Οι επιχειρήσεις διοργανώνουν σεμινάρια για την εκπαίδευση ή την παρουσίαση πληροφοριών σε εργαζόμενους, πελάτες, επενδυτές και επιχειρηματικούς εταίρους. Οι διοργανωτές χρησιμοποιούν μια σειρά από δραστηριότητες παρουσίασης, όπως διαλέξεις, παρουσιάσεις, συζητήσεις ερωτήσεων και απαντήσεων, στρογγυλές τράπεζες, περιόδους ξεμπλοκαρίσματος, βίντεο και παρουσιάσεις διαφανειών, για να προσελκύσουν το κοινό και να επιτύχουν τους στόχους τους.
Σεμιναριακοί στόχοι
Οι στόχοι του σεμιναρίου καθορίζουν την επιλογή των δραστηριοτήτων παρουσίασης. Σε ένα σεμινάριο κατάρτισης, για παράδειγμα, ο παρουσιαστής μπορεί να θέλει να αναπτύξει γνώση ή κατανόηση ενός θέματος. Μία διάλεξη που υποστηρίζεται από διαφάνειες ή βίντεο και ξεμπλοκάρισμα ή συνεδρίες ερωτήσεων και απαντήσεων θα ήταν μια κατάλληλη δραστηριότητα. Αν ο στόχος είναι να αναπτυχθούν δεξιότητες, ο παρουσιαστής θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει διαδηλώσεις. Ένα σεμινάριο για την επικοινωνία σημαντικών πληροφοριών, όπως ανακοίνωση νέων προϊόντων, οικονομικά αποτελέσματα ή συγχώνευση, θα πρέπει να περιλαμβάνει μια κεντρική παρουσίαση, μια συζήτηση στρογγυλής τραπέζης και μια συνεδρία ερωτήσεων και απαντήσεων.
Διαλέξεις και Βασικές Παρουσιάσεις
Η βασικότερη δραστηριότητα παρουσίασης είναι μια συζήτηση ή μια διάλεξη από έναν ειδικό. Εάν υπάρχουν αρκετοί παρουσιαστές σε ένα σεμινάριο, κάποιοι μπορεί να δώσουν κεντρικές παρουσιάσεις. Τα Keynotes είναι παρουσιάσεις που καλύπτουν τα πιο σημαντικά θέματα και γενικά δίδονται από ανώτερα στελέχη ή κορυφαίες προσωπικό της βιομηχανίας. Ενώ οι διαλέξεις και τα βασικά μηνύματα μεταδίδουν πληροφορίες, είναι μια μονόδρομη μορφή επικοινωνίας και βασίζονται σε ικανούς ομιλητές για να κρατήσουν την προσοχή του κοινού.
Υλικό υποστήριξης ηχείου
Οι διαφάνειες, τα βίντεο και άλλα οπτικά βοηθήματα, όπως τα flip charts και τα διαγράμματα, βοηθούν τους παρουσιαστές να εξηγούν σύνθετες έννοιες ή να κάνουν τα δεδομένα πιο ξεκάθαρα. Οι διαφάνειες πρέπει να είναι απλές και ξεκάθαρες, ώστε ο ακροατής να ακούει τον παρουσιαστή, αντί να διαβάζει πληροφορίες στην οθόνη. Η Apple Corporation συνιστά να ρίχνουμε σύντομα βίντεο σε μεγαλύτερες παρουσιάσεις για να διατηρήσουμε την προσοχή του κοινού.
Συνεδρίες ξεμπλοκαρίσματος
Η παρουσίαση των περιόδων ξεμπλοκάρισμα αυξάνει τη συμμετοχή του κοινού σε ένα σεμινάριο, συμβάλλει στην ενίσχυση του περιεχομένου παρουσίασης και παρέχει στους διοργανωτές άμεση ανατροφοδότηση στις συνεδρίες σεμιναρίων. Μικρές ομάδες συναντώνται σε ξεχωριστούς χώρους, μέσα ή έξω από την κύρια αίθουσα σεμιναρίων. Συζητούν το περιεχόμενο των παρουσιάσεων και αναφέρουν τις απόψεις τους στο υπόλοιπο κοινό. Μια εταιρεία που παρουσιάζει ένα νέο προϊόν στην δύναμη πωλήσεών της, για παράδειγμα, μπορεί να ζητήσει από τους αντιπροσώπους πωλήσεων να συζητήσουν και να προτείνουν τρόπους να παρουσιάσουν το προϊόν στους πελάτες κατά τη διάρκεια της συνόδου breakout.
Στρογγυλές τράπεζες και συνεδρίες ερωτήσεων και απαντήσεων
Η οργάνωση μιας συνόδου στρογγυλής τραπέζης κατά τη διάρκεια ενός σεμιναρίου δίνει στο κοινό τη δυνατότητα να ακούσει τις απόψεις διαφόρων ειδικών που συζητούν ένα σημαντικό θέμα. Στην ιδανική περίπτωση, οι συμμετέχοντες θα πρέπει να προέρχονται από διαφορετικά υπόβαθρα ή να έχουν αντιτιθέμενες απόψεις για να δίνουν στο κοινό μια ισορροπημένη προοπτική. Η εισαγωγή μιας περιόδου ερωτήσεων και απαντήσεων επιτρέπει στο κοινό να μάθει περισσότερα για ένα θέμα από τη δική του οπτική γωνία. Οι διοργανωτές μπορούν να προσκαλέσουν ερωτήσεις από το πάτωμα μετά από κάθε σεμινάριο ή να ζητήσουν από το κοινό να δώσει ερωτήσεις πριν από το σεμινάριο, με τους παρουσιαστές να απαντούν κατά τη διάρκεια μιας μόνο συνεδρίας. Η πρώτη προσέγγιση βοηθά στη δημιουργία διαλόγου μεταξύ κοινού και παρουσιαστών, αλλά μπορεί να προκαλέσει προβλήματα με το χρονοδιάγραμμα των σεμιναρίων εάν ξεπεραστούν οι συνεδρίες Q & A.
