Ο σχεδιασμός μιας επιτυχημένης σύμβασης προϋποθέτει την γνώση των στρατηγικών στόχων της φιλόξενης οργάνωσης, προτού αρχίσει να εργάζεται για τη βασική εφοδιαστική της συνάντησης. Χρησιμοποιώντας τους στρατηγικούς στόχους σας, μπορείτε να σχεδιάσετε αποτελεσματικά τον τρόπο προσέλκυσης των συμμετεχόντων που θέλετε, να επιλέξετε τον κατάλληλο χώρο, να επιλέξετε τους καλύτερους ομιλητές και να αναπτύξετε τις πιο ελκυστικές ανέσεις και δραστηριότητες.
Καθορίστε τους Στρατηγικούς Στόχους σας
Οι στόχοι ενός οργανισμού για μια σύμβαση δεν είναι πάντα οι ίδιοι με τους στόχους του συμμετέχοντος στη σύμβαση. Μάθετε τους λόγους για τους οποίους η οργάνωση φιλοξενεί τη σύμβαση. Ίσως να είναι να προσελκύσετε και να διατηρήσετε τα μέλη, να δημιουργήσετε κέρδη, να δώσετε στα μέλη του συμβουλίου και στα μέλη της επιτροπής ένα perk διακοπών ή να δημιουργήσετε διαφημίσεις στα μέσα ενημέρωσης για τον οργανισμό.
Ορίστε το τακτικό σας σχέδιο
Αφού γνωρίζετε τους στρατηγικούς στόχους σας, καθορίστε τους στόχους σας για να τις προσεγγίσετε. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν την επιλογή σεμιναρίων και ομιλητών για την προσέλκυση συγκεκριμένων παραγόντων συμμετοχής, τη διοργάνωση εμπορικών εκδηλώσεων, την προσθήκη δραστηριοτήτων συζύγων για την αύξηση της συμμετοχής, την οργάνωση κοινωνικών λειτουργιών όπως τουρνουά γκολφ ή ποταμού, διοργάνωση βραβείων ή διεξαγωγή ετήσιας ψηφοφορίας την ιδιότητα του μέλους. Το σχέδιο μάρκετινγκ πρέπει να περιλαμβάνει τις στρατηγικές διαφήμισης, δημοσίων σχέσεων, προώθησης και κοινωνικών μέσων ενημέρωσης για την προώθηση της σύμβασης.
Σχεδιάστε τον προϋπολογισμό
Καθορίστε τους οικονομικούς στόχους της οργάνωσης για τη σύμβαση και ελέγξτε τους αριθμούς σας. Μπορεί να περιοριστείτε σε έναν συγκεκριμένο προϋπολογισμό εάν η σύμβαση είναι δαπάνη. Ο οργανισμός μπορεί να έχει στόχο κέρδους ή μπορεί να σας επιτραπεί να ξοδέψετε με βάση τα αναμενόμενα έσοδά σας. Δημιουργήστε προβολές με βάση τα αισιόδοξα και συντηρητικά έσοδα εγγραφής και χορηγίας.
Περιγράψτε την ατζέντα σας
Στη συνέχεια, προγραμματίστε την ατζέντα της εκδήλωσης Επιλέξτε την ημερομηνία, τον τόπο και τις δραστηριότητες σας. Πολλές συμβάσεις έχουν ένα θέμα που εξηγεί το γενικό σκοπό του γεγονότος και βοηθά στην προσέλκυση παρευρισκομένων. Ίσως χρειαστεί να ζητήσετε εισροή ημερομηνιών και πιθανών τοποθεσιών από το διοικητικό συμβούλιο ή τους συμμετέχοντες σας και να πραγματοποιήσετε επισκέψεις σε διάφορα μέρη, προτού επιλέξετε. Ελέγξτε τις πληροφορίες σχετικά με προηγούμενες συμβάσεις, για να μάθετε σχετικά με τους τόπους συναντήσεως, τη συμμετοχή, τις οικονομικές επιδόσεις και το σχόλιο του συμμετέχοντα και του χορηγού. Δημιουργήστε ένα ημερολόγιο που ξεκινά με το check-in του συμμετέχοντα και περιγράφει το χρονοδιάγραμμα κάθε ημέρας.
Ερευνητικές Logistic Αναγκαιότητες
Ξεκινήστε να επικοινωνείτε με χώρους, ομιλητές, τροφοδοσίες, επιλογές ψυχαγωγίας, εταιρείες οπτικοακουστικών μέσων, εκτυπωτές και ταξιδιωτικές εταιρείες. Καθορίστε τον τρόπο χειρισμού μάρκετινγκ, εγγραφών, χορηγιών, εμβλημάτων, check-in, εκθεσιακών περιπτέρων, τσαντών δώρων, βιβλίων προγραμμάτων και ιστοσελίδων. Στείλτε τις αιτήσεις υποβολής προτάσεων για εξωτερικούς προμηθευτές, όπως θέρετρα, εστιατόρια, γήπεδα γκολφ και ταξιδιωτικά γραφεία. Συνδυάστε τον επιθυμητό κατάλογο προμηθευτών και το κόστος.
Γράψτε μια πρόταση
Προετοιμάστε ένα έγγραφο που δείχνει στο συμβούλιο ή στο συνέδριο σας το σχέδιό σας για τη σύμβαση. Συμπεριλάβετε την κατανόησή σας για τους στόχους του οργανισμού και τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να εκπληρώσετε αυτούς τους στόχους. Παρέχετε μια ατζέντα της εκδήλωσης με ένα λεπτομερές ημερήσιο πρόγραμμα. Παρουσιάστε έναν πλήρη προϋπολογισμό. Εξηγήστε γιατί επιλέξατε το θέμα, τη θέση, τα θέματα σεμιναρίων, τους ομιλητές και τις κοινωνικές δραστηριότητες. Δικαιολογήστε τις προβλέψεις συμμετοχής, δαπάνης και εσόδων βάσει της έρευνάς σας.
