Αν σχεδιάζετε να ξεκινήσετε μια επιχείρηση, θα πρέπει να σκεφτείτε ότι θα δημιουργήσετε ένα γραφείο από το οποίο να προγραμματίζετε και να διαχειρίζεστε αυτήν την επιχείρηση. Από τους υπολογιστές μέχρι τα φωτοαντιγραφικά, τα σύγχρονα γραφεία απαιτούν να λειτουργούν αποτελεσματικά πολλοί διαφορετικοί τύποι εξοπλισμού, έπιπλα και προμήθειες. Ο εξοπλισμός γραφείου εμπίπτει σε λίγες κατηγορίες, με βάση τη λειτουργία του στο γραφείο.
Τι είναι ο εξοπλισμός γραφείου;
Ο όρος "εξοπλισμός γραφείου" περιλαμβάνει οποιοδήποτε μακροπρόθεσμο περιουσιακό στοιχείο που χρησιμοποιείται για τη διεξαγωγή διοικητικών ή λειτουργικών εργασιών. Έτσι, η κατηγορία είναι πολύ ευρεία. Στην πραγματικότητα, είναι συχνά ευκολότερο για λογιστικούς και φορολογικούς σκοπούς να λαμβάνεται υπόψη το τι αποκλείεται από τον εξοπλισμό γραφείου. Συγκεκριμένα, τα είδη γραφείου και τα έπιπλα γραφείου κατηγοριοποιούνται και παρακολουθούνται χωριστά από τον εξοπλισμό γραφείου. Τα αναλώσιμα γραφείου περιλαμβάνουν υλικά που κανονικά αναμένετε να καταναλώνετε και να αντικαθιστάτε τακτικά. Παραδείγματα θα περιλαμβάνουν αντικείμενα όπως επιστολόχαρτα και άλλα χαρτικά, επαγγελματικές κάρτες και τα παρόμοια. Γραφεία, καρέκλες γραφείου, καθίσματα για πελάτες ή πελάτες, τραπέζια και άλλα έπιπλα περιλαμβάνονται στην κατηγορία επίπλων γραφείου.
Εξοπλισμός Υπολογιστών
Τα σύγχρονα γραφεία επενδύουν ουσιαστικά στον εξοπλισμό πληροφορικής, επειδή η διαμονή τόσο εσωτερικά όσο και στον κόσμο είναι συνήθως μια κρίσιμη ανάγκη για αποστολή. Τα περισσότερα γραφεία θα χρειαστούν πολλούς επιτραπέζιους και φορητούς υπολογιστές, καθώς και εκτυπωτές για να δημιουργήσουν αντίγραφα εγγράφων, συμφωνιών και άλλων εγγράφων. Τα γραφεία ίσως χρειαστεί να μετατρέψουν τα έντυπα αντίγραφα των εγγράφων σε ψηφιακά αρχεία. Για τέτοιες εργασίες απαιτούνται σαρωτές και καλώδια για τη σύνδεση της συσκευής με υπολογιστή. Μπορούν επίσης να απαιτούνται ψηφιακές φωτογραφικές μηχανές, προβολείς για παρουσιάσεις και εκτυπωτές εικόνων.
Εξοπλισμός Επικοινωνιών
Τα γραφεία επιχειρήσεων εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την ικανότητά τους να επικοινωνούν με άλλα τμήματα ή τοποθεσίες της ίδιας επιχείρησης, καθώς και με άλλες επιχειρήσεις, πελάτες και πωλητές. Τα τηλέφωνα βοηθούν επίσης τους εσωτερικούς συνεργάτες των γραφείων μεταξύ τους, γεγονός που συμβάλλει στην αύξηση της παραγωγικότητας μειώνοντας το χρόνο περπατήματος για να μεταδίδει γρήγορα μηνύματα. Οι επικοινωνίες μεταξύ επιχειρήσεων βοηθούν επίσης στην καλλιέργεια μιας πιο επαγγελματικής εικόνας στους επισκέπτες του γραφείου.
Ενώ οι συσκευές φαξ χρησιμοποιούνται λιγότερο στα γραφεία των επιχειρήσεων από ό, τι στο παρελθόν, ορισμένες επιχειρήσεις εξακολουθούν να απαιτούν τη χρήση τους για τη διαβίβαση εγγράφων που δεν μπορούν να σαρωθούν. Αυτό συμβαίνει συχνότερα σε γραφεία που χειρίζονται ασφαλή, ευαίσθητα ή εμπιστευτικά αρχεία εγγράφων, όπως δικηγορικά γραφεία και ιατρικά γραφεία.
Εάν ένα γραφείο απαιτεί σημαντικό όγκο προετοιμασίας εγγράφων, ιδίως αλληλογραφίας, μπορεί να είναι συνετό να επενδύσετε σε εξοπλισμό υπαγόρευσης προκειμένου να διευκολύνετε τους διοικητικούς βοηθούς να επεξεργάζονται και να δημιουργούν αντίγραφα εγγράφων και άλλων υπαγορευμένων εγγράφων. Άλλος εξοπλισμός επικοινωνίας που μπορεί να χρειαστεί ένα γραφείο επιχείρησης είναι τα ασύρματα τηλέφωνα, οι τηλεφωνητές, τα ακουστικά Bluetooth, οι κυψελοειδείς συσκευές ή τα smartphones, οι μαγνητοσκόπια, οι συσκευές εγγραφής και προβολής βίντεο και οι τηλεοράσεις ή οι οθόνες απεικόνισης.
Γενικός εξοπλισμός γραφείου
Άλλος εξοπλισμός μπορεί επίσης να απαιτείται από τα γραφεία. Τα ντουλάπια αρχείων είναι σημαντικά για τη διατήρηση αντιγράφων των εγγράφων που πρέπει να φυλάσσονται στις εγκαταστάσεις, είτε για φύλαξη είτε για εύκολη αναφορά. Για τον ίδιο λόγο, ένα πυρίμαχο χρηματοκιβώτιο μπορεί να εξασφαλίσει τιμαλφή και ευαίσθητα πρωτότυπα έγγραφα.
Ορισμένα είδη εξοπλισμού είναι τόσο πανταχού παρόν που σχεδόν όλα τα γραφεία θα τα χρειάζονται και θα τα χρησιμοποιούν κανονικά. Για παράδειγμα, το φωτοτυπικό βοηθά τα γραφεία να δημιουργούν τα απαραίτητα διπλότυπα εγγράφων που πρέπει να δημιουργήσει η επιχείρηση για συνεργάτες και πελάτες, όπως αλληλογραφία και συμφωνίες ή συμβάσεις. Οι τεμαχιστές χαρτιού είναι επίσης απαραίτητοι για την κατάλληλη διάθεση ευαίσθητων, ιδιοκτησιακών ή με άλλο τρόπο εμπιστευτικών πληροφοριών με ασφαλή τρόπο.
Τα γραφεία μπορεί επίσης να χρειαστούν άλλο γενικό εξοπλισμό, όπως ταχυδρομικούς μετρητές για την επεξεργασία εξερχόμενων μηνυμάτων, κατασκευαστής ετικετών για ανάγκες αποθήκευσης και πίνακες για προγραμματισμό και συνεδρίες στρατηγικής.
