Τα οικονομικά τμήματα αποτελούν αναπόσπαστο μέρος μιας οργάνωσης, παρέχοντας τα καύσιμα για να συνεχίσει την πορεία της. Με την επικοινωνία, τη σωστή διαχείριση των χρημάτων και την ενημέρωση σχετικά με τις διαθέσιμες ευκαιρίες, τα τμήματα χρηματοδότησης μπορούν να εξασφαλίσουν σταθερή ροή κεφαλαίων στην οργάνωση.
Αναπτύξτε έναν ακριβή προϋπολογισμό
Τα οικονομικά τμήματα προσπαθούν να αναπτύξουν έναν ρεαλιστικό προϋπολογισμό που να δείχνει σαφώς τι δαπανά ο οργανισμός. Με αυτόν τον τρόπο, βοηθούν όλα τα τμήματα του οργανισμού να προγραμματίσουν τις δραστηριότητές τους. Ο προϋπολογισμός πρέπει να δείχνει με σαφήνεια πόσα τμήματα μπορούν να δαπανήσουν για κάθε συγκεκριμένη δραστηριότητα ή αναγκαιότητα, όπως ο νέος εξοπλισμός. Για να δημιουργηθεί ένας ακριβής προϋπολογισμός, η υπηρεσία χρηματοδότησης πρέπει να επικοινωνεί αποτελεσματικά με τους επικεφαλής των άλλων τμημάτων για να καθορίσει τι χρειάζονται και να τροποποιήσει μη ρεαλιστικούς στόχους.
Συντονιστείτε με άλλα τμήματα
Ένα τμήμα χρηματοδότησης πρέπει επίσης να προσπαθήσει να συντονίσει τη ροή κεφαλαίων με τις δραστηριότητες του οργανισμού, χρησιμοποιώντας σχεδιασμό μεγάλου βεληνεκούς κατά την προετοιμασία για βραχυπρόθεσμες ανάγκες. Αυτό περιλαμβάνει το χρονοδιάγραμμα, διασφαλίζοντας ότι ο οργανισμός διαθέτει επαρκείς πόρους για τις δραστηριότητές του όταν χρειάζεται. Με άλλα λόγια, εάν ένας οργανισμός θα λάβει μεγάλη επιχορήγηση τον Νοέμβριο αλλά χρειάζεται κεφάλαια για ένα νέο έργο τον Ιούλιο, το τμήμα οικονομικών και άλλα τμήματα πρέπει να συζητήσουν εάν μπορούν να κερδίσουν επαρκή κεφάλαια ή να ξεκινήσουν αργότερα το έργο.
Προμηθεύετε κεφάλαια
Το τμήμα οικονομικών πρέπει να αποφασίσει πόσο χρέος πρέπει να έχει ο οργανισμός, έχοντας κατά νου την ικανότητά του να εξοφλήσει αυτό το χρέος. Το τμήμα πρέπει στη συνέχεια να αποφασίσει ποιες πηγές χρηματοδότησης - όπως δάνεια, αποθέματα και επιχορηγήσεις - θα ανταποκρίνονταν καλύτερα στις ανάγκες και τον σκοπό του οργανισμού. Στη συνέχεια, πρέπει να διερευνήσει τις διαθέσιμες ευκαιρίες και τα επιτόκια, εάν είναι εφικτό, και να υποβάλει αίτηση για αυτές τις ευκαιρίες. Ομοίως, το τμήμα οικονομικών θα πρέπει να επενδύσει τα κεφάλαια που λαμβάνει με σύνεση για να τα κάνει να αναπτυχθούν.
Αποπληρωμή χρεών
Τα οικονομικά τμήματα οφείλουν να επιστρέψουν τους πιστωτές των οργανώσεών τους εγκαίρως και δίκαια. Αυτό δείχνει στους πιστωτές ότι ο οργανισμός μπορεί να εμπιστευτεί και διαχειρίζεται σωστά τα κεφάλαιά του, καθιστώντας τους πιο πιθανό να συνεχίσουν να επενδύουν στον οργανισμό. Επιπλέον, η οικονομική υπηρεσία πρέπει να αποφασίσει πόσο από το πλεόνασμα κεφαλαίων να διανεμηθεί μεταξύ των μετόχων για να ενθαρρύνει την επένδυση.
Διατηρήστε τη διαφάνεια
Ένα τμήμα χρηματοδότησης θα πρέπει να προσπαθεί να διαφυλάξει τις δραστηριότητές του έτσι ώστε οι επενδυτές, οι πελάτες ή άλλοι που σχετίζονται με τον οργανισμό να γνωρίζουν ότι μπορούν να εμπιστεύονται το προσωπικό του. Αυτό σημαίνει την παροχή λεπτομερών και ακριβών χρηματοοικονομικών πληροφοριών σε όλους τους ενδιαφερόμενους. Για την επίτευξη αυτού του στόχου, το τμήμα θα πρέπει να τηρεί προσεκτικά αρχεία για όλες τις συναλλαγές και να επικοινωνεί με όλους όσους ζητούν πληροφορίες.
