Δεν έχει ρυθμιστεί καμία μορφή φαξ σε κάθε περίπτωση. Ωστόσο, σύμφωνα με ορισμένες γενικές οδηγίες, ο παραλήπτης του φαξ θα εντοπίσει γρήγορα πληροφορίες σχετικά με το φαξ. Αυτές οι οδηγίες θα διασφαλίσουν επίσης ότι ο παραλήπτης δεν θα έχει προβλήματα κατά την αποστολή του φαξ και ότι θα αποφύγετε προβλήματα κατά την αποστολή του.
Φυλάξτε το φαξ κάτω από 10 έως 12 σελίδες. Πολλές συσκευές φαξ μικρού γραφείου δεν μπορούν να χειριστούν πάρα πολλές σελίδες ταυτόχρονα. Μεγάλα φαξ συνδέουν επίσης τις τηλεφωνικές γραμμές που μοιράζονται με συσκευές φαξ. Διαχωρίστε το φαξ σε πολλαπλές παρτίδες εάν πρέπει να στείλετε περισσότερες από 10 έως 12 σελίδες. Ενημερώστε τον παραλήπτη να περιμένει περισσότερα από ένα φαξ από εσάς.
Προσαρμόστε τα περιθώρια της σελίδας ή το μέγεθος της γραμματοσειράς για να σας βοηθήσει να επιτύχετε λιγότερες σελίδες Ωστόσο, μην ξεχνάτε ότι τα μικρότερα μεγέθη γραμματοσειράς μπορεί να μην είναι πολύ εύκολο να διαβαστούν και τα μικρά περιθώρια μπορεί να φαίνονται αντιεπαγγελματικά, όπως σε ένα βιογραφικό σημείωμα. Χρησιμοποιήστε τουλάχιστον μια γραμματοσειρά 11 σημείων.
Γράψτε τα φαξ σε μορφή επιχειρηματικού γράμματος όταν είναι δυνατόν. Τα περιθώρια θα πρέπει να είναι μια ίντσα στην αριστερή και δεξιά πλευρά και μιάμιση ίντσες στο πάνω και στο κάτω μέρος, αν είναι δυνατόν. Εφάπαξ διάστημα το γράμμα σας, διπλό διάστημα μεταξύ των παραγράφων. Συμπεριλάβετε μια γραμμή ημερομηνίας στην κορυφή και μπλοκ διευθύνσεων για τον αποστολέα και τον παραλήπτη πριν από τον χαιρετισμό. Το μπλοκ διευθύνσεων του αποστολέα πηγαίνει πρώτο.
Συμπεριλάβετε μια συνοδευτική σελίδα με το φαξ σας. Η συνοδευτική σελίδα δεν χρειάζεται να ακολουθεί μια συγκεκριμένη μορφή διαμόρφωσης, αλλά πρέπει να περιλαμβάνει τόσο τα στοιχεία επικοινωνίας του αποστολέα όσο και του παραλήπτη, πόσες σελίδες περιέχει το φαξ και μια γραμμή θέματος που δηλώνει τι είναι το φαξ. Προσθέστε μερικές γραμμές για τυχόν προσωπικά σχόλια σχετικά με το φαξ, επίσης. Τα στοιχεία επικοινωνίας μπορούν να περιλαμβάνουν ονόματα ατόμων και εταιρειών, ονόματα τμημάτων, διευθύνσεις, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμούς τηλεφώνου. Η συνοδευτική επιστολή πρέπει να είναι εύκολη στην ανάγνωση, ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να βρει γρήγορα πληροφορίες σχετικά με αυτό.
Αποφύγετε την αποστολή φαξ με γραφικά, αν είναι δυνατόν. Παίρνουν πολύ χρόνο για να στείλουν και να λάβουν, και χάνουν πολύ μελάνι. Επίσης, γενικά δεν εμφανίζονται πολύ καλά σε φαξ λόγω εκτύπωσης κακής ποιότητας.
