Μια οργανωτική ανασκόπηση μπορεί να συνίσταται στην ανάλυση των λειτουργιών της επιχείρησής σας, της δομής των εργαζομένων, των διαδικασιών λειτουργίας ή ενός συνδυασμού αυτών. Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, μια αποτελεσματική οργανωτική ανασκόπηση περιλαμβάνει την εξέταση της δομής και της απόδοσης των τμημάτων ή των λειτουργικών τομέων σας και την αναθεώρηση των υπαλλήλων σε κάθε περιοχή.
Εξετάστε τη λειτουργική δομή της επιχείρησης
Για να ξεκινήσετε την οργανωτική σας ανασκόπηση, καθορίστε τον τύπο οργανωτικής δομής που έχετε. Πολλές μικρές επιχειρήσεις ξεκινούν με μια επίπεδη δομή, η οποία αποτελείται από τον ιδιοκτήτη και πολλούς βασικούς εργαζόμενους που εργάζονται μαζί για να διαχειριστούν τις δραστηριότητες παραγωγής, εμπορίας, πωλήσεων, οικονομικών και ανθρώπινων πόρων της εταιρείας. Δεν υπάρχουν διευθυντές, με τον ιδιοκτήτη να κάνει όλες ή τις περισσότερες σημαντικές αποφάσεις. Αυτή η δομή δεν διαθέτει στρώματα υπαλλήλων, όπως διευθυντές, διευθυντές και συντονιστές. Μια λειτουργική δομή χωρίζει την οργάνωσή σας από καθήκοντα, όπως λογιστικά, HR, παραγωγή, μάρκετινγκ και πωλήσεις. Οι εταιρείες με αυτή τη δομή δημιουργούν τμήματα με αφοσιωμένους διευθυντές και ιεραρχία εργαζομένων. Για να επιβλέπουν αυτά τα τμήματα και τους διαχειριστές τους, οι επιχειρήσεις μπορούν να δημιουργήσουν μια «C-Suite», η οποία αποτελείται από μια ομάδα διαχείρισης με έναν διευθύνοντα σύμβουλο, έναν επικεφαλής λειτουργό και έναν οικονομικό διευθυντή. Οι μεγαλύτερες εταιρείες διαθέτουν πιο περίπλοκες δομές, συμπεριλαμβανομένων των μητρικών και των τμηματικών οργανώσεων, για τη διαχείριση πολλών υπαλλήλων, τμημάτων, τμημάτων και ακόμη και διαφορετικών εταιρειών που λειτουργούν υπό εταιρική ομπρέλα.
Εξετάστε το οργανόγραμμα σας
Μόλις προσδιορίσετε τον τύπο οργανωτικής δομής που έχετε, εξετάστε το οργανόγραμμα, το οποίο είναι ένα διάγραμμα των θέσεων των υπαλλήλων σας που δείχνει ποιος εργάζεται εκεί, ποιος εργάζεται για ποιον και τον "τοτέμα πόλο" της επιχείρησής σας. Συγκρίνετε το οργανικό σας διάγραμμα με την οργανωτική δομή σας, για να προσδιορίσετε αν οι θέσεις σας ευθυγραμμίζονται αποτελεσματικά με τις διάφορες λειτουργίες που χρειάζεστε. Για παράδειγμα: Αναφέρετε οι πωλητές σας στον διαχειριστή μάρκετινγκ ή αντιστρόφως και ποια οφέλη / προβλήματα δημιουργούν αυτό; Ο υπεύθυνος παραγωγής σας επιβλέπει τον διαχειριστή διανομής σας ή εργάζεται ανεξάρτητα;
Ανάλυση διαδικασιών και διαδικασιών
Τώρα που εξετάσατε τις λειτουργικές περιοχές και τους υπαλλήλους σας μέσα σε αυτές, αξιολογήστε τις διαδικασίες και τις διαδικασίες που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας για να πάρει προϊόντα και υπηρεσίες από ιδέα έως παράδοση.Εξετάστε όχι μόνο τις διαδικασίες που κάθε τμήμα χρησιμοποιεί για να κάνει την εργασία της, αλλά και την αλληλεπίδραση μεταξύ των τμημάτων. Για παράδειγμα, έχετε ένα απλό σύστημα για τους πωλητές να εισάγουν παραγγελίες, το τμήμα λογιστικής σας στη συνέχεια να διενεργεί πιστωτικούς ελέγχους και να εγκρίνει νέους πελάτες, τις αποθήκες σας για την πλήρωση και τις παραγγελίες αποστολής και το λογιστικό τμήμα σας στέλνοντας τιμολόγια;
Ελέγξτε τα οικονομικά
Αν δεν έχετε κύριο προϋπολογισμό, δημιουργήστε έναν για να καθορίσετε τον αντίκτυπο των λειτουργιών σας στην κατώτατη γραμμή. Ένας κύριος προϋπολογισμός είναι ένα οικονομικό εργαλείο που ενσωματώνει τον ετήσιο προϋπολογισμό σας, το γενικό βιβλίο, τις καταστάσεις ταμειακών ροών, τις καταστάσεις κερδών και ζημιών, τις αναφορές ισολογισμού και εισπρακτέων λογαριασμών. Καταγράψτε τους κύριους τομείς δαπανών σας, όπως εργασία, υλικά, διοίκηση ή μάρκετινγκ. Προσδιορίστε αν μπορείτε να τα μειώσετε μέσα από μια βελτιωμένη οργανωτική δομή ή επανευθυγράμμιση του προσωπικού ή καλύτερες διαδικασίες και διαδικασίες. Κατατάξτε τις πηγές εσόδων και τα κέντρα κέρδους σας και καθορίστε εάν οι οργανωτικές ή προσωπικές αλλαγές μπορούν να βελτιώσουν την απόδοσή σας σε αυτούς τους τομείς.
Κάνετε συστάσεις
Αφού έχετε αναλύσει τη δομή της επιχείρησής σας, το οργανόγραμμα, τις διαδικασίες και τις διαδικασίες σας, καταγράψτε περιοχές για βελτίωση και κάνετε προτάσεις. Γνωρίστε με κάθε επικεφαλής τμήματος ξεχωριστά για να ελέγξετε τα ευρήματά σας. Χρησιμοποιώντας τα σχόλια των διαχειριστών, κρατήστε μια συνεδρίαση ομάδας των διευθυντών σας για να συζητήσετε τα ευρήματά σας και να ζητήσετε τη συμβολή τους. Ενημερώστε τους στόχους σας, όπως η μείωση του γενικού κόστους ή του κόστους παραγωγής, η μείωση των αποβλήτων, η αύξηση των πωλήσεων ή η μείωση των ωρών αποστολής, των επιστροφών ή των παραπόνων πελατών. Χρησιμοποιήστε τα σχόλια της ομάδας για να δημιουργήσετε την τελική αναφορά και τις προτάσεις σας.
