Το έντυπο W-2 του IRS δείχνει τους μισθούς που κέρδισαν κατά τη διάρκεια των ετών, καθώς και τους φόρους που παρακρατήθηκαν από αυτούς τους μισθούς. Οι εργοδότες πρέπει να εκδώσουν ένα έντυπο W-2 σε κάθε υπάλληλο. Οι υπάλληλοι αρχειοθετούν αντίγραφα των εντύπων W-2 με τις ομοσπονδιακές και κρατικές φορολογικές τους μορφές. Το W-2 χρησιμεύει ως απόδειξη των αποδοχών του εργαζομένου και ως απόδειξη των μισθών που καταβάλλονται και των φόρων που παρακρατούνται για τον εργοδότη. Τα έντυπα W-2 περιέχουν επίσης πληροφορίες σχετικά με τις εισφορές σε λογαριασμούς συνταξιοδότησης και παροχές ασφάλισης υγείας που χορηγούνται από εργοδότες.
W-2 Για τον εργοδότη
Εάν έχετε εργαζόμενους, πρέπει να καταθέσετε W-2 για κάθε εργαζόμενο. Πρέπει να δώσετε αντίγραφα του W-2 τόσο στον εργαζόμενο όσο και στο IRS. Πρέπει να παράσχετε ένα W-2, ακόμη και αν ο εργαζόμενος εργάστηκε μόνο ένα μέρος του έτους. Συμπληρώστε το έντυπο W-2 με το όνομα και τη διεύθυνση του υπαλλήλου, τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης, το ποσό των ακαθάριστων μισθών που καταβλήθηκαν στον εργαζόμενο, το ποσό των φορολογητέων μισθών και τα ποσά που παρακρατήσατε για τους ομοσπονδιακούς φόρους εισοδήματος, τους φόρους Medicare και την κοινωνική ασφάλιση. Αναφέρετε τα τυχόν ποσά προ φόρων που παρακρατήθηκαν από τους μισθούς υπαλλήλων για παροχές συνταξιοδότησης. Αν βρίσκεστε σε κράτος με φόρους εισοδήματος, πρέπει να συμπληρώσετε τα τετραγωνίδια στο κάτω μέρος του W-2 για να υποδείξετε τα ποσά που έχετε παρακρατήσει για κρατικούς φόρους εισοδήματος.
W-2 Για τον υπάλληλο
Αναφέρετε τις πληροφορίες που περιέχονται στο έντυπο W-2 σχετικά με τα κέρδη σας και τους φόρους που παρακρατήθηκαν από τους μισθούς σας στο έντυπο 1040 ή 1040EZ. Αν λάβετε περισσότερα από ένα W-2 επειδή είχατε περισσότερους από έναν εργοδότες, προσθέστε μαζί τα ποσά που εμφανίζονται σε αυτά τα έντυπα. Εάν υποβάλετε τις φορολογικές δηλώσεις σας μέσω ταχυδρομείου, επισυνάψτε το αντίγραφο B του W-2 στην ομοσπονδιακή επιστροφή σας και το αντίγραφο C στην επιστροφή του κράτους σας. Αν υποβάλετε τους φόρους σας ηλεκτρονικά, δεν χρειάζεται να στέλνετε αντίγραφα του W-2 σας, αλλά πρέπει να τα φυλάξετε. Εάν έχετε έναν ηλεκτρονικό φάκελο για εσάς, πρέπει να δώσετε στον συντάκτη ένα αντίγραφο του W-2 σας.
Υποβολή προθεσμιών
Οι εργοδότες πρέπει να παρέχουν στους υπαλλήλους τα έντυπα W-2 έως τις 31 Ιανουαρίου (2 Φεβρουαρίου το 2015 λόγω του Σαββατοκύριακου). Επιπλέον, οι εργοδότες πρέπει να καταθέσουν το αντίτυπο W-2 του κάθε υπαλλήλου μαζί με ένα έντυπο W-3 στο IRS μέχρι τις 28 Φεβρουαρίου (2 Μαρτίου το 2015). Εάν αρχειοθετήσετε ηλεκτρονικά τα αρχεία σας W-2 και W-3, έχετε μέχρι τις 31 Μαρτίου. Εάν δεν μπορείτε να τηρήσετε την προθεσμία υποβολής των εντύπων W-2 και W-3 στην ομοσπονδιακή κυβέρνηση, μπορείτε να ζητήσετε παράταση 30 ημερών με την υποβολή της φόρμας 8809, Αίτηση για παράταση χρόνου για την επιστροφή πληροφοριών αρχείου. Η επέκταση αυτή ισχύει μόνο για την προθεσμία υποβολής της αίτησης στην κυβέρνηση, όχι την προθεσμία παράδοσης των W-2 στους υπαλλήλους σας. Οι εργαζόμενοι έχουν μέχρι τις 15 Απριλίου να καταθέσουν τις φορολογικές δηλώσεις τους, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών W-2, εκτός εάν ζητήσουν παράταση.
Διόρθωση εντύπων
Πριν εκδώσετε ένα W-2 ως εργοδότη και όταν λάβετε το W-2 ως υπάλληλο, βεβαιωθείτε ότι ο αριθμός και το όνομα της κοινωνικής ασφάλισης που εμφανίζονται στη φόρμα είναι σωστά. Εάν ο αριθμός ή το όνομα δεν είναι σωστό, ο εργοδότης μπορεί να εκδώσει διορθωμένο W-2.
