Όταν ακούτε μια συνομιλία λογιστών σχετικά με χρεώσεις και πιστώσεις, συνήθως δεν μιλούν για χρεωστική κάρτα ή πιστωτική κάρτα από την τοπική τράπεζά τους. Οι χρεώσεις και οι πιστώσεις, κατά λογιστική έννοια, σημαίνουν κάτι διαφορετικό. Χρησιμεύουν ως μέσο για την καταγραφή των λογιστικών συναλλαγών και αυτές οι καταχωρήσεις αποτελούν τη βάση για κάτι που είναι γνωστό ως λογιστική διπλής εισόδου.
Η διπλή λογιστική χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά στη δεκαετία του 1400 και ένας Ιταλός μαθηματικός Luca Pacioli έγραψε και δημοσίευσε ένα βιβλίο για το θέμα το 1494. Το βιβλίο απεικονίστηκε από τον φίλο του Λεονάρντο Ντα Βίντσι και περιέγραψε το λογιστικό σύστημα καλύπτοντας θέματα όπως η λογιστική τα περιοδικά, την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, τον ισολογισμό, τη διπλή λογιστική και πολλές άλλες έννοιες που αποτέλεσαν τη βάση των λογιστικών συστημάτων που εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται μέχρι σήμερα.
Παρόλο που πολλοί στον τομέα θεωρούν τον Pacioli ως «πατέρα της λογιστικής», κάποια μορφή του συστήματος διπλής εισόδου είχε χρησιμοποιηθεί για πολλά χρόνια πριν δημοσιεύσει το βιβλίο Pacioli, αν και κανείς δεν ξέρει πώς ή πότε το λογιστικό σύστημα έγινε για πρώτη φορά.
Τι είναι η χρέωση και η πίστωση;
Το σύστημα λογιστικής για τις επιχειρηματικές συναλλαγές, που επίσης αναφέρεται ως λογιστική, λειτουργεί με βάση το ότι κάθε νέα συναλλαγή μιας επιχείρησης προκαλεί δύο διαφορετικές αλλαγές στην οικονομική κατάσταση της εταιρείας. Οι λογιστές χρησιμοποιούν χρεώσεις και πιστώσεις για την καταγραφή συναλλαγών σε δύο ή περισσότερους λογαριασμούς λογιστικής, χρησιμοποιώντας ένα καθορισμένο σύνολο χρεωστικών και πιστωτικών κανόνων.
Εκτός του κόσμου της λογιστικής, η λέξη πιστωτική έχει συνήθως μια θετική συνειδητοποίηση, όπως η επιπλέον εργασία πίστωσης, ή να πάρει πίστωση για τη σκληρή προσπάθεια. Για τους λογιστές, ωστόσο, το μόνο πράγμα που αντιπροσωπεύει η χρέωση και η πίστωση είναι η αριστερή και η δεξιά πλευρά ενός λογαριασμού Τ, οι οποίες χρησιμοποιούνται με τους ακόλουθους τρόπους.
Κατά τη δημιουργία και την εισαγωγή μιας λογιστικής συναλλαγής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χρεώσεις και πιστώσεις για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο τα δολάρια που εισέρχονται ή εξέρχονται από την εταιρεία επηρεάζουν τους συμμετέχοντες λογαριασμούς. Μπορείτε να τα εισαγάγετε σε λογιστικό σύστημα που βασίζεται σε λογισμικό, εισάγοντας τα δεδομένα σε ένα λογιστικό περιοδικό, που είναι γνωστό ως καταχώρηση περιοδικού. Το λογιστικό σύστημα θα δημιουργηθεί για να καταχωρήσει αυτές τις καταχωρίσεις στο κύριο λογιστικό αρχείο της εταιρείας, το οποίο ονομάζεται γενικό μητρώο.
Θα δείτε πιθανώς τη χρέωση και την πιστωτική συντομογραφία ως dr και cr. Δεν φαίνεται να υπάρχουν ξεκάθαρες εξηγήσεις για την προέλευση αυτών των συντομογραφιών, αλλά μερικοί υποθέτουν ότι αντιπροσωπεύουν χρεωστικό ρεκόρ και πιστωτικό ιστορικό. Άλλοι επιστρέφουν στην ιστορική λογιστική και λένε ότι υποστηρίζουν τις λατινικές λέξεις debere ad credere.
Μια πίστωση σημαίνει μια καταχώρηση συναλλαγής που πραγματοποιείται στη δεξιά πλευρά ενός αρχείου λογαριασμού δύο στηλών, ενώ μια χρέωση σημαίνει μια καταχώρηση συναλλαγής που γίνεται στην αριστερή πλευρά. Αυτά τα αρχεία λογαριασμών, που ονομάζονται "Λογαριασμοί Τ", κέρδισαν το όνομά τους επειδή ένας λογιστής αντλεί τα σχήματα T σε χαρτί και τοποθετεί τα ονόματα λογαριασμών που χρησιμοποιούνται στην κορυφή, όπως "μετρητά" σε ένα Τ και "είδη γραφείου" από την άλλη.
Η αριστερή πλευρά κάθε λογαριασμού Τ χρησιμοποιείται πάντα για χρεωστικές εγγραφές και η δεξιά πλευρά του Τ χρησιμοποιείται πάντα για καταχωρήσεις πίστωσης. Οι λογαριασμοί T χρησιμοποιούνται συχνά ως βασικό εργαλείο κατάρτισης για να βοηθήσουν τους μαθητές να κατανοήσουν τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν οι λογαριασμοί διπλής εισόδου. Οι λογαριασμοί T σας επιτρέπουν να γράφετε στο χαρτί πώς καταγράφεται κάθε πλευρά μιας συναλλαγής στους διάφορους λογαριασμούς του γενικού μητρώου. Αυτή η μέθοδος δεν λειτουργεί για λογιστική απλής εισόδου.
Αυτοί οι λογαριασμοί Τ είναι ένας γραφικός τρόπος για να αντιπροσωπεύσει ένα λογαριασμό στο γενικό μητρώο, το οποίο είναι το κύριο αρχείο για όλες τις λογιστικές συναλλαγές μιας εταιρείας. Πολλοί λογιστές γράφουν τις λογιστικές εγγραφές σε χαρτί χρησιμοποιώντας διαγράμματα λογαριασμού T, ως έναν τρόπο για να ελέγξετε διπλά μια συναλλαγή και να βεβαιωθείτε ότι οι χρεώσεις και οι πιστώσεις είναι μηδέν και να διατηρήσετε ισορροπημένη τη λογιστική εξίσωση.
Μια πολύπλοκη λογιστική συναλλαγή μπορεί να απαιτεί καταχωρήσεις καταχωρημένες σε έναν αριθμό διαφορετικών λογαριασμών, που απαιτούν τη χρήση πολλών χειρόγραφων λογαριασμών Τ για να γράψετε και να ελέγξετε τη συναλλαγή.Και πάλι, αυτό χρησιμεύει ως ένας αποτελεσματικός τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι χρεώσεις και οι πιστώσεις της συναλλαγής ισορροπούν στο μηδέν και ότι η συναλλαγή δεν περιέχει σφάλματα πριν εισαγάγετε τις καταχωρήσεις στο γενικό μητρώο του λογιστικού συστήματος.
Για τακτικές καθημερινές λογιστικές εργασίες, ο λογιστής θα δημιουργούσε καταχωρήσεις περιοδικών απευθείας στο λογιστικό λογισμικό αντί να χρησιμοποιεί λογαριασμούς Τ.
Τι είναι ένα πιστωτικό υπόλοιπο;
Ένα πιστωτικό υπόλοιπο αναφέρεται στην ισορροπία του δολαρίου σε έναν συγκεκριμένο λογαριασμό, αλλά δεν είναι τόσο απλό. Όταν μια εταιρεία δημιουργεί το γενικό της μητρώο, δημιουργεί ένα σχέδιο λογαριασμού. Πρόκειται για μια λίστα με κάθε λογαριασμό που χρησιμοποιεί η εταιρεία για την καταγραφή οικονομικών συναλλαγών και τα δεδομένα αυτών των λογαριασμών τελικά ρέουν στις οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας.
Κάθε λογαριασμός έχει μια "κανονική" ισορροπία. Με άλλα λόγια, συνήθως κατέχει χρεωστικό ή πιστωτικό υπόλοιπο. Για παράδειγμα, ο λογαριασμός πωλήσεων διαθέτει συνήθως ένα θετικό υπόλοιπο, το οποίο θα είναι ένα πιστωτικό υπόλοιπο. Για να αυξήσετε αυτό το λογαριασμό, θα κάνετε μια εγγραφή πίστωσης. Αν ο λογαριασμός πωλήσεών σας είχε χρεωστικό ή αρνητικό υπόλοιπο, αυτό θα ήταν μια σημαντική κόκκινη σημαία για να ερευνήσετε. Ορισμένοι λογαριασμοί συμπεριφέρονται αντίθετα και ένα πιστωτικό υπόλοιπο θα είναι αρνητικό, όπως μια εγγραφή πίστωσης στον λογαριασμό μετρητών μειώνει το υπόλοιπο του ταμειακού λογαριασμού.
Όλοι οι λογαριασμοί, είτε χρεωστικοί είτε πιστωτικοί, τηρούν μια αρχή που ονομάζεται λογιστική εξίσωση:
Λογιστική εξίσωση: Ενεργητικό = Υποχρεώσεις + Ίδια κεφάλαια
Αυτή η θεμελιώδης εξίσωση βασίζεται στο σύνολο του λογιστικού συστήματος διπλής λογιστικής και όταν μια εγγραφή επηρεάζει έναν λογαριασμό περιουσιακών στοιχείων, πρέπει επίσης να επηρεάσει είτε μια υποχρέωση είτε ένα λογαριασμό ιδίων κεφαλαίων, προκειμένου να διατηρηθεί η ισορροπία της εξίσωσης. Το χρεωστικό και πιστωτικό σύστημα διπλής εισόδου είναι ο μηχανισμός που συμβάλλει στην ισορροπία της εξίσωσης.
Οι λογαριασμοί με κανονικό πιστωτικό υπόλοιπο αυξάνονται όταν έχει πραγματοποιηθεί εγγραφή πίστωσης. Τα έσοδα που εισέρχονται στην εταιρεία ή κέρδη, όπως κέρδος από την πώληση περιουσιακών στοιχείων, όπως ο χρησιμοποιούμενος εξοπλισμός που πωλείται από την επιχείρηση, είναι λογαριασμοί λογαριασμού αποτελεσμάτων και καταγράφονται ως αύξηση χρησιμοποιώντας μια εγγραφή πίστωσης. Στον ισολογισμό, η εγγραφή πίστωσης θα αυξήσει την υποχρέωση και τους λογαριασμούς των ιδίων κεφαλαίων.
Τι είναι το χρεωστικό υπόλοιπο;
Οι λογαριασμοί με κανονικό χρεωστικό υπόλοιπο περιλαμβάνουν τα στοιχεία του ενεργητικού στον ισολογισμό και τους λογαριασμούς εξόδων στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Αυτό σημαίνει ότι μια χρεωστική εγγραφή αυξάνει το υπόλοιπο αυτών των λογαριασμών. Οι λογαριασμοί εξόδων περιλαμβάνουν έξοδα μισθοδοσίας, έξοδα τόκων, έξοδα προμηθειών και άλλα έξοδα που σχετίζονται με το γραφείο.
Δεν είναι πάντα εύκολο να κρατήσετε τις χρεώσεις και τις πιστώσεις ευθεία, αλλά μπορείτε να σκεφτείτε να χρεώνετε έναν λογαριασμό εξόδων κάθε φορά που επιβαρύνεστε με ένα έξοδο.
Είναι θετικό ή αρνητικό ισοζύγιο χρεώσεων;
Η γρήγορη απάντηση είναι ότι εξαρτάται. Το κανονικό υπόλοιπο για ένα λογαριασμό ενεργητικού είναι ένα χρεωστικό υπόλοιπο και ένα θετικό ποσό. Για παράδειγμα, ο λογαριασμός μετρητών στον ισολογισμό έχει ένα κανονικό, θετικό χρεωστικό υπόλοιπο, εάν μια εταιρεία έχει μετρητά στην τράπεζα.
Από την άλλη πλευρά, όταν εξετάζετε τους λογαριασμούς δαπανών στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, οι λογαριασμοί αυτοί έχουν επίσης ένα κανονικό χρεωστικό υπόλοιπο, αλλά αντιπροσωπεύουν έναν αρνητικό αριθμό ή χρήματα που κατέβαλε η επιχείρηση.
Τι σημαίνει να πιστώσετε ένα ποσό;
Όταν πιστώνετε ένα ποσό, κάνετε μια εγγραφή σε έναν λογαριασμό με τη μορφή πίστωσης, σε αντίθεση με μια χρέωση. Εάν πιστώσετε έναν λογαριασμό παθητικού, θα αυξήσετε το υπόλοιπό του. Για παράδειγμα, εάν πιστώσετε 100 $ σε λογαριασμούς πληρωτέους επειδή επεκτείνετε την πίστωση σε έναν πελάτη, έχετε αυξήσει το υπόλοιπο του πληρωτέου λογαριασμού σας. Στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, αν πιστώσετε τον λογαριασμό εσόδων από πωλήσεις, τον έχετε επίσης αυξήσει, καθώς ο λογαριασμός πωλήσεων έχει ένα κανονικό πιστωτικό υπόλοιπο και οι εγγραφές πίστωσης το αυξάνουν.
Αν πραγματοποιείτε πίστωση σε λογαριασμό με κανονικό χρεωστικό υπόλοιπο, ο οποίος περιλαμβάνει λογαριασμούς ενεργητικού στον ισολογισμό και λογαριασμούς εξόδων στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, αυτό σημαίνει ότι μειώνετε το υπόλοιπο του λογαριασμού. Για παράδειγμα, λέτε ότι πληρώσατε 50 δολάρια μετρητά για να αγοράσετε προμήθειες. Θα μειώσετε τον λογαριασμό μετρητών κάνοντας μια εγγραφή πίστωσης, καθώς τα μετρητά είναι ένας κανονικός λογαριασμός χρεωστικού υπολοίπου.
Τι είναι οι λογαριασμοί Contra;
Οι αντισυμβαλλόμενοι λογαριασμοί είναι λογαριασμοί γενικής λογιστικής οι οποίοι λειτουργούν αντίθετα από τους συνήθεις χρεωστικούς και πιστωτικούς λογαριασμούς. Για παράδειγμα, ένας λογαριασμός αντισυμβαλλόμενου έχει κανονικό πιστωτικό υπόλοιπο, όπου ένας τακτικός λογαριασμός ενεργητικού έχει κανονικό χρεωστικό υπόλοιπο. Οι αντισυμβαλλόμενοι λειτουργούν για να αντισταθμίσουν τους κανονικούς λογαριασμούς και επιτρέπουν την διατήρηση του αρχικού υπολοίπου στα λογιστικά αρχεία ενώ παράλληλα αναφέρουν τα ποσά αντιστάθμισης.
Για παράδειγμα, ο λογαριασμός εισπρακτέων λογαριασμών έχει ένα αντίδοχο λογαριασμό που ονομάζεται "αποζημίωση για επισφαλείς λογαριασμούς". Το υπόλοιπο του λογαριασμού εισπρακτέων λογαριασμών αντιπροσωπεύει λογαριασμούς πελατών που έχουν εκδοθεί αλλά δεν έχουν ακόμη πληρωθεί. Η αποζημίωση για επισφαλείς λογαριασμούς αντιπροσωπεύει ένα ποσό για το οποίο η εταιρεία πιστεύει ότι δεν θα δει ποτέ την πληρωμή. Το ποσό αυτό είναι συχνά ένα μικρό ποσοστό του υπολοίπου των συνολικών εισπρακτέων λογαριασμών.
Υποθέστε ότι ο λογαριασμός εισπρακτέων λογαριασμών έχει κανονικό χρεωστικό υπόλοιπο ύψους $ 30.000. Η αποζημίωση για επισφαλείς λογαριασμούς έχει ένα κανονικό πιστωτικό υπόλοιπο 2.000 $. Αυτοί οι δύο λογαριασμοί αντισταθμίζουν ο ένας τον άλλον, αφήνοντας μαζί σας ένα δίχτυ $ 28.000 σε εισπρακτέους λογαριασμούς. Η χρήση αυτών των δύο λογαριασμών σάς επιτρέπει να αναφέρετε τα ποσά των αρχικών εισπρακτέων λογαριασμών και να μπορείτε να δείξετε ότι αντισταθμίζεται από τα 2.000 δολάρια που γνωρίζετε ότι πιθανότατα δεν θα λάβετε ποτέ, δίνοντάς σας το ποσό που θα μετατραπεί σε μετρητά.
Υπάρχουν και άλλοι αντισυμβαλλόμενοι και πάντοτε συνεργάτες. Για παράδειγμα, η σωρευμένη απόσβεση είναι ένας λογαριασμός αντισταθμισμένων στοιχείων ενεργητικού και είναι συνδεδεμένος με τον λογαριασμό παγίου εξοπλισμού και εξοπλισμού. Ο λογαριασμός πωλήσεων έχει λογαριασμό κατά των εσόδων που ονομάζεται επιστροφές και δικαιώματα.
Χρησιμοποιώντας τη δοκιμαστική ισορροπία
Οι λογιστές συγκεντρώνουν μια αναφορά που ονομάζεται ισοζύγιο δοκιμών όταν χρησιμοποιούν ένα λογιστικό σύστημα διπλής εισόδου για να ελέγξουν ότι όλες οι καταχωρίσεις έχουν γίνει σωστά. Το ισοζύγιο δοκιμών απαριθμεί κάθε λογαριασμό στο γενικό μητρώο της εταιρείας και το υπόλοιπο του κάθε λογαριασμού. Όταν χρησιμοποιείτε λογιστική διπλής εισόδου, πρέπει να κάνετε μια χρεωστική εγγραφή για να αντισταθμίσετε κάθε είσοδο πίστωσης και αντίστροφα. Αν λάβετε μετρητά για την πώληση αγαθών, θα αυξήσετε τον λογαριασμό πωλήσεων με πιστωτική εγγραφή και θα αυξήσετε επίσης το λογαριασμό μετρητών σας χρησιμοποιώντας μια εγγραφή πίστωσης. Όλες οι χρεώσεις και οι πιστώσεις πρέπει να αντισταθμίζονται άμεσα.
Όταν εξετάζετε μια αναφορά ισορροπίας δοκιμής, όλες οι καταχωρίσεις θα πρέπει να αντισταθμίζονται μεταξύ τους έτσι ώστε η αναφορά να έχει μηδενική ισορροπία. Εάν το υπόλοιπο δοκιμής έχει οποιοδήποτε σύνολο, έχει γίνει μια εσφαλμένη ή ελλιπής εγγραφή και πρέπει να καθοριστεί.
Ορισμένα σφάλματα ενδέχεται να μην εντοπίζονται εξετάζοντας μια δοκιμαστική ισορροπία, για παράδειγμα, εάν οι χρεώσεις και οι πιστώσεις αντισταθμίζονται αλλά έχουν γίνει λάθος λογαριασμοί. Αν παραλείψετε να εισαγάγετε μια συναλλαγή, δεν θα εντοπίσετε αυτό το σφάλμα εξετάζοντας ένα υπόλοιπο δοκιμής. Επιπλέον, αν έχουν γίνει διαφορετικά σφάλματα χρέωσης και πίστωσης και απλώς συμψηφίζονται μεταξύ τους αριθμητικά, δεν θα ανιχνευθούν σε ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο.
