό νόμο
Την στιγμή που ανακαλύψετε το λάθος, συμβουλευτείτε το κρατικό τμήμα εργασίας για τις διαδικασίες είσπραξης των υπερωρωμένων μισθών. Πολλά κράτη σας επιτρέπουν να κάνετε τέτοιες μειώσεις μέσω αφαίρεσης μισθοδοσίας. Ανάλογα με το οφειλόμενο ποσό, μπορείτε να παρακρατήσετε την αμοιβή σε μια σειρά μισθών ως εφάπαξ ποσό. Το κρατικό δίκαιο περιορίζει γενικά το ποσό που μπορείτε να παρακρατήσετε εντός μιας περιόδου πληρωμής. Λάβετε υπόψη ότι εκτός από τις υποχρεωτικές κρατήσεις, το κράτος μπορεί να μην σας επιτρέψει να κάνετε παρακρατήσεις από τις αμοιβές ενός μισθωτού χωρίς τη γραπτή συγκατάθεσή του. Επιπλέον, το κράτος μπορεί να σας απαγορεύσει να κάνετε την έκπτωση εάν προκαλεί μείωση του εισοδήματος του υπαλλήλου κάτω από τον απαιτούμενο ελάχιστο μισθό.
Ειδοποίηση αποπληρωμής
Η συλλογή της αποπληρωμής μέσω έκπτωσης μισθοδοσίας μπορεί να είναι βολική για τον εργαζόμενο, ιδιαίτερα εάν έχετε κάνει το σφάλμα και ο υπάλληλος έχει ήδη δαπανήσει το αχρεωστήτως καταβληθέν ποσό. Εάν ανακαλύψετε το λάθος αμέσως μετά την πληρωμή του υπαλλήλου και τον ενημερώσετε αμέσως, ο εργαζόμενος μπορεί να είναι σε θέση να πληρώσει αμέσως την αχρεωστήτως καταβληθείσα πληρωμή. Εάν εισπράττετε την αχρεωστήτως καταβληθείσα αμοιβή, ενημερώστε γραπτώς τον υπάλληλο για την κατάσταση και αναφέρετε λεπτομέρειες σχετικά με την αχρεωστήτως καταβληθείσα πληρωμή, όπως όταν συνέβη η υπεραξία, το ποσό, όταν θα πραγματοποιηθεί κάθε έκπτωση μισθοδοσίας και τα ποσά έκπτωσης. Δώστε στον εργαζόμενο άλλες επιλογές μεθόδου πληρωμής, όπως προσωπική επιταγή, εντολή πληρωμής ή μετρητά. Εάν η γραπτή συγκατάθεση του υπαλλήλου είναι απαραίτητη για να γίνει η έκπτωση και ο υπάλληλος αρνείται, μπορείτε να επιχειρήσετε να ανακτήσετε την αχρεωστήτως καταβολή αρχείου ενώπιον του δικαστηρίου κατά του υπαλλήλου.
Προσαρμογές μισθοδοσίας
Όταν συλλέγετε την υπερπληρωμή, πρέπει επίσης να προσαρμόσετε τις εγγραφές μισθοδοσίας του υπαλλήλου ανάλογα. Για παράδειγμα, αν πληρώσατε υπερβολικά το μισθό κατά $ 200 για μια συγκεκριμένη περίοδο πληρωμής, κάντε την προσαρμογή ως αρνητική, ώστε να αφαιρεθεί από τα ετήσια κέρδη του υπαλλήλου και το W-2 θα είναι σωστό για φορολογικούς σκοπούς. Όταν πληρώσετε υπερβολικά τον εργαζόμενο, οι φόροι και οι εκπτώσεις που σχετίζονται με το επιπλέον ποσό αφαιρούνται επίσης από την αμοιβή του. Το λογισμικό μισθοδοσίας ρυθμίζει αυτόματα τα αρχεία μισθοδοσίας του υπαλλήλου όταν εισάγετε την υπερπληρωμή ως αρνητικό. Αν δεν χρησιμοποιείτε λογισμικό μισθοδοσίας, υπολογίστε με το χέρι τη διαφορά μεταξύ των αρχικών εκπτώσεων και του τι πρέπει να έχουν. Η διαφορά είναι το ποσό των αχρεωστήτως καταβληθέντων ποσών. Όταν αφαιρείτε τον υπερωρωθέντα μισθό από την αμοιβή του υπαλλήλου, μειώνει το συνολικό εισόδημα και προσαρμόζει τις μειώσεις του μειώνοντας τα ποσά. Εάν η υπερπληρωμή οφείλεται σε παρακράτηση που δεν έγινε καθόλου, προσαρμόστε την αφαίρεση ως θετική, ώστε να αφαιρεθεί από το εισόδημά της.
Ανώτατο ποσό φόρου ανεργίας
Απαιτείται να καταβάλετε ομοσπονδιακό φόρο ανεργίας και κρατικό φόρο ανεργίας μέχρι ένα ορισμένο ποσό κάθε χρόνο σε όλους τους υπαλλήλους που καταβάλλετε στους μισθούς. Όταν πληρώνετε υπερβολικά έναν εργαζόμενο και δεν έχετε εκπληρώσει το ετήσιο όριο μισθών, μπορεί να οδηγήσει σε υπερβολική πληρωμή τόσο του ομοσπονδιακού φόρου όσο και του κρατικού φόρου ανεργίας. Σε αυτή την περίπτωση, αναφέρετε την υπερπληρωμή του ομοσπονδιακού φόρου ανεργίας στην υπηρεσία εσωτερικών εσόδων και την καταβολή του υπερβάλλοντος φόρου ανεργίας στον κρατικό οργανισμό διαχείρισης, ώστε να μπορείτε να λάβετε πίστωση για την αχρεωστήτως καταβληθείσα πληρωμή.
