Όπως και τα εκτελεστικά γήπεδα γκολφ, τα οποία είναι πιο σύντομα και χρειάζονται λιγότερο χρόνο από τα παραδοσιακά μαθήματα, μια συνοπτική παρουσίαση είναι η συντομευμένη μορφή της μακράς έκθεσης που γράψατε. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι είναι λιγότερο σημαντικό. Για να είναι πιο αποτελεσματική, θα πρέπει να ακολουθεί μια συγκεκριμένη μορφή περίληψης. Η περίληψη σας θα διαβαστεί από άτομα που δεν έχουν πολύ χρόνο. Πρέπει να τραβήξει την προσοχή και να το κρατήσει μέσα από όλα τα ζωτικά σημεία που θέλετε να γνωρίζουν και, όταν τελειώσουν, να είστε ενθουσιασμένοι που ακούτε περισσότερα.
Ο ορισμός της σύνοψης
Συνοπτική παρουσίαση είναι η μίνι έκδοση κάθε σημαντικού εγγράφου που γράφετε. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να αγγίξει τα πάντα στην έκθεσή σας. Όπως το κύριο, ευρύτερο έγγραφο, η σύνοψη είναι επίσημη επειδή συνοδεύει τις επίσημες εκθέσεις. Θα πρέπει να γράφεται στο τρίτο πρόσωπο σαν να λέει κάποιος άλλοι για την επιχείρησή σας. Σε μόνο μία έως τρεις σελίδες, πρέπει να εξηγήσει τι κάνει η επιχείρησή σας, ποια είναι η αγορά-στόχος της και πώς η επιχείρησή σας είναι ανώτερη από άλλες επιχειρήσεις του είδους της.
Ωστόσο, μια σύνοψη δεν πρέπει να είναι πολύ προσανατολισμένη στις πωλήσεις. Δεν είναι κομμάτι μάρκετινγκ. Κρατήστε τον τόνο ενημερωτικό, αλλά μην υπερβάλλετε τα γεγονότα. Η σύνοψη θα πρέπει να είναι σε θέση να παραμείνει μόνη της έτσι ώστε, μετά την ανάγνωση της, ο αναγνώστης θα έχει μια πλήρη, αν και σύντομη εικόνα της επιχείρησής σας και τον σκοπό της έκθεσης.
Πότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια σύνοψη
Η σύνταξη μιας σύνοψης για οποιαδήποτε επίσημη έκθεση είναι μια έξυπνη στρατηγική για να διαβάσετε τελικά τη μακροσκελή σας έκθεση. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι χρειάζεστε πάντα ένα. Μπορείτε να περάσετε τις μέρες που εργάζονται σε έναν προϋπολογισμό, ο οποίος, φυσικά, είναι σημαντικός και μπορεί να θεωρηθεί επίσημος. Αλλά δεν χρειάζεστε μια συνοπτική παρουσίαση για να την συνοδεύσετε. Οι εκτενείς περιλήψεις είναι για πολύπλοκα, χρονοβόρα έγγραφα που οι άνθρωποι μπορεί να μην διαβάσουν εντελώς.
Οι εκθέσεις που γράφονται για την προσέλκυση επενδυτών, τη λήψη δανείων ή την ενθάρρυνση συνεργασιών είναι συχνά χρονοβόρες. Προτού κάποιος ιδιώτης, τράπεζα ή επιχειρηματίας κεφαλαίων κινδύνου θα συμφωνήσουν να επενδύσουν ή να συνεργαστούν μαζί σας, θα θέλουν να γνωρίζουν τα πάντα για την επιχείρησή σας. Αυτό απαιτεί ένα τεράστιο έγγραφο από εσάς. Αλλά δεν έχουν χρόνο να διαβάσουν κάθε μεγάλη αναφορά που διασχίζει το γραφείο τους.
Ωστόσο, θα σαρώνουν τη σύνοψη. Αν φαίνεται ενδιαφέρον και είναι εύκολο να κατανοηθεί, θα διαβάσει ολόκληρη τη σύνοψη. Αφού το διαβάσετε, θα πρέπει να έχουν ένα πλήρες στιγμιότυπο της επιχείρησής σας, τους στόχους σας και τι τους ζητάτε. Στη συνέχεια, μπορούν να δουν τις σελίδες της ίδιας της έκθεσης για την πληρέστερη εκδοχή οποιου δήποτε το ενδιαφέρον τους.
Πρότυπο εκτεταμένης σύνοψης
Η σύνοψη θα πρέπει να ακολουθεί τη σειρά της μεγαλύτερης έκθεσής σας. Αυτή η μορφή καθιστά εύκολο για τους αναγνώστες να βρουν τις πληροφορίες που τους ενδιαφέρει για να μάθουν περισσότερα. Ένα δείγμα εκτελεστικής περίληψης που ακολουθείται είναι:
Σκοπός της έκθεσης: Αυτό μπορεί να είναι μια πρόταση ή μια σύντομη παράγραφο.
Περιγραφή εταιρείας: Πλήρης εταιρική επωνυμία, ο σκοπός της εταιρείας, σύντομη ιστορία (δηλ. Ιδρύθηκε το 2017 έως …) και για ποια είναι γνωστή η επιχείρηση.
Αγορά-στόχος: Ποιος χρησιμοποιεί τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας τώρα και ποιος θέλετε να τα χρησιμοποιήσετε στο μέλλον.
Οργάνωση της εταιρείας: Σύντομη περιγραφή του επιπέδου C και άλλων μελών της ομάδας που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος αυτής της έκθεσης.
Περιγραφή προϊόντων ή υπηρεσιών: Συνοπτική περιγραφή των σειρών προϊόντων ή των κατηγοριών υπηρεσιών. Επισημάνετε τα μεγάλα, γνωστά ή πιο κερδοφόρα προϊόντα ή υπηρεσίες. Περιγράψτε τα νέα προϊόντα ή τις ιδέες που θέλετε να εισαγάγετε εάν αυτό είναι στόχος ή ένας λόγος για να ζητήσετε χρηματοδότηση.
Οι προσπάθειες μάρκετινγκ: Περίληψη του τρόπου με τον οποίο εμπορεύεστε την εταιρεία, συμπεριλαμβανομένων όλων των οδών όπως η διαφήμιση, οι PR, οι εκδηλώσεις και η ομάδα πωλήσεων. Τι θέλετε να αλλάξετε ή να βελτιώσετε.
Προβλήματα / λύσεις: Επισκόπηση των προβλημάτων που αντιμετωπίστηκαν, λύσεις μέχρι σήμερα και προτεινόμενες λύσεις μετά τη χρηματοδότηση.
Οικονομικό στιγμιότυπο: Περιγραφή της τρέχουσας οικονομικής κατάστασής σας και προβολές του μέλλοντος με τη χρηματοδότηση, την αναμενόμενη ανάπτυξη και τους μακροπρόθεσμους στόχους.
Τύλιξε: Συνοψίστε, σε λίγες προτάσεις, τα συμπεράσματα της έκθεσης.
Αποκτήστε εξωτερικές γνωμοδοτήσεις
Ρωτήστε άλλους επιχειρηματίες, των οποίων οι απόψεις εκτιμούν, να διορθώσετε την περίληψή σας για γραμματική, τυπογραφικά λάθη, άλλα λάθη και συνολική σαφήνεια. Ζητήστε οποιαδήποτε συμβουλή πρέπει να κάνετε καλύτερα. Κρατήστε ένα ανοιχτό μυαλό και μην παίρνετε συμβουλές ή επικρίσεις προσωπικά.
Τροποποίηση για συγκεκριμένους σκοπούς
Σκεφθείτε να έχετε ελαφρώς διαφορετικές εκδοχές της σύνοψης για διαφορετικούς σκοπούς. Για τους επενδυτές, επικεντρωθείτε στο γιατί αξίζει να επενδύσετε στην επιχείρησή σας. Για τα δάνεια, μιλήστε περισσότερο για το τι έχετε επιτύχει με προηγούμενα δάνεια και την πιστοληπτική σας ικανότητα. Για πιθανούς συνεργάτες, σημειώστε τι μπορούν να πετύχουν μαζί σας.
