Πώς να ρυθμίσετε ένα εικονικό γραφείο. Σε ένα παγκόσμιο περιβάλλον, οι χώροι εργασίας δεν έχουν ουσιαστικά σύνορα με τους εργαζομένους που βρίσκονται σε όλο τον κόσμο. Με τις συνεχώς αυξανόμενες τιμές των ακινήτων, το εικονικό γραφείο έχει γίνει ένα ελκυστικό φαινόμενο σε πολλούς επιχειρηματίες. Οι εταιρείες μπορούν να βρίσκονται σε ένα συγκεκριμένο μέρος, αλλά οι εργαζόμενοι πραγματοποιούν καθημερινές υποθέσεις γραφείου από διαφορετικές τοποθεσίες, όπως ξενοδοχείο, καφέ ή σπίτι.
Αποφασίστε για μια διεύθυνση επιχείρησης για το εικονικό γραφείο σας. Θα μπορούσε να είναι ένας αριθμός γραμματοκιβωτίου ή θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία γραμματοκιβωτίου CMRA (Υπηρεσία εμπορικής αποστολής αλληλογραφίας) για να αποκτήσετε μια εταιρική διεύθυνση ήχου.
Δείτε τις επιλογές συνδεσιμότητας. Υπάρχουν αρκετοί για να επιλέξετε από το αν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα κινητά τηλέφωνα, τα online φόρουμ, οι άμεσοι αγγελιοφόροι, το VoIP και πολλά άλλα.
Κάντε την επιλεγμένη τοποθεσία σας για το εικονικό γραφείο έτοιμο για εγκατάσταση. Εξοπλίστε το χώρο και δημιουργήστε μια ατμόσφαιρα εργασίας όπως θα θέλατε. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει αρκετός χώρος για την εγκατάσταση των απαραίτητων ηλεκτρονικών συσκευών, όπως υπολογιστές, συσκευές φαξ και τηλεφωνικές γραμμές.
Εγκαταστήστε το απαραίτητο λογισμικό στους υπολογιστές σας ανάλογα με τις ανάγκες σας. Ορισμένα προγράμματα έχουν σχεδιαστεί ειδικά για διασκέψεις μέσω διαδικτύου, παρουσιάσεις, προγραμματισμό συναντήσεων και ούτω καθεξής. Είναι επίσης καλή ιδέα να επιλέξετε ένα αξιόπιστο πρόγραμμα προστασίας από ιούς για να προστατεύσετε τον υπολογιστή σας από ηλεκτρονική επίθεση.
Επικοινωνήστε με έναν παροχέα τηλεφωνικών υπηρεσιών και αποκτήστε ένα σύγχρονο τηλεφωνικό σύστημα με μια δυνατότητα διαδραστικής φωνητικής απόκρισης (IVR) για να διευκολύνετε τη διαχείριση κλήσεων χωρίς να χρειάζεται να βρίσκεστε στο χώρο σας. Η ενσωματωμένη τεχνολογία τους έρχεται σε λογική τιμή και χρεώνει μόνο για την πραγματική χρήση.
Δημιουργήστε μια εγκατάσταση intranet που προορίζεται για πρόσβαση μόνο από τους εργοδότες της εταιρείας για να διαβιβάζουν πληροφορίες, ζωτικής σημασίας επικοινωνίες, αρχεία και έγγραφα ή πηγαίνετε στο Virtual Private Network (VPN) έτσι ώστε το μεταφερόμενο υλικό να είναι απόλυτα εμπιστευτικό. Παρακολουθήστε ποιος έχει πρόσβαση στη βάση δεδομένων του οργανισμού σας διατηρώντας τα αρχεία καταγραφής πληροφοριών εισόδου, εξόδου και πρόσβασης.
Προγραμματίστε τις επίσημες συναντήσεις σας με συναδέλφους, πελάτες ή άλλους σε ένα φλιτζάνι καφέ σε μια τοποθεσία που είναι καλή για όλους. Εάν όλες οι επαφές σας δεν είναι σε θέση να είναι φυσικά εκεί, μπορείτε να κανονίσετε τη συνδεσιμότητα χρησιμοποιώντας κάμερες Web, κινητά τηλέφωνα και instant messengers.
Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας υποβάλλουν τακτικά φύλλα εργασίας για να καταγράψουν τον αριθμό των ωρών εργασίας τους. Αναζητήστε συστηματικά αυτά τα φύλλα εργασίας με βάση τις εκτιμώμενες ώρες που απαιτούνται για συγκεκριμένα καθήκοντα για να διατηρήσετε τον μη παραγωγικό χρόνο που ξοδεύετε υπό έλεγχο.
Συμβουλές
-
Ορισμένες επιχειρηματικές εφαρμογές έρχονται με τη μορφή "σουιτών" που περιλαμβάνουν τα περισσότερα προγράμματα που απαιτούνται για τη δημιουργία ενός εικονικού γραφείου και ακόμη περισσότερο. Ορισμένες από τις δημοφιλείς σουίτες είναι το Microsoft Office, το Lotus, το Corel και το AppleWorks. Αν έχετε τον προϋπολογισμό, παρέχετε στους υπαλλήλους σας τα απαραίτητα εργαλεία όπως φορητό υπολογιστή, Wi-Fi κινητό τηλέφωνο, VoIP και άλλο εξοπλισμό. Στη συνέχεια εσείς και το εργατικό δυναμικό σας μπορείτε να συνδεθείτε αποτελεσματικά.
Προειδοποίηση
Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας τακτικά, για να αποφύγετε την πλήρη κατάρρευση της καθημερινής επιχείρησής σας σε περίπτωση διακοπής της λειτουργίας του συστήματος. Αυτό μπορεί να είναι ένα εφιαλτικό σενάριο.
