Ένας προϋπολογισμός αναφέρεται σε ένα γραπτό έγγραφο που περιγράφει λεπτομερώς τους τρόπους με τους οποίους ένας οργανισμός θα κατανείμει τα χρήματά του. Ως επικεφαλής της επιχείρησης, θα πρέπει να αποφασίσετε εάν ο δημοσιονομικός έλεγχος θα βρίσκεται σε επαφή με εσάς ή με τους διαχειριστές σας. Υπάρχουν τέσσερις αιτήσεις ελέγχου του προϋπολογισμού, όπως σημειώνει ο Michael Armstrong στο "Ένα εγχειρίδιο τεχνικών διαχείρισης: Ένας πλήρης οδηγός για την επίτευξη της ανώτατης διοικητικής ικανότητας και τη βελτίωση της λήψης αποφάσεων".
Σχεδίαση
Το έγγραφο προϋπολογισμού δημιουργείται μέσω ενός συστήματος σχεδιασμού. Εάν αναπτύξετε τον προϋπολογισμό μόνοι σας, μπορείτε να ξεκινήσετε με τον προϋπολογισμό του περασμένου έτους. Ο προϋπολογισμός σας θα πρέπει να περιλαμβάνει όλο το εισόδημα που σχεδιάζετε και πώς θα το ξοδέψετε. Μέρος του σταδίου προγραμματισμού απαιτεί να δοθεί προτεραιότητα στις διαφορετικές επιχειρηματικές ανάγκες. Μπορεί να χρειαστεί να κάνετε δύσκολες επιλογές, όπως η πρόσληψη ενός επιπλέον ατόμου φέτος και να εξασφαλίσετε υψηλότερο ενεργειακό κόστος. Το έγγραφο προϋπολογισμού σας πρέπει να αντικατοπτρίζει όλες τις πτυχές του προγραμματισμού και της ιεράρχησης των προτεραιοτήτων σας. Αν αφήσετε σημαντικούς λόγους προϋπολογισμού, θα μπορούσατε να αντιμετωπίσετε ένα έλλειμμα κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους.
Μέτρηση
Μόλις οριστικοποιηθεί το δημοσιονομικό έγγραφο, οι διαχειριστές κάθε τμήματος είναι υπεύθυνοι για διακριτική δαπάνη, όπως προμήθειες, έξοδα εκτύπωσης και μισθοδοσία, διατηρώντας ταυτόχρονα την κατανομή του προϋπολογισμού τους. Χρειάζεται ένα χρηματοπιστωτικό σύστημα για τον εντοπισμό των δαπανών από κάθε γραμμή του προϋπολογισμού. Η ικανότητα κάθε διαχειριστή να τηρήσει τον προϋπολογισμό του θα επηρεάσει την κερδοφορία και την οικονομική σας θέση ως εταιρεία.
Σύγκριση
Χρησιμοποιώντας το σύστημα μέτρησης, μπορείτε να συγκρίνετε τις πραγματικές δαπάνες με τις δαπάνες του προϋπολογισμού, πηγαίνοντας γραμμικά ανά γραμμή στο έγγραφο προϋπολογισμού. Πρέπει να καθορίσετε αν υπάρχει υπερβολική επιβάρυνση και πού υπάρχει στην εταιρεία. Θα μπορούσε να υπάρξει υπέρβαση ορισμένων τμημάτων και να ρυθμιστεί ο δημοσιονομικός έλεγχός τους ή θα μπορούσε να είναι οι διαχειριστές των εν λόγω υπηρεσιών να δικαιολογούν περιπτώσεις υπερβάσεων εξηγώντας απροσδόκητα κόστη, όπως ένας προμηθευτής που αυξάνει τις τιμές κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους.
Ελεγχος
Πρέπει να αναλάβετε δράση αφού μελετήσετε πώς κάθε τμήμα δαπανά μέσα ή πάνω από τον προϋπολογισμό που του έχει διατεθεί. Κάθε ενέργεια που παίρνετε για να αποκτήσετε ένα τμήμα για να αυξήσετε ή να μειώσετε τις δαπάνες σας ισοδυναμεί με έλεγχο. Σε ακραίες περιπτώσεις, όπως όταν δεν μπορείτε να αποκτήσετε διαχειριστές να επιβαρύνουν τις δαπάνες και να επιμείνουν στον προϋπολογισμό τους, μπορείτε να αφαιρέσετε τον δημοσιονομικό έλεγχο. Όλες οι δαπάνες που πραγματοποιούνται σύμφωνα με το ετήσιο έγγραφο προϋπολογισμού βοηθούν μια επιχείρηση να διατηρήσει την εστίασή της στους στρατηγικούς στόχους.
