Οι έλεγχοι διαχείρισης περιλαμβάνουν μια ποικιλία εργαλείων που χρησιμοποιούνται από τους διευθυντές και τους υπαλλήλους για να διασφαλιστεί ότι η εργασία μπορεί να συνεχιστεί όπως είναι απαραίτητο. Ενώ οι έλεγχοι διαχείρισης αποτελούν χρήσιμο και συχνά απαραίτητο μέρος της επιχειρηματικής δραστηριότητας, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι οι έλεγχοι αυτοί δεν παρεμποδίζουν την ικανότητα των εργαζομένων να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους.
Πρότυπα ελέγχου διαχείρισης
Οι έλεγχοι διαχείρισης πρέπει πάντα να συμμορφώνονται με όλους τους ισχύοντες κρατικούς, τοπικούς και ομοσπονδιακούς νόμους. Πρέπει επίσης να παρέχουν εύλογη βεβαιότητα ότι τα περιουσιακά στοιχεία προστατεύονται από απόβλητα, απάτες και κατάχρηση. Οι έλεγχοι διαχείρισης δεν πρέπει να υλοποιούνται χωρίς την κατάλληλη προοπτική και τον προγραμματισμό, αλλά πρέπει να έχουν συγκεκριμένους στόχους που μπορούν να επιτευχθούν ρεαλιστικά. Τέλος, τα πρότυπα για τους διαχειριστικούς ελέγχους θα πρέπει να απαιτούν την ενθάρρυνση τόσο των διαχειριστών όσο και των εργαζομένων να ενεργούν με ηθικό τρόπο, ο οποίος διατηρεί ένα ορισμένο επίπεδο αρμοδιότητας για όλους τους εργαζομένους.
Προληπτικοί έλεγχοι
Ο σκοπός των προληπτικών ελέγχων είναι να προσπαθήσουμε να εμποδίσουμε τους εργαζόμενους σε όλα τα επίπεδα να κάνουν λάθη ή να εξαπατήσουν την οργάνωση. Οι προληπτικοί έλεγχοι μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία που απαιτούν από τους εργαζόμενους να εισάγουν έναν κωδικό πρόσβασης για να συνδεθούν σε έναν υπολογιστή ή ένα κλειδί πρόσβασης για να αποκτήσουν πρόσβαση σε μια συγκεκριμένη περιοχή του χώρου εργασίας. Αυτοί οι έλεγχοι είναι απαραίτητοι σε μια ποικιλία εργασιακών καταστάσεων. Ωστόσο, μερικές φορές μπορεί να επηρεάσουν την παραγωγικότητα εάν δεν εφαρμοστούν σωστά. Για παράδειγμα, αν ένας υπάλληλος μισθοδοσίας πρέπει να εκτυπώσει τα κέρδη, αλλά ο επόπτης με πρόσβαση στο κλειδωμένο δωμάτιο όπου διατηρείται το απόθεμα ελέγχου δεν είναι διαθέσιμο, μπορεί να χαθεί η παραγωγικότητα.
Ελέγχου Ντετέκτιβ
Τα συστήματα ελέγχου των ντετέκτιβ έχουν σχεδιαστεί για να «ανιχνεύουν» σφάλματα ή / και δόλια δραστηριότητα αφού έχουν ήδη συμβεί. Οι αναφορές εξαιρέσεων είναι ένα παράδειγμα ελέγχου των ντετέκτιβ. Αυτές είναι αναφορές που απαριθμούν στοιχεία όπως ελλιπείς συναλλαγές ή συναλλαγές που ισούνται με ένα ποσό μεγαλύτερο ή μικρότερο από αυτό που αναμένεται στην καθημερινή επιχείρηση. Οι έλεγχοι των ντετέκτιβ είναι πολύ αποτελεσματικοί στην ανεύρεση δαπανηρών λογιστικών σφαλμάτων. Ωστόσο, μπορούν να επηρεάσουν την παραγωγικότητα όταν φτάνουν στο άκρο. Για παράδειγμα, όταν ένα ολόκληρο τμήμα αναγκάζεται να περάσει ώρες ψάχνοντας για ένα λάθος πέντε λεπτών, δεν είναι μόνο η απώλεια παραγωγικότητας, αλλά ο χρόνος που ξοδεύεται για την αναζήτηση αυτών των λίγων θα κοστίσει στην οργάνωση περισσότερα χρήματα από ό, τι εάν απλά διαγράψει τη διαφορά.
Χρησιμοποιώντας τα στοιχεία ελέγχου διαχείρισης για την αύξηση της παραγωγικότητας
Ενώ οι έλεγχοι διαχείρισης μπορεί να έχουν αρνητικό αντίκτυπο στην παραγωγικότητα όταν εφαρμόζονται λανθασμένα, μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την αύξηση της παραγωγικότητας. Όταν υπάρχουν διαχειριστικοί έλεγχοι για τη μέτρηση και την ανάλυση της καθημερινής παραγωγικότητας, οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα που προκύπτουν για να διερευνήσουν πιο αποτελεσματικούς τρόπους επιχειρηματικής δραστηριότητας. Αυτοί οι έλεγχοι μπορούν επίσης να βοηθήσουν τους διαχειριστές να καθορίσουν πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να μεταβιβάσουν την εξουσία μέσα στον οργανισμό
Ανθρώπινοι παράγοντες
Να θυμάστε πάντα ότι οι εργαζόμενοί σας είναι ανθρώπινοι. Μην υποτιμάτε την επίδραση των ελέγχων διαχείρισης στην αφοσίωση των εργαζομένων και την παραγωγικότητα. Η ανθρώπινη πτυχή των διαχειριστικών ελέγχων θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά το σχεδιασμό και την εφαρμογή αυτών των ελέγχων. Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη η ανθρώπινη συμπεριφορά για να εξασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι έχουν επαρκή κίνητρα να ολοκληρώσουν τα επιθυμητά καθήκοντα. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι δεν θα πρέπει να αισθάνονται σαν να έχουν τεθεί σε λειτουργία οι έλεγχοι επειδή οι διαχειριστές πιστεύουν ότι οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να εμπιστευτούν. Σε μια τέτοια περίπτωση, οι εργαζόμενοι πιθανότατα θα είναι υποβαθμισμένοι, πράγμα που στη συνέχεια θα μειώσει την παραγωγικότητα.
