Η δουλειά ενός προγραμματιστή συνάντησης μπορεί να είναι τρομακτική, δεδομένου του αριθμού των λεπτομερειών που σχετίζονται με τον προγραμματισμό και τη διοργάνωση μιας διάσκεψης ομιλητών, αλλά εάν απολαμβάνετε την πρόκληση της πολλαπλής εναρμόνισης και είστε γνωστός για το γεγονός ότι είστε πλοίαρχος σε ζογκλέλλες λεπτομέρειες, θα είστε καλά προετοιμασμένοι για δουλειά.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Κύριος κατάλογος ελέγχου
-
Συμβάσεις ομιλητών
-
Τόπος συναντήσεως
-
Σχέδιο εφεδρικής έκτακτης ανάγκης
Ξεκινήστε να σχεδιάζετε τη διάσκεψη των ηχείων σας τουλάχιστον ένα χρόνο νωρίτερα - εάν οι άνθρωποι που σκοπεύετε να παρουσιάσετε ως προσκεκλημένοι ομιλητές είναι υψηλού επιπέδου άνδρες και γυναίκες των οποίων τα ημερολόγια γεμίζουν χρόνια εκ των προτέρων. Δημιουργήστε μια λίστα κύριων ελέγχων που θα αναλύει κάθε εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί για να φέρετε τα ηχεία στο συνέδριο και τα αναλώσιμα, τον εξοπλισμό και τις διατάξεις που πρέπει να ληφθούν για τη διοργάνωση του συμβάντος.
Κάντε κράτηση σε ένα χώρο διασκέψεων σε μια εύκολη στην περιοχή τοποθεσία που βρίσκεται σε βολική τοποθεσία κοντά στα αεροδρόμια, τα μέσα μαζικής μεταφοράς, τα ξενοδοχεία, τα εστιατόρια και άλλες παροχές, καθώς οι στελέχη σε αυτούς τους χώρους είναι εκπαιδευμένοι να χειρίζονται τα πλήθη του συνεδρίου 24 ώρες το 24ωρο. Ζητήστε από τον πληρεξούσιό σας να συντάξει μια τυποποιημένη σύμβαση ομιλίας, ώστε να έχετε μια νομικά δεσμευτική συμφωνία με κάθε ομιλητή να εμφανιστεί και να συμμετάσχει στην εκδήλωση.
Εργαστείτε στην ατζέντα του συνεδρίου σας, ώστε οι ομιλητές να έχουν προγραμματιστεί σκόπιμα. Αναθέστε τους πιο δυναμικούς ομιλητές για να χειριστείτε τα κεντρικά και τα τελικά slots, ώστε οι συμμετέχοντες να ενθουσιαστούν από τις παρατηρήσεις του πρώτου και να εμπνευστούν από τα λόγια του τελευταίου. Αποκαλύψτε τους ομιλητές σας για τα χρονικά όριά σας και εντυπωσιάστε επάνω τους τη σημασία του να αφήσετε χρόνο σε ερωτήσεις πεδίου.
Παραγγείλετε αναλώσιμα, πίνακες εγγραφών, φροντίστε να ενοικιάσετε εξοπλισμό, σήμανση, σήματα και ένα σύστημα πιστωτικής κάρτας / σε μετρητά για όσους δεν έχουν αγοράσει προκαταβολικά εισιτήρια. Στείλτε ένα πρόγραμμα επιβεβαίωσης για τα ηχεία της ημερίδας αρκετούς μήνες πριν από την ημερομηνία για να δώσετε στους συμμετέχοντες άφθονο χρόνο για να κάνετε σχέδια μεταφοράς. Επαληθεύστε τις ευθύνες του οργανισμού σας, π.χ. αποζημιώσεις αεροπορικών εισιτηρίων, προκαταβολικά καταλύματα ή όρια ημερήσιας δαπάνης και βεβαιωθείτε ότι οι ομιλητές λαμβάνουν κατάλογο κοινωνικών εκδηλώσεων στις οποίες έχουν προσκληθεί ως μέρος της επίσκεψής τους.
Σχεδιάστε ένα πλάνο υποστήριξης που καλύπτει καταστροφικές πιθανότητες: το θάνατο ή τραυματισμό ενός ομιλητή ή μια αλλαγή του χώρου της τελευταίας στιγμής. Αναθέστε σε εθελοντές να ενεργούν ως φιλοξενούντες κάθε ομιλητή και να επιφυλάσσουν υπηρεσίες λιμουζίνας ή ταξί για να οδηγήσουν τους ομιλητές, αν η μεταφορά δεν ανήκει στις ευθύνες του οικοδεσπότη. Ολοκληρώστε εργασίες τελευταίας στιγμής, όπως παραγγελία σνακ και περιπτώσεις νερού για ηχεία.
Βάζετε την αντοχή σας στις τελευταίες ημέρες πριν από τη συνέντευξη - αν τα οπτικοακουστικά βοηθήματα πρόκειται να εξαφανιστούν, ανακάτεμα των δωματίων στο δωμάτιο και τα αεροπλάνα καθυστερούν, αυτό είναι η στιγμή κατά την οποία τα πράγματα ξεφεύγουν από τον έλεγχο. Διατηρήστε το πνεύμα σας για εσάς και στηρίξτε τη λίστα ελέγχου κύριου προσώπου σας. Αφού γράψατε μετά τις συνεντεύξεις, ευχαριστώ τις σημειώσεις στους ομιλητές, κάνετε τον εαυτό σας μια χάρη και κάνετε διακοπές. Το κέρδισες.
