Ένα σύστημα παρακολούθησης για την ανανέωση των πιστοποιήσεων των εργαζομένων είναι σημαντικό όχι μόνο για έγκαιρες υποβολές ανανέωσης, οι οποίες ίσως είναι απαραίτητες για τη συνέχιση της εκτέλεσης συγκεκριμένης εργασίας, αλλά και για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τις αυξήσεις μισθών και τις προαγωγές. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η ηλεκτρονική παρακολούθηση είναι πιο αποτελεσματική από τη χρήση ενός αρχείου tickler ή την εγγραφή ημερομηνιών ανανέωσης σε ένα ημερολόγιο. Αν και οι ηλεκτρονικές επιλογές μπορούν να περιλαμβάνουν εξειδικευμένο λογισμικό προγραμματισμού, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε το δικό σας σύστημα χρησιμοποιώντας την επιλογή ημερολογίου στο λογισμικό παραγωγικότητας γραφείου, όπως το Microsoft Outlook ή το Ημερολόγιο Google.
Προγραμματίστε Ημερομηνίες ως Εργασίες
Εισαγάγετε δύο ημερομηνίες για κάθε πιστοποίηση - και κάθε εργαζόμενο - για να βεβαιωθείτε ότι η ανανέωση είναι έγκαιρη. Ο ευκολότερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε την επιλογή task για να δημιουργήσετε εργασίες για κάθε ημερομηνία. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη τόσο στο Microsoft Outlook όσο και στο Ημερολόγιο Google. Ορίστε την ημερομηνία για την πρώτη εργασία μια εβδομάδα πριν από την πραγματική ημερομηνία ανανέωσης. Αυτή είναι η ημερομηνία κατά την οποία ο εργαζόμενος πρέπει να αρχίσει να εργάζεται για τη συλλογή πληροφοριών ανανέωσης και τη συμπλήρωση των εντύπων. Για τη δεύτερη εργασία, καταχωρίστε την ημερομηνία υποβολής των πληροφοριών. Και στις δύο περιπτώσεις, οι εργασίες θα εμφανιστούν στη σωστή ημέρα στο ημερολόγιό σας.
Υπενθυμίστε τον εαυτό σας
Το Microsoft Outlook διαθέτει μια επιλογή υπενθύμισης που μπορείτε να ορίσετε μετά την εισαγωγή πληροφοριών ημερομηνίας ανανέωσης σε μια νέα εργασία. Τοποθετήστε ένα σημάδι ελέγχου στο πλαίσιο υπενθύμισης και επιλέξτε την ημερομηνία και την ώρα που επιθυμείτε να αναπαραχθεί ο ήχος υπενθύμισης. Παρόλο που οι εργασίες του Ημερολογίου Google δεν διαθέτουν αυτόματο σύστημα υπενθύμισης, μπορείτε να ταξινομήσετε τις εργασίες ανά ημερομηνία και να εκτυπώσετε μια καθημερινή λίστα εργασιών από το μενού Ενέργειες.
