Μια επιχείρηση ενσωματώνει με την κατάθεση ενός εγγράφου σχηματισμού σύμφωνα με το κρατικό δίκαιο, συνήθως με το γραφείο του γραμματέα του κράτους όπου η επιχείρηση θέλει να βρίσκεται. Αυτό το έγγραφο σχηματισμού ονομάζεται καταστατικό στα περισσότερα κράτη, αλλά είναι επίσης γνωστό ως πιστοποιητικό ενσωμάτωσης ή ναύλωσης σε ορισμένες πολιτείες με ιστορικό διαφορετικής ορολογίας. Η επιχείρηση θεωρείται ότι έχει ενσωματωθεί από τη στιγμή που το κρατικό γραφείο δέχεται την κατάθεση και επιθέτει τη σφραγίδα ή τη σφραγίδα του κράτους στο έγγραφο, παρέχοντας την εξουσία να λειτουργεί στο κράτος. Το σημάδι του κράτους επί του καταστατικού είναι η επίσημη απόδειξη της ενσωμάτωσης, αναφέροντας την ακριβή ημερομηνία κατά την οποία το κράτος δέχτηκε την κατάθεση και η εταιρεία τέθηκε σε λειτουργία ως αναγνωρισμένη οντότητα.Το κράτος διατηρεί τα αρχεία καταθέσεων και παρέχει επικυρωμένα αντίγραφα και πιστοποιητικά κατόπιν αιτήματος για να διαβεβαιώσει το κοινό ότι η εταιρεία είναι εγγεγραμμένη στο κράτος και είναι σε καλή κατάσταση.
Απόδειξη παραλαβής
Κατά την κατάθεση των άρθρων ενσωμάτωσης με το κράτος, η επιχείρηση θα λάβει μια κατάθεση κατάθεσης μέσω ταχυδρομείου. Εκτός αν οι εντολές της επιχείρησης (και πληρώνουν) για ένα επικυρωμένο αντίγραφο των άρθρων κατά την υποβολή των εγγράφων, η απόδειξη μπορεί να είναι το μόνο στοιχείο που επιστρέφει το κράτος για να βεβαιωθεί ότι η κατάθεση έγινε δεκτή. Αυτή η απόδειξη αρχειοθέτησης πρέπει να τηρείται με εταιρικά αρχεία επιχειρήσεων. Σε πολλές περιπτώσεις, η επίδειξη της αρχικής απόδειξης αρχειοθέτησης μαζί με ένα απλό (μη πιστοποιημένο) αντίγραφο του καταστατικού αποτελεί επαρκή απόδειξη ενσωμάτωσης, ανακουφίζοντας την ανάγκη να πληρώσει για επικυρωμένα αντίγραφα των άρθρων κάθε φορά που η εταιρεία χρειάζεται να παρέχει την επίσημη τεκμηρίωση.
Αντίγραφο του καταστατικού
Τα καταστατικά είναι δημόσιο έγγραφο. Όλες οι πολιτείες διατηρούν μια βάση δεδομένων εικόνων με αρχεία και τα περισσότερα κράτη κάνουν αυτή τη βάση δεδομένων διαθέσιμη μέσω του Διαδικτύου. Οποιοδήποτε μέλος του κοινού μπορεί να έχει πρόσβαση στη βάση δεδομένων και αν είναι διαθέσιμη η δυνατότητα, κατεβάστε ένα αντίγραφο των καταστατικών που κατατέθηκαν στην πολιτεία (διαφορετικά ένα άτομο μπορεί να καλέσει το κρατικό γραφείο για να παραγγείλει ένα αντίγραφο).
Αυτή η λήψη θα φέρει το σήμα κατατεθέν και ένα εξώφυλλο που θα αναφέρει την ημερομηνία εγγραφής της εταιρείας, αλλά θα είναι μόνο ένα αντίγραφο. Αυτή η έκδοση, μαζί με την απόδειξη κατάθεσης, μπορεί να θεωρηθεί επαρκής απόδειξη ενσωμάτωσης για το άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού, αλλά πιθανόν να μην είναι αρκετή για να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις δέουσας επιμέλειας για μια αίτηση δανείου. Η καλύτερη λύση είναι να έχετε τουλάχιστον ένα πιστοποιημένο αντίγραφο του καταστατικού στο εταιρικό βιβλίο.
Το αίτημα για επικυρωμένο αντίγραφο γίνεται εύκολα κατά τη στιγμή της κατάθεσης με την καταβολή πρόσθετου τέλους και έχει ως αποτέλεσμα την επιστροφή της απόδειξης κατάθεσης και ένα αντίγραφο των άρθρων με αρχική σφραγίδα του κράτους ή σφραγίδα. Ένα επικυρωμένο αντίγραφο των άρθρων μπορεί επίσης να ληφθεί ανά πάσα στιγμή μετά την κατάθεση κάνοντας γραπτή αίτηση και πληρωμή της αμοιβής.
Πιστοποιητικό σύστασης
Ορισμένα κράτη (όπως το Μισσούρι, το Νέο Μεξικό και η Γεωργία) εκδίδουν αυτό που αποκαλούν "πιστοποιητικό ενσωμάτωσης" μόλις η επιχείρηση καταθέσει τα καταστατικά της έγγραφα. Σε ορισμένες περιπτώσεις υπάρχει ένα τέλος που αξιολογείται κατά την υποβολή της αίτησης για την προσκόμιση του πιστοποιητικού. Σε αυτά τα κράτη, όταν ζητείται η απόδειξη της ενσωμάτωσης, το μόνο αποδεκτό αποδεικτικό είναι ένα πρωτότυπο πιστοποιητικό ενσωμάτωσης. Αν μια επιχείρηση έχει σφραγισμένο ή επικυρωμένο αντίγραφο των άρθρων αλλά δεν έχει πιστοποιητικό, η επιχείρηση πιθανόν θα αντιμετωπίσει προβλήματα. Η επιχείρηση μπορεί να υποβάλει αίτηση από το κράτος για ένα διπλότυπο πιστοποιητικό με την πληρωμή ενός τέλους.
Πιστοποιητικό καλής θέσης
Μια άλλη αποδεκτή απόδειξη ενσωμάτωσης που μπορεί να υποκαταστήσει επικυρωμένο αντίγραφο των άρθρων είναι πιστοποιητικό καλής θέσης. Πρόκειται για έγγραφο που εκδίδεται από το κράτος, το οποίο βεβαιώνει ότι μια επιχείρηση έχει εγγραφεί στο κράτος από μια ορισμένη ημερομηνία και είναι επί του παρόντος ενεργή και ενημερωμένη για όλες τις απαιτούμενες καταθέσεις του κράτους. Αυτό το πιστοποιητικό τοποθετείται επίσης υπό σφραγίδα. Μπορεί να παραγγελθεί από το κράτος ανά πάσα στιγμή, συνήθως με την καταβολή τέλους.
Κάνοντας δουλειές
Το κράτος ελέγχει την ενσωμάτωση και είναι η μόνη οντότητα που μπορεί να καθορίσει οριστικά πότε μια εταιρία είναι εγγεγραμμένη στο κράτος και αν είναι επί του παρόντος εξουσιοδοτημένη να ασκεί τις δραστηριότητές της. Ωστόσο, το καταστατικό δεν απαιτείται να επικαιροποιείται με τις τελευταίες πληροφορίες σχετικά με το ποιος ελέγχει την εταιρεία και κατά πόσον λειτουργεί σύμφωνα με το σχέδιο. Συχνά, όταν ζητείται απόδειξη ενσωμάτωσης, η έννοια επεκτείνεται ώστε να περιλαμβάνει την απόδειξη της κυριότητας, την απόδειξη της λειτουργίας, την απόδειξη της διεύθυνσης ή την απόδειξη του εξουσιοδοτημένου υπογράφοντος.
Έτσι, ενώ τα πιστοποιημένα άρθρα ή το πιστοποιητικό καλής θέλησης είναι τεχνικά αποδεικτικά της ενσωμάτωσης, μπορεί να ζητηθεί από μια επιχείρηση να παράσχει επίσης ένα αντίγραφο των κανονισμών της, πρακτικά των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, έγκρισης της εταιρικής απόφασης για τη λήψη συγκεκριμένης ενέργειας ή λογαριασμού κοινής ωφέλειας να καθιερώσετε διεύθυνση ή άλλα πράγματα που ελέγχουν την εξουσία και την πρόθεσή του να κάνει επιχειρήσεις στο κράτος.
