Μια ισχυρή και υγιής επιχειρηματική σχέση μπορεί να ξεκινήσει με μια επίσημη επιστολή. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν συνεργάζεστε με διεθνείς εισαγωγείς και εξαγωγείς. Μπορεί να μην έχετε την ευκαιρία να τα συναντήσετε πρόσωπο με πρόσωπο, έτσι μια επαγγελματική επιστολή μπορεί να είναι το καλύτερο υποκατάστατο. Η σύνταξη αυτής της επιστολής απαιτεί επιμέλεια και προσοχή.
Διαμορφώστε την επιστολή σας επαγγελματικά, με το λογότυπο της εταιρείας σας, τα στοιχεία επικοινωνίας και τα προσωπικά σας στοιχεία που βρίσκονται στο επάνω μέρος της σελίδας. Επίσης, συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας των επαγγελματιών του εισαγωγέα και το σωστό χαιρετισμό. Το κείμενο θα πρέπει να ευθυγραμμιστεί προς τα αριστερά χωρίς οδοντώσεις για παραγράφους και με απόσταση ενός γραμμικού.
Προσέξτε την προσοχή του εισαγωγέα στην πρώτη παράγραφο, επισημαίνοντας το βασικό σημείο πώλησης. Δώστε έμφαση στο σημείο διαφοροποίησης που κάνει τα προϊόντα σας τα καλύτερα στην αγορά. Μπορεί να έχετε τη χαμηλότερη τιμή, τα καλύτερα χαρακτηριστικά ή τον ταχύτερο χρόνο από την παραγγελία έως την παράδοση. Δεν χρειάζεται να υπερβάλλετε, αλλά να είστε βέβαιος να δηλώσετε εμφανώς τα πλεονεκτήματα της επιχείρησής σας.
Παρέχετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την επιχείρησή σας και το ιστορικό της στο δεύτερο εδάφιο. Εξηγήστε πόσο καιρό είστε στην επιχείρηση και όπου βρίσκεστε. Περιγράψτε ακριβώς τι παράγετε και σε τι όγκο. Επίσης, να εξηγήσετε ποιοι είναι οι τρέχοντες πελάτες σας και να τους δώσετε ως αναφορά.
Παρέχετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις λειτουργίες των προϊόντων σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τεχνικά προϊόντα, όπως υλικό υπολογιστή, εξοπλισμό δικτύωσης ή φαρμακευτικά αντικείμενα. Ο εισαγωγέας θα θέλει να γνωρίζει όσο το δυνατόν περισσότερες προδιαγραφές. Μπορείτε ακόμη να συμπεριλάβετε διαγράμματα ή μοντέλα σε ξεχωριστό συνημμένο.
Πείστε τον αναγνώστη ότι η επιχείρησή σας είναι το καλύτερο για να εργαστείτε και ότι μπορείτε να παραδώσετε όπως υποσχεθήκατε. Περιγράψτε τους όρους πληρωμής, τον χρόνο ανακύκλωσης, τις πληροφορίες εφοδιαστικής και την τιμολόγηση. Αφήστε το γράμμα ανοιχτό για διαπραγματεύσεις και παρακολούθηση. Κλείστε το σημείωμα με ευγενική απόσυρση.
