Καθώς οι επιχειρήσεις συνεργάζονται με πελάτες, πωλητές και υπαλλήλους, διεξάγουν διάφορες οικονομικές συναλλαγές. Ορισμένες συναλλαγές αφορούν τη μεταφορά μετρητών. Οι άλλες συναλλαγές περιλαμβάνουν την υπόσχεση για μελλοντική μεταφορά μετρητών. Οι συναλλαγές αυτές αποτελούν τη βάση για μελλοντική χρηματοοικονομική πληροφόρηση για την εταιρεία. Όλες οι συναλλαγές μπορούν να ταξινομηθούν ως εσωτερικές ή εξωτερικές συναλλαγές. Οι εσωτερικές συναλλαγές χρησιμοποιούν τους πόρους της επιχείρησης και δεν περιλαμβάνουν εξωτερικές οντότητες. Πολλές από τις συναλλαγές που αντιμετωπίζουν οι εταιρείες εμπίπτουν στην κατηγορία των εξωτερικών συναλλαγών.
Λογιστικές συναλλαγές
Οι λογιστικές συναλλαγές επηρεάζουν την οικονομική θέση της εταιρείας και πρέπει να εμφανίζονται στα οικονομικά στοιχεία. Η λογιστική υπηρεσία καταγράφει κάθε συναλλαγή στα οικονομικά αρχεία μόλις λάβει γνώση ότι πραγματοποιήθηκε η συναλλαγή. Ο λογιστής λαμβάνει μια ποικιλία εγγράφων για να κοινοποιεί πληροφορίες σχετικά με κάθε συναλλαγή. Αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνουν τα τιμολόγια πελατών, τις δηλώσεις τιμολόγησης προμηθευτή ή τις εκθέσεις δαπανών για τους εργαζόμενους. Ο λογιστής χρησιμοποιεί πληροφορίες από το έγγραφο για να εισαγάγει το ποσό του δολαρίου και τον κατάλληλο λογαριασμό για κάθε συναλλαγή.
Εξωτερική οντότητα
Οι εξωτερικές συναλλαγές περιλαμβάνουν αλληλεπίδραση μεταξύ της εταιρείας και μιας οντότητας εκτός της εταιρείας. Οι εξωτερικές οντότητες συνεργάζονται με την εταιρεία με βάση τα οφέλη που προκύπτουν από αυτή τη σχέση. Αυτές οι οντότητες ενδέχεται να παρέχουν προϊόντα ή υπηρεσίες στην εταιρεία. Ή θα μπορούσαν να λάβουν προϊόντα ή υπηρεσίες από την εταιρεία. Για παράδειγμα, η εταιρεία κοινής ωφέλειας που παρέχει ηλεκτρική ενέργεια, ένας προμηθευτής προϊόντων γραφείου που σφραγίζει πλοία και ένας πελάτης που αγοράζει εμπορεύματα όλοι χαρακτηρίζονται ως εξωτερικοί φορείς.
Εξωτερικές συναλλαγές
Μια εξωτερική συναλλαγή αναφέρεται σε κάθε συναλλαγή που πραγματοποιείται μεταξύ της εταιρείας και μιας εξωτερικής οντότητας. Κάθε συναλλαγή περιλαμβάνει τη μεταφορά πόρων. Αυτοί οι πόροι περιλαμβάνουν προϊόντα, υπηρεσίες ή μετρητά. Οι εμπλεκόμενες οντότητες καθορίζουν ποιοι πόροι πρέπει να προσφέρουν και ποιοι πόροι θα ήθελαν να λάβουν. Η εταιρεία και η εξωτερική οντότητα ανταλλάσσουν έναν πόρο με έναν άλλο στη συναλλαγή. Κάθε εταιρεία καταγράφει την ανταλλαγή στα οικονομικά τους αρχεία.
Παραδείγματα
Οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν μια ποικιλία εξωτερικών συναλλαγών σε όλη την καθημερινή τους λειτουργία. Αυτές περιλαμβάνουν την πώληση προϊόντων σε πελάτες, την πληρωμή των εργαζομένων, τη λήψη δανείων από μια τράπεζα ή την αγορά προμηθειών από έναν πωλητή. Οι πελάτες, οι εργαζόμενοι, οι τράπεζες και οι πωλητές αντιπροσωπεύουν οντότητες ξεχωριστές από την εταιρεία. Οι συναλλαγές που διενεργούνται με κάθε μία από αυτές τις οντότητες αντιπροσωπεύουν εξωτερικές συναλλαγές. Κάθε συναλλαγή παρέχει οφέλη και για τις δύο οντότητες.
