Τα τιμολόγια παρέχουν έναν τρόπο για τις εταιρείες να πληρώνονται για τις υπηρεσίες τους και να παρέχουν τα κατάλληλα αρχεία για τους καταναλωτές να χρησιμοποιούν για τον προϋπολογισμό και τους φορολογικούς σκοπούς. Κατά τη μορφοποίηση του τιμολογίου σας, συμπεριλαμβανομένων των σωστών πληροφοριών και των τμημάτων, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο, χρήματα και σύγχυση.
Αποφασίστε τι θα χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε το τιμολόγιο. Το λογισμικό επεξεργασίας κειμένου ή το λογισμικό υπολογιστικών φύλλων μπορεί να κάνει και τη δουλειά. Όλα εξαρτώνται από το τι είναι πιο άνετο για εσάς. Υπάρχει επίσης μια αφθονία των προτύπων που διατίθενται μέσω του Microsoft Word και του Excel και του Διαδικτύου που μπορείτε να προσαρμόσετε στις ανάγκες της εταιρείας σας.
Συμπεριλάβετε τις πληροφορίες της εταιρείας σας και τις ημερομηνίες που σχετίζονται με το τιμολόγιο. Αν ο πελάτης σας αναρωτιέται ποτέ πώς να έρθετε σε επαφή μαζί σας, το τιμολόγιο σας παρέχει όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζει. Συμπεριλάβετε το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση ιστού και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επίσης, μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου καθώς και την ημερομηνία λήξης.
Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τον καταναλωτή σας: όνομα, διεύθυνση, αριθμό τηλεφώνου, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αναγνωριστικό πελάτη, εάν υπάρχει. Αυτό σας επιτρέπει να είστε βέβαιοι ότι το σωστό πρόσωπο λαμβάνει το τιμολόγιο και υπενθυμίζει στον πελάτη να ενημερώνει τα προσωπικά του στοιχεία όταν είναι απαραίτητο.
Περιλάβετε πληροφορίες σημαντικές για τον καταναλωτή, όπως έναν αριθμό αναφοράς, έναν αναλυτικό κατάλογο επιβαρύνσεων με σύντομες περιγραφές, συμπεριλαμβανόμενους φόρους και ένα συνολικό ποσό. Όχι μόνο αυτό δείχνει στον πελάτη τι αγόρασε, αλλά σας προστατεύει σε περίπτωση που ο πελάτης ισχυρίζεται ότι δεν εκπλήρωσε την υπόσχεσή σας σε μια συγκεκριμένη υπηρεσία.
Καταχωρίστε τις επιλογές πληρωμής. Εξηγώντας σαφώς τις προσδοκίες σας και τις επιλογές πληρωμής του πελάτη, η πιθανότητα να καταβληθεί το τιμολόγιο γρήγορα και σωστά θα αυξηθεί. Αυτό εξοικονομεί επίσης χρόνο, διότι απαντά σε ερωτήσεις που κανονικά θα ζητήθηκαν μέσω τηλεφώνου ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
