Όταν οργανώσεις ή κυβερνητικές υπηρεσίες όπως οι πόλεις και οι κομητείες χρειάζονται αγαθά ή υπηρεσίες, θέλουν να πάρουν την καλύτερη δυνατή συμφωνία. Για να αποκτήσουν το καλύτερο παζάρι, εκδίδουν έγγραφα πρόσκλησης που ονομάζονται αιτήσεις για υποβολή προτάσεων (RFP), αιτήσεις για προσφορές (RFQ) ή αίτηση για προσφορές (RFB). Αυτά τα νομικά έγγραφα καλούν τις εταιρείες να υποβάλουν προσφορά για την παροχή των ζητούμενων προϊόντων ή υπηρεσιών. Όταν τα υλικά αυτά χρειάζονται γρήγορα, οι προσφορές μπορούν να γίνουν αποδεκτές μόνο για λίγες μέρες. Σε αυτήν την περίπτωση, οι οργανισμοί ή οι κυβερνητικές υπηρεσίες μπορούν να ζητήσουν από τους πλειοδότες να ολοκληρώσουν και να μετατρέψουν ένα σημείωμα προσφοράς αντί για μια πλήρη προσφορά, η οποία μπορεί να έχει πολλές σελίδες.
Καταχωρίστε τον αριθμό της προσφοράς στο πλαίσιο ή στη γραμμή με την ένδειξη "Αριθμός προσφοράς". Αυτό ειδοποιεί τον οργανισμό ή την κρατική υπηρεσία που ζητάει τις προσφορές ακριβώς το έργο στο οποίο υποβάλλετε προσφορά. Συμπεριλάβετε την ημερομηνία που συμπληρώνετε τον αριθμό της προσφοράς στο κουτί ή στη γραμμή με την ένδειξη "Ημερομηνία".
Καταχωρίστε τον τίτλο της προσφοράς στο πλαίσιο ή στη γραμμή με την ένδειξη "Όνομα έργου" ή "Τίτλος". Αυτό μπορεί να βρεθεί στην πρώτη σελίδα των εγγράφων πρόσκλησης. Γράψτε τη θέση του έργου στο πλαίσιο ή στη γραμμή με τίτλο "Τοποθεσία". Αν υποβάλετε προσφορά για την παροχή προϊόντων, η τοποθεσία είναι εκεί όπου θα παραδώσατε τα προϊόντα.
Συμπεριλάβετε τις πληροφορίες της εταιρείας σας. Υπάρχουν κουτιά ή γραμμές για να γράψετε το όνομα της εταιρείας σας, τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνσή σας και το όνομα του υπαλλήλου που γράφει και εγκρίνει την προσφορά.
Γράψτε τον τύπο της εργασίας που ζητείται στο πλαίσιο ή στη γραμμή με την ένδειξη "Είδος εργασίας". Για παράδειγμα, αν υποβάλετε προσφορά για παροχή υπηρεσιών διαχείρισης κατασκευών, γράψτε "Διαχείριση Κατασκευής".
Γράψτε τι πρόκειται να παράσχετε στον οργανισμό ή την κυβερνητική υπηρεσία στο τμήμα "Εργασία". Για κάθε παρεχόμενη υπηρεσία ή προϊόν, γράψτε το ποσό που ζητάτε να πληρωθεί στο τμήμα "Ποσοστό προσφοράς" στα δεξιά της ενότητας "Εργασία". Σύνολο της στήλης "Ποσό προσφοράς" στο πλαίσιο "Συνολική προσφορά" ή γραμμή.
Ολοκληρώστε την ενότητα "Επιβεβαίωση των προσθηκών". Οι προσθήκες εκδίδονται από τον οργανισμό ή τις κυβερνητικές υπηρεσίες όταν υπάρχει αλλαγή στα έγγραφα πρόσκλησης. Συμπεριλάβετε τον αριθμό των προσθέτων σε αυτήν την ενότητα και την ημερομηνία που εκδόθηκε. Αυτές οι πληροφορίες βρίσκονται στη μεμονωμένη προσθήκη. Δεν εκδίδονται πάντοτε προσθήκες. αφήστε αυτό το τμήμα κενό, εάν δεν υπάρχουν πρόσθετα.
