Μια εταιρεία είναι μια οντότητα που είναι ξεχωριστή από τους ανθρώπους των οποίων οι ιδέες την δημιούργησαν. Όταν ένας επιχειρηματίας ενσωματώνει, ξεφεύγει από το καθεστώς του μοναδικού κατόχου και επιτρέπει στην επιχείρηση να παραμείνει μόνη της ως νομικό πρόσωπο. Σε αντάλλαγμα, ο επιχειρηματίας έχει περιορισμένη ευθύνη, προστασία προσωπικών περιουσιακών στοιχείων και φορολογικά οφέλη. Αν και η εταιρεία είναι μια οντότητα από μόνη της, ως φανταστικός ονισμός, δεν μπορεί να εκτελέσει τις απαραίτητες διαδικασίες και πρωτόκολλο που πρέπει να εκτελούνται για να διατηρήσει η εταιρία το καθεστώς της και να λειτουργήσει νόμιμα. Αυτή η εταιρική καθαριότητα πρέπει να διατηρηθεί.
Διατυπώσεις
Ο σύμβουλος διαβούλευσης Robert G. André συζητά τις διατυπώσεις στις οποίες πρέπει να συμμετάσχει μια εταιρεία στην έκδοσή του με τίτλο «Εταιρική Housekeeping». «Η εταιρεία πρέπει να συμμορφώνεται με όλες τις κυβερνητικές απαιτήσεις, όπως την υποβολή ετήσιας έκθεσης στο κράτος και τη διατήρηση των απαραίτητων επιχειρηματικών αδειών. Η εταιρία πρέπει να συμμορφώνεται με όλους τους εταιρικούς νόμους, οι οποίοι συνήθως απαιτούν ετήσιες συνεδριάσεις των μετόχων, συνεδριάσεις των διοικητικών συμβουλίων και πρακτικά (συνεδριάσεων) των συνεδριάσεων αυτών. Επιπλέον, οι μέτοχοι πρέπει να γνωρίζουν τις αποφάσεις που επηρεάζουν την ευημερία της εταιρείας. αποφάσεις, όπως οι συγχωνεύσεις, οι εξαγορές ή η εκκαθάριση, δεν πρέπει να προχωρήσουν πριν από την ψήφιση των μετόχων.
Χρηματοδότηση
Η εταιρεία πρέπει να έχει τα οικονομικά της σε τάξη. Αν η εταιρεία δανείζει χρήματα σε κάποιον ενδιαφερόμενο (κάποιος που έχει κάτι να κερδίσει), το δάνειο πρέπει να είναι σε νόμιμο επιτόκιο και να έχει ποινές καθυστέρησης πληρωμής όπως οποιοδήποτε άλλο δάνειο. Η εταιρεία πρέπει να παρέχει επαρκή κεφάλαια για την κάλυψη των κινδύνων και υποχρεώσεών της. Αν μια εταιρία σχηματίστηκε με λίγα κεφάλαια και είχε μεγάλο χρέος, το δικαστήριο θα μπορούσε να το δει αυτό ως κατάχρηση του συστήματος και να επιτρέψει στους πιστωτές να έρθουν μετά από προσωπικά περιουσιακά στοιχεία. Επιπλέον, οι υπερβολικά "υψηλοί μισθοί, επιδόματα ή άλλες πληρωμές σε εμπιστευτικές εταιρείες" θα μπορούσαν να προκαλέσουν προβλήματα στην εταιρεία, αναφέρει ο André.
Η δουλειά είναι δουλειά
Ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου ή επιχειρηματίας δεν μπορεί να συνδυάζει εταιρικά κεφάλαια με προσωπικά κεφάλαια. Στο άρθρο της για το 2010 με τίτλο "Παρακολουθήστε την εταιρική διαχείρισή σας", η δικηγορική εταιρεία της Νέας Υόρκης Nina Kaufman καλεί αυτή την "συγχύση των κεφαλαίων". Οι λογαριασμοί αυτοί πρέπει να διατηρούνται εντελώς ξεχωριστά. Η ανάμειξη αυτών των κεφαλαίων απαιτεί προβλήματα.
Εγγραφές
Τα κατάλληλα αρχεία και τεκμηρίωση είναι επίσης απαραίτητα για την ορθή διαχείριση των επιχειρήσεων. Η εταιρία θα πρέπει να έχει στην τεκμηρίωση καταγραφή, όπως τα στοιχεία κάθε συνεδρίασης που κατέχει, λογιστικά αρχεία, αρχείο κάθε μετόχου και αντίγραφα γραπτής επικοινωνίας με τους μετόχους. Ένα νόμιμο χαρτί είναι η καλύτερη μορφή προστασίας για την εταιρεία και τα ενδιαφερόμενα μέρη της, αναφέρει ο André.
